ERP Gestão Pública
Conheça nossa história na transformação digital no setor público brasileiro
Clientes do Segmento
Líderes de mercado usam MXM
Importância de um ERP Específico para o Setor Governamental
O setor governamental carece da transformação digital que já chegou em diversos setores, mas não será qualquer tipo de tecnologia que garantirá resultados vantajosos. Assim, a gestão pública não pode ignorar a importância de adotar ERP gestão pública e soluções tecnológicas desenvolvidas especificamente para suas necessidades. Essas ferramentas de software de gestão pública não só otimizam a gestão governamental, mas também garantem a segurança dos dados, reduzem erros e minimizam o retrabalho, contribuindo para uma administração mais eficiente e transparente.
Desafios e Soluções na Implementação de ERP no Setor Público
Na jornada de implementação desse sistema de gestão pública, diversos desafios surgem, exigindo soluções estratégicas para garantir o sucesso do projeto.
Controle de Custos
Os custos associados à aquisição, implementação e manutenção de um sistema ERP gestão pública ou qualquer outra tecnologia podem ser significativos, considerando especialmente as limitações orçamentárias das organizações governamentais. Sendo assim, deve-se analisar previamente os valores do investimento e orçamento, contudo, considerar uma futura redução de custos graças a implantação da tecnologia.
Dependência do Fornecedor
Outro desafio comum é a dependência do fornecedor de ERP gestão pública. As organizações públicas muitas vezes dependem fortemente dos fornecedores para o suporte contínuo, atualizações e personalizações do sistema. Uma solução para esse desafio é estabelecer contratos claros e abrangentes com os fornecedores, incluindo acordos de nível de serviço (SLAs) que definam expectativas e responsabilidades de ambas as partes.
Promoção da Integração das Equipes
A promoção da integração das equipes também é um ponto importante na implementação de um software para gestão pública no setor público. Muitas vezes, diferentes departamentos e unidades em uma organização governamental operam isoladamente e sem tanto contato com a tecnologia. Para superar esse desafio, é essencial promover uma cultura de colaboração e da comunicação continua para maior eficiência do ERP gestão pública.
Engajamento dos Profissionais com a Solução
Entendemos que a falta de contato com tecnologias pode gerar resistência à mudança. A falta de familiaridade com o novo sistema muitas vezes podem afetar a adoção da ferramenta, por fim gerando uma subutilização do ERP gestão pública. Para superar esse desafio, é importante envolver os funcionários desde o início do processo de implementação, além de fornecer treinamento abrangente e contínuo. Com uma comunicação forma clara os benefícios que o ERP trará para suas atividades diárias é possível evoluir. Por fim, é indispensável sempre ouvir e responder às preocupações e feedback dos profissionais. A postura permite maior engajamento e sucesso da implementação.
Muito mais segurança, organização e confiabilidade de dados e informações governamentais
Diferenciais do MXM-WebManager ERP para o Setor Público e Entidades
Toda experiência de 20 anos de atuação, atendendo grupos do porte com os quais atuamos, nos permitiu implementar recursos extremamente relevantes e mandatórios para promover uma gestão do setor público eficiente e diferenciada.
Realizar controles e atender o princípio da transparência de gestão se tornam cada vez mais relevantes para as empresas públicas e no Sistema S. Para atender essa demanda possuímos recursos para atuar na prevenção e identificação de processos fora do padrão da organização
- Relatórios prontos de auditoria do TCU e CGU.
- O MXM-WebManager já possui estes relatórios prontos e, pela padronização operacional, este processo se torna muito mais rápido.
- Segregação de função, garantindo a conformidade e restringindo o conflito de responsabilidade nos processos.
- Em nosso sistema, o usuário que cadastra os dados básicos de um fornecedor não tem acesso à rotina que parametriza as contas bancárias para pagamento.
- Homologação pelo gestor dos principais cadastros e dos processos que contêm regras tais como: fornecedor, conta-corrente, regras de aprovação.
- O sistema possibilita que o gestor do departamento possa delegar que funcionários façam os cadastros do sistema, validando as informações com sua própria senha.
- Fluxos de aprovação seguindo a hierarquia de cargos, valores de alçada, disponibilidade orçamentária, competência de área e natureza de operação.
