ERP Gestão Pública
Benefícios do MXM-WebManager ERP para o setor
-
Backoffice completo
100% Web - Integridade completa dos Dados do ERP
- Controle de Estoque Consignado
- Integrado aos Principais Softwares
- Apuração de Custos por Unidade Operacional
- Requisições e Aprovações pelo Mobile
Importância de um ERP Específico para o Setor Governamental
O setor governamental carece da transformação digital que já chegou em diversos setores, mas não será qualquer tipo de tecnologia que garantirá resultados vantajosos. Assim, a gestão pública não pode ignorar a importância de adotar ERP gestão pública e soluções tecnológicas desenvolvidas especificamente para suas necessidades. Essas ferramentas de software de gestão pública não só otimizam a gestão governamental, mas também garantem a segurança dos dados, reduzem erros e minimizam o retrabalho, contribuindo para uma administração mais eficiente e transparente.
Desafios e Soluções na Implementação de ERP no Setor Público
Outro desafio comum é a dependência do fornecedor de ERP gestão pública. As organizações públicas muitas vezes dependem fortemente dos fornecedores para o suporte contínuo, atualizações e personalizações do sistema. Uma solução para esse desafio é estabelecer contratos claros e abrangentes com os fornecedores, incluindo acordos de nível de serviço (SLAs) que definam expectativas e responsabilidades de ambas as partes.
A promoção da integração das equipes também é um ponto importante na implementação de um software para gestão pública no setor público. Muitas vezes, diferentes departamentos e unidades em uma organização governamental operam isoladamente e sem tanto contato com a tecnologia. Para superar esse desafio, é essencial promover uma cultura de colaboração e da comunicação continua para maior eficiência do ERP gestão pública.
Entendemos que a falta de contato com tecnologias pode gerar resistência à mudança. A falta de familiaridade com o novo sistema muitas vezes podem afetar a adoção da ferramenta, por fim gerando uma subutilização do ERP gestão pública. Para superar esse desafio, é importante envolver os funcionários desde o início do processo de implementação, além de fornecer treinamento abrangente e contínuo. Com uma comunicação forma clara os benefícios que o ERP trará para suas atividades diárias é possível evoluir. Por fim, é indispensável sempre ouvir e responder às preocupações e feedback dos profissionais. A postura permite maior engajamento e sucesso da implementação.
Muito mais segurança, organização e confiabilidade de dados e informações governamentais
Diferenciais do MXM-WebManager ERP para o Setor Público e Entidades
Toda experiência de 20 anos de atuação, atendendo grupos do porte com os quais atuamos, nos permitiu implementar recursos extremamente relevantes e mandatórios para promover uma gestão do setor público eficiente e diferenciada.
Relatórios de Auditoria
Realizar controles e atender o princípio da transparência de gestão se tornam cada vez mais relevantes para as empresas públicas e no Sistema S. Para atender essa demanda possuímos recursos para atuar na prevenção e identificação de processos fora do padrão da organização
- Relatórios prontos de auditoria do TCU e CGU.
- O MXM-WebManager já possui estes relatórios prontos e, pela padronização operacional, este processo se torna muito mais rápido.
- Segregação de função, garantindo a conformidade e restringindo o conflito de responsabilidade nos processos.
- Em nosso sistema, o usuário que cadastra os dados básicos de um fornecedor não tem acesso à rotina que parametriza as contas bancárias para pagamento.
- Homologação pelo gestor dos principais cadastros e dos processos que contêm regras tais como: fornecedor, conta-corrente, regras de aprovação.
- O sistema possibilita que o gestor do departamento possa delegar que funcionários façam os cadastros do sistema, validando as informações com sua própria senha.
- Fluxos de aprovação seguindo a hierarquia de cargos, valores de alçada, disponibilidade orçamentária, competência de área e natureza de operação.
- No MXM-WebManager todos os pagamentos são aprovados com base nas regras da empresa, abrangendo as áreas de compras, requisições internas, viagens, adiantamentos, prestação de contas, pagamentos diversos, incluindo recolhimento de impostos e salário.
