Segurança é um tema de máxima importância, e representa o nível tecnológico da solução.

O tempo dos gestores precisa ser gasto com estratégia e eles necessitam ter tranquilidade de que os processos da empresa são realizados corretamente.

1. Segregação de funções

Veja como implementamos segurança em todo sistema, tendo como exemplo o cadastro de fornecedores, cuja lógica é similar aos demais cadastros e processos.

O cadastro de fornecedores é realizado através de rotinas distintas e cada uma pode ser direcionada para um colaborador segregando as funções por responsabilidade, ou seja, quem faz o cadastro básico do fornecedor não é o mesmo que relaciona as contas correntes para pagamento nem é o mesmo que faz a parametrização contábil.

E adicionalmente, existe a figura do homologador, que é uma segunda pessoa que valida os dados cadastrados, que também podem ser diferentes por área, exemplo o contador homologa a contabilização e documentação e o gerente financeiro o cadastro básico e contas correntes

2. Controle Operacional

Com base no exemplo acima, veja quantos recursos são utilizados: A documentação do fornecedor tem validade, por exemplo, se a guia de recolhimento de FGTS do fornecedor estiver vencida você não consegue fazer pagamentos para ele. Só é possível depositar valores para o fornecedor nas contas correntes cadastradas. Ao lançar um pagamento, toda contabilização e IMPOSTOS RETIDOS, já estão parametrizados. Você não pagará multas por erros de recolhimento e o usuário só pode escolher os tipos de classificação relacionados para o fornecedor. Todas as alterações realizadas são registradas em log, permitindo a sua auditoria.

3. Homologação Integrada

Todos os cadastros relevantes são homologados por um responsável e, por exemplo, se for alterada uma regra de aprovação, todos os tipos de requisição que utilizam esta regra precisarão ser homologados novamente, não basta homologar a regra.

4. Bloqueio de períodos integrado

Exemplificando, se um período contábil é fechado, o financeiro não consegue mais realizar pagamentos neste período, se o fiscal fecha o período de apuração, não é mais possível gerar emissão de notas, se a tesouraria fecha a conciliação de uma conta corrente não é mais possível fazer pagamentos ou recebimentos nesta conta. Este recurso, proporciona grande segurança nas informações da empresa.

5. Delegação de alçada

Sob nenhuma hipótese um usuário tem que dar a sua senha para que alguém faça algo em seu nome. Este é um princípio básico de gestão e plenamente atendido pelo MXM-WebManager, seja para que uma secretária faça requisições para a área ou que alguém assuma responsabilidade de outra pessoa na sua ausência. As delegações são formalmente criadas e os registros são gravados com as respectivas informações de usuário delegado e competente.

6. Rotinas e documentação

Todas as rotinas de lançamentos permitem adicionar anexos da documentação de suporte. Também é possível definir documentações obrigatórias por tipo de operação

7. Base de dados com integridade referencial

Este recurso evita fraudes ou erros operacionais graves. Pior do que não ter informação é ter informação errada. Ter certeza de que um cliente não foi excluído tendo títulos em aberto ou que uma conta-contábil não foi excluída tendo lançamentos é uma obrigação básica do sistema e isto tem que ser garantido pela base de dados, controlando eventuais erros da aplicação, ou por intervenção manual na base de dados. Exija isto do seu sistema atual ou do que está selecionando.

8. Código fonte seguro, sem intervenção

Como dormir tranquilo se o código fonte do ERP pode ser alterado e criadas regras que nem o fornecedor do software sabe ou pode ser responsabilizado? É necessário fazer auditoria para ver se todas as suas customizações não fazem nada diferente do solicitado. Estas alterações representam não ter um sistema com o menor nível de compliance e o risco para os gestores é enorme, além do alto custo de manutenção.

9. Gestão orçamentária online

No MXM-WebManager a gestão orçamentária tem início na requisição, antes de que tenha início o processo de compras. O fluxo de aprovação é definido em função da existência de verba, proporcionando ações de gestão prévias e com maior qualidade. Orçamento é um elemento mandatório para as organizações e acompanhá-lo é uma atividade diária.

10. Controle de acesso dos usuários

O controle de acesso ao MXM-WebManager é realizado na camada de tecnologia, aplicando técnicas avançadas de desenvolvimento para evitar invasão do código, controle de sessão do acesso a aplicação, formatação da senha do usuário e regras de expiração, login com dupla autenticação e integração com o AD do Azure e na camada da aplicação, com segregação dos ambientes, empresas, filiais, contas correntes, centros de custos, módulos, funções e outras regras de negócio que definem o seu perfil de acesso.