- No MXM-WebManager todos os pagamentos são aprovados com base nas regras da empresa, abrangendo as áreas de compras, requisições internas, viagens, adiantamentos, prestação de contas, pagamentos diversos, incluindo recolhimento de impostos e salário.
- Integridade referencial do banco de dados, evitando a exclusão de dados que se relacionam.
- Não contar com este recurso constitui em um grave erro de inconsistência nos relatórios, pois a exclusão do cadastro de um cliente com títulos a pagar ou de uma conta contábil com lançamentos – por mero descuido operacional ou falha de uma customização realizada no sistema -, pode causar um grande risco para os gestores.
- Integração online dos dados.
- No MXM-WebManager, ao realizar uma operação, toda a base de dados já está atualizada, agilizando os processos e garantindo que as informações contenham todos os lançamentos realizados na instituição.
- A perda de tempo em análises com base em informações desatualizada ou prestação de contas com dados inconsistentes é igualmente um grave risco para os gestores.
- Armazenamento integrado de toda a documentação de suporte das operações realizadas.
O processo financeiro é totalmente integrado, fazendo com que as obrigações financeiras cheguem aprovadas e empenhadas para contribuir para uma melhor transparência no processo e utilização dos recursos.
- Parametrização dos impostos, regras tributárias e contábeis diretamente nos cadastros (fornecedores, clientes, produtos e tipos de operação), fazendo com que as operações sejam realizadas com segurança e agilidade.
- O sistema não permite apropriar a um fornecedor de serviços uma conta de consumo, nem utilizar um centro de custo fora da alçada do usuário. Os impostos retidos são calculados automaticamente.
- Controle de documentação de fornecedores e clientes com validade.
- No sistema não é possível pagar um fornecedor de serviços que não apresentou as guias de recolhimento dos impostos.
- Bloqueio de períodos em todos os módulos.
- Ou seja, uma vez realizada a conciliação da conta, o usuário bloqueia o período impedindo que sejam realizados novos lançamentos.
- Segregação de acesso às contas correntes por usuário, podendo atribuir responsabilidade na gestão do seu saldo e transações realizadas.
- Recolhimento automatizado de impostos retidos.
- Fluxo de aprovação para liquidação das obrigações, garantindo o controle de caixa.
- Interação bancária online através de APIs com os bancos, sem necessidade de transitar arquivos, mitigando o risco de edição.
- Controle de cobrança.
- Controle de PECLD.
Os contratos formalizados devem ser geridos e fiscalizados, além de refletir os objetivos e obrigações instituídos na fase interna/preparatória do processo. Após a sua formalização, o setor de contratos precisa registrar as informações e os prazos contratuais, além de realizar controles e medições dos serviços executados.
O MXM-WebManager tem como grande trunfo esta gestão integrada, permitindo que o controle seja integral, e de forma continuada, habilitando o gestor de cada contrato a realizar a sua fiscalização de forma constante.
- Controle efetivo das informações contratuais, permitindo anexar toda a documentação dos processos.
- Gerenciamento das vigências e prazos contratuais, possibilitando a notificação prévia dos eventos vincendos.
- Controle e execução de aditivos e índices contratuais.
- Estabelecimento de regras com fluxo de aprovação por categorias de contratos.
- Registro e controle das ARPs (Atas de Registro de Preço).
- Registro de todos os eventos sistêmicos ocorridos no contrato de forma automática.
- Gestão de todos os pagamentos e requisições de consumo do contrato.
- Auditoria dos contratos, assegurando a informação do usuário que cadastrou e o que alterou.
- Segregação de perfil de acessos por processos contratuais e por tipos de contratos, facilitando a seleção dos usuários que visualizarão ou não os documentos.
- Integração online com os processos de compras e financeiros.
O armazenamento em nuvem é um diferencial essencial do ERP gestão pública, ao oferecer uma série de benefícios significativos para empresas de todos os tamanhos. As organizações podem desfrutar do acesso conveniente às informações de qualquer lugar, com excelente custo-benefício, integração automática, operações mais flexíveis, agilidade no compartilhamento, além de mais transparência, controle, segurança e estruturação para os dados.