- Integridade referencial do banco de dados, evitando a exclusão de dados que se relacionam.
- Não contar com este recurso constitui em um grave erro de inconsistência nos relatórios, pois a exclusão do cadastro de um cliente com títulos a pagar ou de uma conta contábil com lançamentos – por mero descuido operacional ou falha de uma customização realizada no sistema -, pode causar um grande risco para os gestores.
- Integração online dos dados.
- No MXM-WebManager, ao realizar uma operação, toda a base de dados já está atualizada, agilizando os processos e garantindo que as informações contenham todos os lançamentos realizados na instituição.
- A perda de tempo em análises com base em informações desatualizada ou prestação de contas com dados inconsistentes é igualmente um grave risco para os gestores.
- Armazenamento integrado de toda a documentação de suporte das operações realizadas.
Processo Financeiro Integrado
O processo financeiro é totalmente integrado, fazendo com que as obrigações financeiras cheguem aprovadas e empenhadas para contribuir para uma melhor transparência no processo e utilização dos recursos.
- Parametrização dos impostos, regras tributárias e contábeis diretamente nos cadastros (fornecedores, clientes, produtos e tipos de operação), fazendo com que as operações sejam realizadas com segurança e agilidade.
- O sistema não permite apropriar a um fornecedor de serviços uma conta de consumo, nem utilizar um centro de custo fora da alçada do usuário. Os impostos retidos são calculados automaticamente.
- Controle de documentação de fornecedores e clientes com validade.
- No sistema não é possível pagar um fornecedor de serviços que não apresentou as guias de recolhimento dos impostos.
- Bloqueio de períodos em todos os módulos.
- Ou seja, uma vez realizada a conciliação da conta, o usuário bloqueia o período impedindo que sejam realizados novos lançamentos.
- Segregação de acesso às contas correntes por usuário, podendo atribuir responsabilidade na gestão do seu saldo e transações realizadas.
- Recolhimento automatizado de impostos retidos.
- Fluxo de aprovação para liquidação das obrigações, garantindo o controle de caixa.
- Interação bancária online através de APIs com os bancos, sem necessidade de transitar arquivos, mitigando o risco de edição.
- Controle de cobrança.
- Controle de PECLD.
Procedimento de Compras Ágil e Eficiente
Todo procedimento de compras e similares deve ser realizado com base no Regulamento de Licitações e Contratos Próprio e segundo a legislação.
Visando obter total transparência em seus processos, enfrentar os desafios do processo legal e gerar economicidade, contamos com recursos para manter um fluxo de processos orquestrado, seguindo as respectivas alçadas de aprovação, comprometimento orçamentário, rastreabilidade e, sobretudo com agilidade para tornar as aquisições mais eficientes.
- Controle de compras de serviços, obras e serviços de engenharia, propiciando o sequencial por modalidade de compras e respeitando os devidos valores (Dispensa, Convite, Concorrência, Inexigibilidade, Pregão eletrônico e Presencial).
- Registro do artigo de dispensa.
- Controle da numeração de cada processo “nosso número”.
- Configuração de número mínimo de cotações para categoria de produtos.
- Configuração da margem tolerável de variação do pedido para o atendimento da nota por categoria de item.
- Fluxos de aprovação e comprometimento orçamentário dos processos.
- Controle de documentação do fornecedor alertando fornecedores com documentação vencida ou não cumprimento de obrigatoriedade.
- Integração online com as áreas financeiras, estoque, orçamento, contratos e patrimônio.
- Portal para coleta direta de cotação com os fornecedores.
- Rastreabilidade de toda comunicação no processo de compras e informação de preços.
- Segregação de compradores por categorias.
- Histórico do registro de preços, controlando o valor das últimas compras.
- Integração direta com o módulo de contratos, registrando de uma única vez todos os valores dos itens adquiridos e o respectivo fornecedor vencedor.
- Exportação automática dos relatórios legais exigidos pelo TCU e CGU, evitando que o colaborador busque as informações de diversas origens e trate os dados em planilhas de Excel.
