Quando uma empresa decide investir em um sistema ERP, o custo inicial é apenas a ponta do iceberg. Isso porque o Custo Total de Propriedade (TCO) é uma métrica fundamental para entender todos os custos envolvidos ao longo da vida útil do sistema.
Compreender o TCO é crucial para fazer uma escolha informada e garantir que o investimento traga o retorno esperado.
Por isso, neste artigo vamos explorar o conceito de TCO, detalhar como calculá-lo e identificar os fatores que o influenciam.
Além disso, veremos como a solução MXM-WebManager pode ajudar a gerenciar e otimizar esses custos, garantindo que sua empresa maximize o valor do ERP. Confira!
O que é TCO?
O Custo Total de Propriedade (TCO) é uma abordagem financeira que permite calcular todos os custos associados a um ativo durante sua vida útil.
Agora, quando falamos em TCO no ERP, a métrica vai além do custo de aquisição e inclui uma gama de despesas ao longo do tempo.
Daí a importância em compreender o TCO para ter uma visão completa dos gastos e evitar surpresas financeiras que podem impactar o orçamento da empresa.
Importância do TCO no ERP
O TCO no ERP é um fator importante que vai te ajudar a avaliar o verdadeiro custo de um sistema de gestão ao longo do tempo, considerando não apenas o custo inicial, mas todas as despesas relacionadas à sua operação e manutenção.
Ignorar esses custos pode levar a decisões inadequadas, como a escolha de um sistema que parece barato inicialmente, mas que se torna caro ao longo do tempo devido a custos ocultos.
Veja o que mais pode ser relevante para isso:
- Conhecer o TCO permite que as empresas tomem decisões mais informadas, avaliando se o ERP escolhido oferece um bom custo-benefício ao longo de sua vida útil;
- Avaliar todos os custos associados ajuda a evitar surpresas financeiras que podem impactar o orçamento e a operação da empresa.
Como calcular o TCO de um ERP
Calcular o TCO de um ERP é um processo detalhado que envolve a soma de todos os custos associados ao sistema.
Esses custos podem ser agrupados em várias categorias, cada uma com suas próprias implicações financeiras. Entenda, a seguir, quais são!
Custos de aquisição
O custo inicial para adquirir a licença do software ERP pode variar significativamente dependendo do modelo escolhido. Licenças perpétuas exigem um pagamento único, enquanto assinaturas podem ter custos anuais ou mensais.
É importante, então, considerar o modelo de licenciamento que melhor se adapta às necessidades da empresa e ao seu orçamento de longo prazo.
Hardware
Alguns sistemas ERP exigem um hardware específico para funcionar adequadamente, como servidores dedicados.
Esses custos devem ser incluídos no cálculo do TCO, especialmente se a empresa precisar investir em novos equipamentos para suportar o ERP.
Consultoria especializada
A implementação de um ERP muitas vezes exige a ajuda de consultores especializados. Esses profissionais ajudam na configuração do sistema, personalização e integração com outros sistemas da empresa.
Os custos associados podem incluir taxas de consultoria, despesas de viagem e custos de implementação.
Treinamento
Treinar a equipe para usar o novo ERP é essencial para garantir uma transição suave.
Os custos de treinamento podem incluir workshops, cursos e materiais didáticos, e devem ser considerados para garantir que todos os usuários estejam preparados para utilizar o sistema de maneira eficaz.
Manutenção e suporte
Após a implementação, os custos de manutenção e suporte incluem atualizações de software, correções de bugs e suporte técnico.
Esses custos são recorrentes e podem variar dependendo do nível de serviço contratado.
Custos de infraestrutura
Para ERPs hospedados localmente, a empresa precisará investir em infraestrutura de TI, como servidores e redes.
Esses custos podem incluir a compra de equipamentos, manutenção e custos de energia.
Custos de atualização e expansão
Sistemas ERP frequentemente oferecem novos recursos e versões atualizadas.
Os custos associados a esses upgrades podem incluir taxas de licença adicionais e custos de implementação para integrar as novas funcionalidades.
Além disso, à medida que a empresa cresce, pode ser necessário expandir o ERP para incluir mais usuários ou módulos adicionais.
Os custos de expansão podem incluir a compra de licenças adicionais e a personalização do sistema para atender às novas necessidades.
Fatores que influenciam o TCO de um ERP
Diversos fatores podem impactar o TCO de um ERP. É essencial considerar esses fatores para obter uma estimativa precisa dos custos e garantir que o sistema escolhido seja sustentável a longo prazo.
A seguir, vamos tratar dos principais pontos sobre o tema!
Personalização
Sistemas ERP altamente personalizados podem exigir mais recursos e tempo para implementação, além de custos adicionais para manutenção.
Assim, quanto mais o sistema for ajustado às necessidades específicas da empresa, maior será o custo associado.
Integração
A necessidade de integrar o ERP com outros sistemas existentes pode aumentar os custos, especialmente se forem necessárias personalizações complexas para garantir uma integração fluida.
A integração pode exigir trabalho adicional de desenvolvimento e consultoria, que citamos anteriormente.
Crescimento da empresa
À medida que a empresa cresce, o ERP pode precisar ser ampliado para acomodar mais usuários e dados.
Esse crescimento pode resultar em custos adicionais para hardware, licenças e suporte.
Modularidade
Complementarmente, é importante analisar a questão de modularidade. Isso porque, alguns ERPs oferecem módulos adicionais que podem ser adquiridos conforme necessário.
A capacidade de adicionar módulos pode ser vantajosa, mas também pode aumentar o TCO à medida que a empresa expande suas operações.
Nível de suporte técnico
O custo do suporte técnico pode variar dependendo do nível de serviço contratado.
Serviços premium com resposta rápida e suporte dedicado geralmente têm custos mais altos, mas podem oferecer um valor adicional significativo para garantir a continuidade dos negócios.
Atualizações regulares
Sistemas que requerem atualizações regulares podem ter custos adicionais para manutenção e implementação de novas versões.
A frequência e o custo dessas atualizações devem ser considerados no cálculo do TCO.
Como o MXM-WebManager pode ajudar
A solução MXM-WebManager oferece ferramentas eficazes para ajudar sua empresa a controlar e otimizar os custos. O MXM-WebManager proporciona:
- Monitoramento de custos: acompanhe todos os custos relacionados ao ERP em tempo real, ajudando a identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos;
- Gerenciamento de recursos: melhore a eficiência operacional e reduza custos desnecessários, garantindo que os recursos sejam utilizados de forma eficaz;
- Relatórios detalhados: obtenha relatórios completos que ajudam na tomada de decisões informadas sobre o ERP, oferecendo uma visão clara do impacto financeiro do sistema.
Somos um verdadeiro parceiro das necessidades e dos objetivos da sua empresa. E, com a nossa plataforma, a sua empresa pode dar um salto de evolução com um ERP totalmente focado nas suas particularidades.
Conheça o MXM-WebManager e descubra como ele pode ser um aliado estratégico da sua gestão!
Conclusão
Compreender e calcular o TCO é essencial para garantir que sua empresa faça uma escolha informada sobre a adoção de um sistema ERP.
Para tanto, neste artigo, nós vimos como avaliar todos os custos envolvidos, desde a aquisição até a manutenção e expansão, sendo um passo a passo fundamental para garantir um investimento eficaz e sustentável.
E, por fim, destacamos os diferenciais da nossa solução: o MXM-WebManager, que oferece ferramentas poderosas para gerenciar e otimizar custos, ajudando sua empresa a maximizar o retorno sobre o investimento em ativos ou produtos.