Com todos os dados hospedados no servidor do fornecedor, a ferramenta pode ser acessada online, a qualquer momento e de qualquer lugar. Assim, conquista-se mais praticidade, flexibilidade e segurança aos usuários. Com a nuvem, se garante alta performance do servidor, melhoria no desempenho produtivo e muito mais, sendo uma escolha inteligente e estratégica para empresas que buscam otimizar suas operações e maximizar sua eficiência.
A contabilidade registra todos os atos e fatos econômicos e financeiros da pessoa jurídica. Um dos pontos fortes do ERP gestão pública da MXM é ter essa fonte rica de informação alimentada em tempo real, permitindo ao gestor identificar de forma fácil os lançamentos e as suas respectivas origens.
- O controle de lotes que indicam a origem dos lançamentos gerados por integração ou digitação manual.
- Bloqueio de contas contábeis para lançamentos manuais, garantindo que toda a sua movimentação foi gerada exclusivamente por integração e que é consistente em toda a base de dados.
- Integração online com outros módulos.
- Bloqueio de período contábil, o que permite que nenhum lançamento ocorra dentro do período bloqueado. O sistema ainda permite habilitar lançamentos somente para um grupo contábil.
- Integração automática e online com a execução orçamentária.
- Relatório oficiais e de auditoria já prontos, sem necessidade de novo desenvolvimento.
- Auditoria dos processos com registro dos usuários responsáveis pelas transações e data de digitação.
- Gestão contábil por conta, centro de custo e projeto.
- Possibilidade de parametrização para obrigatoriedade de classificação de centro de custo e projeto por conta contábil, impedindo que o usuário erre o lançamento na origem.
- Rotinas de conciliação contábil e relatórios dinâmicos e gerencias para apuração.
O Orçamento define previamente as estimativas de despesas que compõem o Planejamento Anual da Entidade. É o ponto de partida e um instrumento fundamental para demostrar as ações de gestão de forma clara e objetiva, estabelecendo as suas diretrizes e prioridades.
Com o ERP gestão pública, o objetivo é garantir que os relatórios sejam emitidos com segurança, contribuindo com o principal objetivo destas entidades, atender com todas as exigências da Fiscalização da Execução Orçamentária e atendimento ao princípio da transparência.
- Relatórios do TCU já desenvolvidos e gerados automaticamente pelo sistema.
- Integração orçamentária com os outros módulos do ERP, garantindo o comprometimento dos saldos orçamentários, controlando as solicitações de consumo do orçamento por de fluxos de aprovação, assim como todo o controle de execução orçamentária, fazendo uma integração online das informações e disponibilizando os dados orçados e realizados em tempo real.
- Formatação orçamentária com distribuição pelo modelo de duodécimo, assim como as revisões e reformulações.
- Emissão de todas as peças orçamentárias, como os relatórios gerenciais e legais, execução por atividades, balancetes demonstrativos, orçamento por programa e informações que contribuem para auditoria e portal da transparência.
- Planejamento orçamentário, possibilitando a segregação por estrutura funcional com o intuito de garantir a responsabilidade das inserções a cada setor, com as devidas validações.
- Construção orçamentária por centro de custos e projeto, garantindo a informação por unidades, atividades, setores, etc.
Todas as instituições do sistema S e empresas públicas precisam gerenciar estoques centralizados e descentralizados com variados tipos de produtos e em diferentes localizações, além de possuírem a particularidade importante de que o consumo deve ser acompanhado e confrontado com o planejamento.
Em geral, o envio para o estoque das unidades é encarado como despesa, deixando o gestor às cegas quanto às reais necessidades de planejamento e ressuprimento para evitar descontrole e perdas. O ERP gestão pública permite:
- Controle multi-estoque e multi-almoxarifados com múltipla formação de custo médio.
- Classificação dos itens de estoque por grupo e tipo simplificando a gestão e identificação do estoque.
- Cadastro de itens completo e armazenamento de todo histórico de movimentação.
- Parametrização contábil e fiscal do estoque de forma centralizada, dissociando as competências de gestão de estoque da contábil e fiscal.
- Controle de estoque consignado.
- Processo de requisições internas de materiais, submetendo o processo a um fluxo de aprovação.
- Controle de lote, série e validade dos produtos.
- Relatório razão com total rastreabilidade das movimentações dos itens de estoque, com informações de valor, quantidade e localização.
