O uso de ferramentas tecnológicas em empresas é cada vez mais comum, independentemente de seu porte ou tempo de mercado.
Mas, para evitar que o uso de soluções desse tipo cause problemas de gerenciamento, em algum momento, acreditamos ser fundamental que você aprenda o que é SAM e como ele pode ajudar.
A sigla corresponde a um setor que administra as funcionalidades e o uso dos softwares da empresa, garantindo que tudo esteja de acordo com as exigências do fornecedor e com as necessidades do negócio.
Ainda não sabe se isso é importante? Então, temos alguns bons motivos para te convidar a seguir com esta leitura e aprender tudo sobre o SAM (ou Software Asset Management) para seu negócio. Confira!
O que é SAM?
SAM, sigla para Software Asset Management, é uma prática de negócios dedicada ao gerenciamento e à otimização dos ativos de software de uma organização.
Seu objetivo é garantir que a empresa esteja utilizando suas licenças de software da maneira mais eficiente e econômica possível.
Para isso, o SAM envolve processos e tecnologias para gerenciar, controlar e proteger os ativos de software ao longo de seu ciclo de vida.
Como funciona o Software Asset Management?
Já vimos o que é SAM, mas e na prática: como funciona? O Software Asset Management atua por meio de um conjunto de processos e ferramentas que ajudam as empresas a gerenciar seus ativos de software de forma eficaz.
Isso inclui a aquisição, implantação, manutenção, utilização e descarte dos softwares. Assim, o SAM conta com algumas atividades específicas, como:
- Inventário de software a partir do monitoramento e registro de todas as licenças de software que a empresa possui, bem como a forma como estão sendo utilizadas;
- Conformidade com licenças para garantir que a empresa esteja em conformidade com os termos e condições das licenças de software, evitando penalidades por uso indevido;
- Otimização de licenças por meio da análise do uso do software para identificar oportunidades de otimização, como a reutilização de licenças não utilizadas ou a renegociação de contratos;
- Gestão de contratos de software, incluindo renovações e negociações para obter melhores condições;
- Mecanismos de segurança para que os softwares utilizados sejam seguros e estejam atualizados, protegendo a empresa contra vulnerabilidades e ameaças cibernéticas.
Qual é a diferença entre SAM, HAM ou ITAM?
Embora todos esses termos estejam relacionados à gestão de ativos, eles se referem a diferentes aspectos da administração de TI.
O SAM (Software Asset Management), como vimos, foca especificamente na gestão e otimização dos ativos de software. Envolve o controle de licenças, conformidade e utilização eficiente dos softwares.
Já o HAM (Hardware Asset Management), se refere à gestão dos ativos de hardware, como computadores, servidores, dispositivos móveis e outros equipamentos físicos. O HAM visa garantir que esses ativos sejam utilizados de maneira eficiente, bem mantidos e substituídos conforme necessário.
E o ITAM (IT Asset Management) é uma abordagem mais ampla que engloba tanto o SAM quanto o HAM, além de outros componentes de TI. O ITAM envolve a gestão de todos os ativos de TI de uma organização, incluindo hardware, software, redes e outros recursos tecnológicos.
Quais são as vantagens do SAM?
Assim que aprendemos o que é SAM, logo pensamos nas vantagens que a sigla pode agregar à rotina das empresas. E, a seguir, vamos mostrá-las para você, confira!
Auxilia na redução de custos
Sabendo o que é SAM, você já deve imaginar como ele trabalha para minimizar os gastos dentro da empresa.
Afinal, boa parte dos softwares utilizados geram vários custos e despesas mensais entre assinaturas, aquisição de licenças, cumprimento de obrigações contratuais etc. Diminuir tais despesas é muito importante para o orçamento da empresa.
Por exemplo: é interessante já ter algumas licenças para certos softwares muito utilizados frequentemente, evitando, assim, a necessidade de comprar novas chaves.
Melhora a segurança da infraestrutura de TI
A qualidade dos softwares usados na empresa não depende apenas de seu efeito na produtividade da equipe.
Sistemas implementados de forma inadequada abrem portas para invasores digitais, vírus e outras ameaças. E as consequências de roubo de dados ou outros problemas podem ser bem severas.
Assim, investir em um setor dedicado ao gerenciamento de softwares, com uma boa infraestrutura de TI, contribui para a maior segurança da sua equipe e de seus clientes.
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Otimiza o fluxo de trabalho
Por mais que as tecnologias tenham o objetivo de facilitar as tarefas do dia a dia, a quantidade de softwares e funcionalidades pode ser muito grande para a maioria das pessoas. No fim das contas, elas causam mais confusão do que geram soluções.
Porém, com a ajuda de um Software Asset Management, você pode minimizar esse efeito. Se houver mais funcionalidades do que o necessário, esse setor pode ajudar a personalizar a ferramenta para que ela seja o mais eficiente possível para uso diário dos colaboradores.
Facilita o planejamento estratégico
Ao contrário do que alguns pensam, o planejamento de TI também deve ser feito de maneira estratégica para otimizar o trabalho na empresa.
A escolha das ferramentas, por exemplo, deve levar em conta a estrutura atual da organização, seus recursos disponíveis, custos em médio e longo prazo e o retorno esperado pelo investimento.
Mesmo que sua empresa esteja começando a usar mais recursos digitais, ainda é importante usá-los com eficiência. Afinal, cada centavo de recursos e hora de trabalho investidos devem ser retornados.
Aumenta a produtividade
A implementação de um sistema de Software Asset Management (SAM) pode aumentar significativamente a produtividade dentro de uma empresa.
Com o SAM, as equipes de TI têm uma visão clara e centralizada de todos os ativos de software da empresa, permitindo um gerenciamento mais eficiente.