1. Contabilidade

• Em cada conta contábil é definida a moeda de controle quando a origem do saldo é diferente de reais. Desta forma, é possível ter uma conta de Contas a Pagar em dólares, outra em euros e para quantas outras moedas forem necessárias. Em cada conta são parametrizadas a regra de conversão para a tradução do balanço, e se a conta sofrer variação cambial, é lançado nas contas utilizadas a contabilização dessa variação;
• Nos lançamentos contábeis são registrados os valores de débito e crédito em reais e na moeda da conta, enquanto o saldo da conta em segunda moeda é calculado com base nestes valores. Isto significa que os pagamentos com taxa de câmbio negociada são contabilizados na forma correta, assim como o custo de estoque que não é conversível e depreciação com taxa diferente;
• O sistema já possui rotinas para cálculo de variação cambial e apuração de ganho e perda e vários relatórios extremamente importantes para o controle das operações bi monetárias.

2. Financeiro

• Na conta corrente da tesouraria é parametrizada a moeda de controle e a contabilização é realizada nas duas moedas, com base na taxa de conversão das operações;
• Nos lançamentos de contas a pagar e receber são informadas as moedas do título e contabilizadas igualmente em duas moedas;
• Na baixa dos títulos pode ser informada a taxa negociada e o sistema já calcula a variação cambial realizada;
• Os relatórios podem ser gerados na moeda original do título ou convertido para uma data base;
• Os fornecedores estrangeiros são cadastrados com informações específicas para o fiscal;
• No cadastro de contas correntes estrangeiras são informados os campos necessários para as operações de câmbio.

3. Estoque

• O sistema calcula o custo médio dos produtos em reais em uma segunda moeda de forma independente e pode calcular o custo por PEPS;
• Os relatórios podem ser gerados na moeda original do título ou convertido para uma data base;
• A contabilização é gerada com o custo médio em reais e o custo médio em dólares que não é conversível por taxa.

4. Faturamento e Vendas

• É possível criar tabelas de preços, gerar pedidos e realizar faturamento em diversas moedas;
• O sistema gera faturamento de invoice;
• A integração com o Contas a Receber gera títulos na moeda do pedido.

5. Importação

• Controla os processos de importação com todas as informações necessárias para o seu registro e posterior emissão da DI.

1. Cadastros

• O Sistema trabalha com 4 tipos de planos de contas: contábil, centro de custos, fluxo de caixa e orçamentário;
• Podem ser cadastrados quantos planos forem necessários, por segmentos de negócios ou para relatórios em outra moeda e língua, consolidações ou demonstrações específicas;
• Se o seu grupo empresarial atende diversos segmentos, não é necessário fazer um plano de contas confuso que só complica a vida de todos;
• Ao cadastrar as empresas, são definidos os planos que elas vão operar e que podem ser compartilhados. Se você tem empresas diversas, hospitalar e clínicas, 2 planos atendem;
• O sistema opera com dois tipos de empresas: operacionais, nas quais são feitos os lançamentos, e consolidadoras, que somam operacionais. Podem ser criadas quantas empresas consolidadoras forem necessárias, a qualquer momento.

2. Contabilidade

• Os diversos planos podem ser relacionados e a qualquer instante podem ser gerados os relatórios com base nas empresas operacionais e consolidadoras, gerando consolidações on-line e em qualquer plano de contas, se esta estiver relacionada com os planos operacionais;
• Este recurso é inédito e muito utilizado para holding, ou seja, cada empresa operacional trabalha no melhor plano para a sua operação e o holding consolidado para o conselho;
• Como todo sistema opera on-line, fazer ajustes e gerar relatórios consolidados é uma operação imediata e sem complexidade;
• Para conversão da contabilidade para outra moeda, dólar por exemplo, criamos uma segunda empresa em dólar relacionada ao plano internacional e, ao processar a conversão, os lançamentos são convertidos da empresa local para a empresa em dólar, aplicando as regras das contas (histórica, final, etc.) e o relacionamento entre os planos, apurando ganho e perda;
• Recomendamos que seja criada uma empresa adicional para receber os lançamentos intercompany e a criação de uma empresa consolidadora, que somará a empresa em dólar com a intercompany;
• De forma extremamente simples e imediata, ao passo que outros sistemas demandam de um módulo para realizar consolidações;
• Para fazer reports de uma empresa operacional em outro plano de contas para órgãos regulatórios, bancos, conselhos e outros fins, basta criar uma empresa report consolidadora relacionada ao plano desejado, consolidando a empresa operacional e imediatamente você já pode gerar todos os relatórios, sem nenhum reprocessamento.