Gestão Integrada de Contratos
Os contratos formalizados devem ser geridos e fiscalizados, além de refletir os objetivos e obrigações instituídos na fase interna/preparatória do processo. Após a sua formalização, o setor de contratos precisa registrar as informações e os prazos contratuais, além de realizar controles e medições dos serviços executados.
O MXM-WebManager tem como grande trunfo esta gestão integrada, permitindo que o controle seja integral, e de forma continuada, habilitando o gestor de cada contrato a realizar a sua fiscalização de forma constante.
- Controle efetivo das informações contratuais, permitindo anexar toda a documentação dos processos.
- Gerenciamento das vigências e prazos contratuais, possibilitando a notificação prévia dos eventos vincendos.
- Controle e execução de aditivos e índices contratuais.
- Estabelecimento de regras com fluxo de aprovação por categorias de contratos.
- Registro e controle das ARPs (Atas de Registro de Preço).
- Registro de todos os eventos sistêmicos ocorridos no contrato de forma automática.
- Gestão de todos os pagamentos e requisições de consumo do contrato.
- Auditoria dos contratos, assegurando a informação do usuário que cadastrou e o que alterou.
- Segregação de perfil de acessos por processos contratuais e por tipos de contratos, facilitando a seleção dos usuários que visualizarão ou não os documentos.
- Integração online com os processos de compras e financeiros.
Armazenamento em Nuvem
Contabilidade em Tempo Real
- O controle de lotes que indicam a origem dos lançamentos gerados por integração ou digitação manual.
- Bloqueio de contas contábeis para lançamentos manuais, garantindo que toda a sua movimentação foi gerada exclusivamente por integração e que é consistente em toda a base de dados.
- Integração online com outros módulos.
- Bloqueio de período contábil, o que permite que nenhum lançamento ocorra dentro do período bloqueado. O sistema ainda permite habilitar lançamentos somente para um grupo contábil.
- Integração automática e online com a execução orçamentária.
- Relatório oficiais e de auditoria já prontos, sem necessidade de novo desenvolvimento.
- Auditoria dos processos com registro dos usuários responsáveis pelas transações e data de digitação.
- Gestão contábil por conta, centro de custo e projeto.
- Possibilidade de parametrização para obrigatoriedade de classificação de centro de custo e projeto por conta contábil, impedindo que o usuário erre o lançamento na origem.
- Rotinas de conciliação contábil e relatórios dinâmicos e gerencias para apuração.
Orçamento
O Orçamento define previamente as estimativas de despesas que compõem o Planejamento Anual da Entidade. É o ponto de partida e um instrumento fundamental para demostrar as ações de gestão de forma clara e objetiva, estabelecendo as suas diretrizes e prioridades.
Com o ERP gestão pública, o objetivo é garantir que os relatórios sejam emitidos com segurança, contribuindo com o principal objetivo destas entidades, atender com todas as exigências da Fiscalização da Execução Orçamentária e atendimento ao princípio da transparência.
- Relatórios do TCU já desenvolvidos e gerados automaticamente pelo sistema.
- Integração orçamentária com os outros módulos do ERP, garantindo o comprometimento dos saldos orçamentários, controlando as solicitações de consumo do orçamento por de fluxos de aprovação, assim como todo o controle de execução orçamentária, fazendo uma integração online das informações e disponibilizando os dados orçados e realizados em tempo real.
- Formatação orçamentária com distribuição pelo modelo de duodécimo, assim como as revisões e reformulações.
- Emissão de todas as peças orçamentárias, como os relatórios gerenciais e legais, execução por atividades, balancetes demonstrativos, orçamento por programa e informações que contribuem para auditoria e portal da transparência.
- Planejamento orçamentário, possibilitando a segregação por estrutura funcional com o intuito de garantir a responsabilidade das inserções a cada setor, com as devidas validações.
- Construção orçamentária por centro de custos e projeto, garantindo a informação por unidades, atividades, setores, etc.