Consequentemente, reduz o tempo gasto na busca e alocação de licenças, na resolução de problemas de conformidade e na atualização de softwares.
Além disso, ao garantir que os funcionários tenham acesso às ferramentas de software de que precisam, sem interrupções ou atrasos, a produtividade geral da equipe melhora.
Simplifica as auditorias
Outra vantagem crucial do SAM é a simplificação das auditorias. Empresas frequentemente enfrentam auditorias de software para verificar a conformidade com as licenças adquiridas.
O SAM automatiza o processo de rastreamento e documentação de todas as licenças e usos de software, facilitando a preparação para auditorias.
Isso não apenas reduz o estresse e a carga de trabalho associados às auditorias, mas também minimiza o risco de penalidades e multas por não conformidade.
Assim, com um sistema SAM eficaz, as empresas podem fornecer rapidamente todas as informações necessárias durante uma auditoria, demonstrando transparência e controle.
Quem atua no gerenciamento de ativos de software da empresa?
O gerenciamento de ativos de software geralmente é responsabilidade de uma equipe dedicada dentro do departamento de TI. Essa equipe pode incluir:
- Gerentes de TI para supervisionar e garantir a implementação eficaz das políticas de SAM;
- Analistas de SAM para o monitoramento diário dos ativos de software, a verificação da conformidade e a identificação de oportunidades de otimização;
- Administradores de sistema para permitir que os softwares sejam corretamente instalados, atualizados e mantidos;
- Auditores internos para a condução de auditorias regulares e, com isso, garantir que a empresa esteja em conformidade com as políticas de licenciamento.
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Quais são as tecnologias que apoiam os processos do SAM?
Depois de aprendermos o que é SAM, convém identificar a melhor forma de mantê-lo funcional na empresa. Para isso, são usadas ferramentas de inventário de software (que automatizam a detecção e o rastreamento de software instalado em todos os dispositivos da rede).
Além disso, sistemas de gestão de licenças ajudam a monitorar e gerenciar o uso de licenças de software, enquanto as plataformas de conformidade garantem que a empresa esteja em conformidade com os requisitos de licenciamento e regulamentações.
Por fim, sempre destacamos a importância das soluções de segurança de TI, que protegem os ativos de software contra ameaças e vulnerabilidades.
Como implementar o SAM na empresa?
Fomos da teoria — em aprender o que é SAM — até a prática, que consiste em compreender o fluxo produtivo para a sua implementação.
Abaixo, resgatamos um passo a passo prático e eficiente para que você consiga nortear a sua equipe de SAM e, assim, levar o seu projeto à execução com o menor risco possível de imprevistos nesse processo. Confira!
Conscientize as lideranças
O primeiro passo para implementar o SAM é obter o apoio das lideranças da empresa. Isso envolve educar os executivos sobre os benefícios do SAM e como ele pode impactar positivamente a empresa em termos de custos, conformidade e eficiência operacional.
Estruture a área de SAM
Crie uma estrutura dedicada ao SAM dentro do departamento de TI. Defina papéis e responsabilidades claras para os membros da equipe e estabeleça processos e procedimentos padrão para o gerenciamento de ativos de software.
Faça o planejamento da área
Desenvolva um plano detalhado para a implementação do SAM, incluindo metas, cronogramas e métricas de sucesso.
O planejamento deve abordar todos os aspectos do SAM, desde a aquisição até o descarte de software.
Faça a categorização dos ativos
Classifique todos os ativos de software da empresa, criando um inventário detalhado. Isso inclui a identificação das licenças de software, suas versões, uso e data de expiração.
Monitore a utilização e as licenças dos softwares
Implemente ferramentas para monitorar continuamente o uso dos softwares e a conformidade das licenças.
Isso permite identificar rapidamente qualquer desvio ou problema de conformidade, garantindo que a empresa permaneça alinhada com as melhores práticas.
Encontre as tecnologias de apoio
Para apoiar o SAM, é fundamental encontrar tecnologias que facilitem o gerenciamento e a otimização dos ativos de software.
Uma solução robusta, para isso, é o nosso MXM-Webmanager, um ERP completo que oferece funcionalidades de gestão de ativos!
O MXM-Webmanager permite um controle centralizado e eficiente dos ativos de software, ajudando na automatização dos processos de SAM, desde o inventário até a conformidade e a segurança.
Dessa forma, sabemos, sem dúvidas, que o MXM-Webmanager pode apoiar a área de SAM da sua empresa.
Conheça mais a respeito da nossa solução e surpreenda-se com os resultados que podemos proporcionar para o seu negócio!
Conclusão
Viu como é fundamental entender o que é SAM e como ele pode ajudar a sua empresa?
SAM — ou Software Asset Management — vai te ajudar a administrar as funcionalidades e o uso dos softwares da empresa, garantindo que tudo esteja de acordo com as exigências do fornecedor e com as necessidades do negócio.
Além disso, a sua implementação eficaz requer a conscientização das lideranças, uma estrutura dedicada, um planejamento detalhado, a categorização dos ativos e o monitoramento contínuo das licenças de software.
E, para isso, tecnologias de apoio, como o MXM-Webmanager, são essenciais para garantir um controle centralizado e eficiente dos ativos de software, automatizando processos e melhorando a conformidade e a segurança.
Portanto, ao adotar o SAM, sua empresa estará mais preparada para otimizar o uso de seus ativos de software, melhorar a eficiência operacional e garantir a conformidade com as licenças, tudo isso contribuindo para o sucesso do seu negócio.
Conheça mais sobre o MXM-Webmanager e surpreenda-se com os resultados que essa solução pode proporcionar para a sua empresa!