- Controle de transferências e devoluções dos bens.
- Processo de inventário, bloqueando os itens para movimentação.
- Controle de itens com metodologia PEPS (Primeiro a entrar, primeiro a sair).
- Relatórios de histórico físico e financeiro de cada item.
- Parâmetros de ressuprimento e integração com os processos de necessidade de compras.
- Relacionamento dos processos com as contas e centros de custo.
Para atender a necessidade de gerenciamento estratégico dos ativos, nosso módulo de ERP gestão pública permite acompanhar toda vida dos bens, controlar responsabilidade de posse dos itens, e avaliar o custo-benefício das manutenções de um ativo, permitindo uma melhor tomada de decisão ao gestor em um processo de aquisição.
Além disso, também inclui:
- Processo de requisição de bens patrimoniais, permitindo o fluxo de aprovação para a movimentação.
- Controle de bens duráveis.
- Composição e decomposição de ativos.
- Controle de bens em empréstimo.
- Gestão de itens por localização, responsável, centro de custos e projeto.
- Gerenciamento do valor máximo residual do bem.
- Controle de garantia e manutenção dos ativos.
Despesas de viagens é um procedimento de extremo controle e debate e tem relevância nos processos internos, principalmente nos controles de atividades, financeiro e de auditoria.
O sistema ERP gestão pública permite o planejamento da viagem; o registro e definição de perfil do viajante e fluxo de aprovação para promover uma melhor gestão e controle de prestação de contas. Além disso, também possibilita:
- Cadastro do perfil do viajante, definido por cargos e valores de diárias.
- Processo de solicitação de viagens com fluxo de aprovação.
- Gestão e controle de prestação de contas.
- Gestão de viagens integrada aos módulos de contratos e compras.
- Controle dos trechos, tipo de transporte, informação de hotéis, seguros e aluguel de automóvel.
Conheça nossos cases de sucesso
Nosso primeiro projeto começou em 2001, para implantação do ERP do Departamento Nacional. Devido o sucesso alcançado, o projeto se estendeu, se tornando um padrão para as demais regionais, que tinham a liberdade de adotar ou não a nossa solução, o que significa que a nossa expansão para as atuais 22 unidades foi resultado da satisfação de cada regional do trabalho realizado.
Atualmente o MXM-WebManager está instalado centralizado em um Datacenter e o SENAC opera um ERP 100% web, com os recursos para atender as suas complexas particularidades e operado por mais de 3.000 usuários.
Conheça as funcionalidades que são destaques na operação do Senac:
- Os recursos de Compliance são o grande diferencial para o SENAC e qualquer outra instituição. Proporciona aos gestores segurança, auditabilidade, conformidade e de segregação de funções na realização das tarefas diárias. É fundamental para qualquer gestor e auditor utilizar um sistema que não permite alteração do seu código e que tenha regras implementadas que não permitam alterações indevidas das operações.
- Acompanhamento online do orçamento, gerenciando as verbas, comprometidas, empenhadas e realizadas dede a criação de cada requisição seja esta de compra, interna, viagem entre outras… sem necessidade de consulta a área orçamentária.
- Consulta do orçamento sempre atualizada por todos os gestores do sistema, que passam a acompanhar o seu saldo com independência.
- Contabilização automática: contabilizações facilitadas e integradas entre todas as filiais.
- Operação com múltiplos planos de contas, permitindo realizar automaticamente a prestação de contas no modelo do TCU e uma versão gerencial para cada regional supervisionar suas despesas em uma estrutura mais simplificada que o plano contábil.
- Liberdade de centro de custo: os planos abrangem contas públicas, privadas e algumas regras de contabilidade internacional, garantindo a flexibilidade de atuação nos estados e realização de operações de forma própria e adequada a múltiplos contextos.
- Recursos de integração: sistemas de educação, relatórios de BI (Business Inelligence) e folhas de pagamento de todas as unidades integradas e padronizadas através de APIs.
- Aprovação online pelo computador, tablet ou telefone, das requisições internas de serviços, consumo e compras, processos de compras e pagamentos diversos (folha, recolhimento de impostos, despesas gerais e viagens), seguindo as regras da instituição e com total rastreabilidade e validação orçamentária online.