Gerenciamento de Estoque e Suprimentos
Todas as instituições do sistema S e empresas públicas precisam gerenciar estoques centralizados e descentralizados com variados tipos de produtos e em diferentes localizações, além de possuírem a particularidade importante de que o consumo deve ser acompanhado e confrontado com o planejamento.
Em geral, o envio para o estoque das unidades é encarado como despesa, deixando o gestor às cegas quanto às reais necessidades de planejamento e ressuprimento para evitar descontrole e perdas. O ERP gestão pública permite:
- Controle multi-estoque e multi-almoxarifados com múltipla formação de custo médio.
- Classificação dos itens de estoque por grupo e tipo simplificando a gestão e identificação do estoque.
- Cadastro de itens completo e armazenamento de todo histórico de movimentação.
- Parametrização contábil e fiscal do estoque de forma centralizada, dissociando as competências de gestão de estoque da contábil e fiscal.
- Controle de estoque consignado.
- Processo de requisições internas de materiais, submetendo o processo a um fluxo de aprovação.
- Controle de lote, série e validade dos produtos.
- Relatório razão com total rastreabilidade das movimentações dos itens de estoque, com informações de valor, quantidade e localização.
- Controle de transferências e devoluções dos bens.
- Processo de inventário, bloqueando os itens para movimentação.
- Controle de itens com metodologia PEPS (Primeiro a entrar, primeiro a sair).
- Relatórios de histórico físico e financeiro de cada item.
- Parâmetros de ressuprimento e integração com os processos de necessidade de compras.
- Relacionamento dos processos com as contas e centros de custo.
Patrimônio
Para atender a necessidade de gerenciamento estratégico dos ativos, nosso módulo de ERP gestão pública permite acompanhar toda vida dos bens, controlar responsabilidade de posse dos itens, e avaliar o custo-benefício das manutenções de um ativo, permitindo uma melhor tomada de decisão ao gestor em um processo de aquisição.
Além disso, também inclui:
- Processo de requisição de bens patrimoniais, permitindo o fluxo de aprovação para a movimentação.
- Controle de bens duráveis.
- Composição e decomposição de ativos.
- Controle de bens em empréstimo.
- Gestão de itens por localização, responsável, centro de custos e projeto.
- Gerenciamento do valor máximo residual do bem.
- Controle de garantia e manutenção dos ativos.
Viagens
Despesas de viagens é um procedimento de extremo controle e debate e tem relevância nos processos internos, principalmente nos controles de atividades, financeiro e de auditoria.
O sistema ERP gestão pública permite o planejamento da viagem; o registro e definição de perfil do viajante e fluxo de aprovação para promover uma melhor gestão e controle de prestação de contas. Além disso, também possibilita:
- Cadastro do perfil do viajante, definido por cargos e valores de diárias.
- Processo de solicitação de viagens com fluxo de aprovação.
- Gestão e controle de prestação de contas.
- Gestão de viagens integrada aos módulos de contratos e compras.
- Controle dos trechos, tipo de transporte, informação de hotéis, seguros e aluguel de automóvel.
Depoimentos
Perguntas Frequentes
História da MXM no Setor
A MXM fornece seu software ERP para osegmento de Óleo e Gás desde o primeiro leilão decorrente da quebra de monopólio da Petrobras em 1999. Vivemos toda a transformação do setor, acompanhando a chegada de centenas de empresas que necessitavam de serviços especializados. Esses serviços trouxeram mudanças para nosso ERP no segmento de Petróleo e Gás que nos permitiu atender com mais eficiência grandes empresas englobando as operadoras, prestadoras de serviços e fornecedoras de produtos. O Software ERP para Óleo e Gás, integra perfeitamente com softwares de manutenção líderes de mercado, proporcionando uma visão unificada do estado dos equipamentos e instalações, facilitando a manutenção preventiva e corretiva, melhorando a eficiência operacional e reduzindo tempos de inatividade e custos de manutenção. Atualmente, mais de 10.000 empresas clientes utilizam o MXM-WebManager de forma direta. Essas empresas possuem o maior nível de compliance operacional, proporcionando aos gestores a garantia de que as operações da empresa são realizadas com base nas regras de negócio.