Customizações específicas para o Senac:
- Padronização do sistema educacional com processos administrativos e financeiros da instituição.
- Criação do Módulo de Gestão de Viagens;
- Desenvolvimento do Módulo de Orçamento Personalizado para o SOSE (Sistema de Orçamentos do Senac);
- Balancete web: quando o balancete é fechado em cada estado, o sistema envia as informações para o Senac-DN de forma rápida, online e segura;
- Portal do fornecedor: cotação online em implantação na grande maioria das regionais;
- Personalização do Módulo de Compras para o Senac, usando o regulamento por compras via licitação, compra direta ou regime de preços, atendendo aos regramentos de compras;
Nosso primeiro projeto começou em 2001, para implantação do ERP do Departamento Nacional. Devido o sucesso alcançado, o projeto se estendeu, se tornando um padrão para as demais regionais, que tinham a liberdade de adotar ou não a nossa solução, o que significa que a nossa expansão para as atuais 22 unidades foi resultado da satisfação de cada regional do trabalho realizado.
Atualmente o MXM-WebManager está instalado centralizado em um Datacenter e o SENAC opera um ERP 100% web, com os recursos para atender as suas complexas particularidades e operado por mais de 3.000 usuários.
Conheça as funcionalidades que são destaques na operação do Senac:
- Os recursos de Compliance são o grande diferencial para o SENAC e qualquer outra instituição. Proporciona aos gestores segurança, auditabilidade, conformidade e de segregação de funções na realização das tarefas diárias. É fundamental para qualquer gestor e auditor utilizar um sistema que não permite alteração do seu código e que tenha regras implementadas que não permitam alterações indevidas das operações.
- Acompanhamento online do orçamento, gerenciando as verbas, comprometidas, empenhadas e realizadas dede a criação de cada requisição seja esta de compra, interna, viagem entre outras… sem necessidade de consulta a área orçamentária.
- Consulta do orçamento sempre atualizada por todos os gestores do sistema, que passam a acompanhar o seu saldo com independência.
- Contabilização automática: contabilizações facilitadas e integradas entre todas as filiais.
- Operação com múltiplos planos de contas, permitindo realizar automaticamente a prestação de contas no modelo do TCU e uma versão gerencial para cada regional supervisionar suas despesas em uma estrutura mais simplificada que o plano contábil.
- Liberdade de centro de custo: os planos abrangem contas públicas, privadas e algumas regras de contabilidade internacional, garantindo a flexibilidade de atuação nos estados e realização de operações de forma própria e adequada a múltiplos contextos.
- Recursos de integração: sistemas de educação, relatórios de BI (Business Inelligence) e folhas de pagamento de todas as unidades integradas e padronizadas através de APIs.
- Aprovação online pelo computador, tablet ou telefone, das requisições internas de serviços, consumo e compras, processos de compras e pagamentos diversos (folha, recolhimento de impostos, despesas gerais e viagens), seguindo as regras da instituição e com total rastreabilidade e validação orçamentária online.
Customizações específicas para o Senac:
- Padronização do sistema educacional com processos administrativos e financeiros da instituição.
- Criação do Módulo de Gestão de Viagens;
- Desenvolvimento do Módulo de Orçamento Personalizado para o SOSE (Sistema de Orçamentos do Senac);
- Balancete web: quando o balancete é fechado em cada estado, o sistema envia as informações para o Senac-DN de forma rápida, online e segura;
- Portal do fornecedor: cotação online em implantação na grande maioria das regionais;
- Personalização do Módulo de Compras para o Senac, usando o regulamento por compras via licitação, compra direta ou regime de preços, atendendo aos regramentos de compras;
- Agilidade no processo de auditoria e prestação de contas.
- Modelo único de gestão para todas as unidades;
- Padronização de contratos e níveis de serviço e suporte;
- Padronização das versões do sistema, resultando em uma entregas com alta qualidade;
- Modelo de implantação com cadastros básicos e únicos para todos os regionais;
- Distribuição das melhorias para todos os usuários. As implementações são replicadas automaticamente para todo SENAC.
- Intercâmbio operacional entre as unidades.
- Visão centralizada dos resultados.
- O Serpro é um grande casos de sucesso e representou um fato inédito para a MXM, isso porque 90% dos projetos ocorreu de forma remota, durante a pandemia do Covid-19.
- Considerando a magnitude e complexidade das estruturas operacionais do Serpro, no atendimento ao Governo, às Empresas e aos Cidadãos, a MXM conquistou grandes desafios, no desenvolvimento e implantação do sistema no momento pandêmico. Atuar neste cenário, comprovou a nossa capacidade em compreender as reais necessidades desta grande Organização e atender de forma especializada todas as suas demandas de gestão.
Nossa História
Há mais de 20 anos atendendo o SENAC e, desde 2021 a entidade SESC e a empresa pública SERPRO, adquirimos grande experiência das necessidades do Sistema S e empresas públicas no geral, além de construirmos uma solução extremamente robusta com recursos capazes de resolver com grande eficiência as suas demandas operacionais, fiscais e de auditoria.
O grau de responsabilidade vivido pelos gestores do setor público vem aumentado a cada dia, e tem sido cobrado por mais informações pelos órgãos fiscalizadores, obrigando a evolução dos seus sistemas para que sejam capazes de atender estas novas demandas.
Adicionalmente, o avanço tecnológico proporcionou novos recursos para que empresas de software evoluam a sua solução ofertando sistemas mais amigáveis, e que proporcionem mais eficiência e controle das operações.
Ciente deste cenário, a MXM investiu maciçamente nesta última década, desenvolvendo a solução com o maior nível de compliance do mercado. Aplicando alta tecnologia, permitimos ao SESC e SENAC operarem centralizados em datacenters, adotando estruturas e modelos padronizadas de gestão, unificando processos e procedimentos operacionais, que proporcionam intercâmbio entre os seus regionais e significativo ganho de eficiência.
Os recursos de compliance do MXM, dão segurança aos seus gestores na forma como os processos são realizados e automatizando toda prestação de contas ao TCU.
Os fechamentos contábeis são realizados nos prazos legais e com mais auditabilidade.
Depoimento
Saiba o que os nossos clientes acham dos nossos produtos e serviços
Perguntas Frequentes
O que é um ERP para a gestão pública?
O ERP (Enterprise Resource Planning) é um software inteligente que integra uma variedade de soluções para automatizar processos essenciais na gestão governamental em diversos setores, como recursos humanos, contabilidade e gestão financeira. O objetivo do ERP gestão pública é otimizar os processos e garantir mais eficiência e transparência com diversas ferramentas. Além disso, o software governamental ainda oferece uma visão abrangente dos dados, facilitando análises e decisões mais inteligentes por parte dos gestores. Essas ferramentas podem operar de forma integrada ou individual, adaptando-se às necessidades específicas de cada setor, além de permitir integrações com outros órgãos.
Como funciona na prática?
Na prática, a tecnologia funciona como uma aliada indispensável na modernização da gestão pública. Em tempo real, o ERP gestão pública reúne as informações dos setores, transformando-os em dados precisos que aumentam a eficácia operacional. Com a MXM Sistemas, qualquer órgão público pode permitir que os profissionais realizem atividades, como a gestão de pessoas, ou contratos, licitações e almoxarifado, com maior precisão e em menos tempo.
Quais os benefícios da implantação de um ERP no setor público?
A implantação de um sistema ERP no setor público traz uma série de benefícios cruciais para uma gestão mais eficiente e transparente. Primeiramente, ao otimizar o tempo e gerar produtividade, permite que as equipes governamentais se concentrem em atividades estratégicas de maior valor agregado. O ERP gestão pública também reduz erros e evita retrabalho, assim, promove uma gestão mais precisa e confiável e facilita a tomada de decisões informadas. Além disso, ele garante a segurança da informação, protegendo dados sensíveis contra ameaças e fortalecendo a integridade do sistema. Por fim, promove uma administração mais transparente e participativa, além melhora o engajamento entre a gestão pública e a população, aumentando confiança dos cidadãos nas instituições governamentais.
Parceiros de soluções do segmento
Clientes de Segmento
Comprometimento, nosso grande diferencial
"São multiplas as formas de atuação e projetos que a MXM vem realizando em conjunto com o Senac, em forma de parceria. Por mais que seja um fornecedor de sistemas, a MXM é uma grande parceria."
GIULLIANO ROSA - DIRETOR DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO
(21) 97632-7230