Saiba os 7 benefícios da utilização de um sistema de gestão de documentos

Todos os dias, uma empresa precisa lidar com inúmeros arquivos. São contratos para fechamento de vendas, dados pessoais de clientes, contas a quitar, documentação de funcionários, pedidos aos fornecedores, dentre outros. Para dar conta de tudo isso, é bom contar com um sistema de gestão de documentos.

Neste post, falaremos da importância da gestão eletrônica otimizada de arquivos e de 8 benefícios em contar com um sistema de armazenamento de documentos. Além disso, apresentaremos uma solução adequada às suas necessidades. Confira!

O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

Lidar com dezenas ou centenas de documentos diariamente não é uma tarefa tão fácil. Para não se perder em meio aos incontáveis papéis que circulam dentro de um negócio, é preciso ter capacidade de organização e muita disciplina. Por sorte, a tecnologia oferece uma mãozinha para simplificar esse processo: são os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos.

A solução vem ganhando destaque entre os gestores. Armazenando virtualmente os documentos da empresa, você consegue agilizar a rotina profissional. Assim, você pode guardar seus documentos na nuvem, em vez de ter arquivos em papel. Já pensou nas vantagens que isso traz para o seu negócio?

Gerir documentos significa sistematizar o armazenamento e a forma de consulta desses arquivos por parte dos colaboradores. Desse modo, é uma ação da qual todo empreendimento depende para manter suas informações e garantir fluidez em seus processos internos.

Tudo isso é especialmente importante para empresas que realizam um volume contínuo de operações, seja vendendo ou adquirindo produtos. Essas ações geram diversos registros, sendo que alguns deles devem ser devidamente guardados até mesmo para serem apresentados aos órgãos governamentais.

Dessa forma, investir na Gestão Eletrônica de Documentos é uma maneira de cumprir todas as formalidades exigidas e garantir segurança jurídica às operações da empresa. Com essa tecnologia, será mais fácil não apenas armazenar, mas também documentar os arquivos para consulta e envio rápidos, assim como para atender aos requisitos legais.

Quais são os benefícios?

Utilizando um bom sistema para automatizar seu armazenamento de documentos, você desfruta de uma série de vantagens, como as que apresentamos a seguir.

1. Redução de custos

Reduzir custos e despesas é a meta de qualquer gestor que quer elevar a eficiência da sua empresa, não é mesmo? Investindo em um sistema de gestão de arquivos, você atinge esse objetivo.

Ao abrir mão da papelada e adotar o armazenamento eletrônico, você pode riscar as altas despesas com impressão, papéis, toners, pastas e arquivos. Isso porque seus documentos ficarão guardados em uma plataforma virtual.

Caso seja necessário imprimir alguns deles, isso será feito sob demanda e as quantidades serão reduzidas. Substituindo a impressão pelos arquivos digitais, o meio ambiente também sai ganhando — lembre-se de que o consumidor moderno está de olho nas empresas que trabalham com compromisso ambiental!

2. Economia de espaço

Não é só financeiramente que você vai economizar adotando a gestão eletrônica! Chega de grandes arquivos empoeirados, centenas de pastas e documentos amontoados. A tecnologia ajudará também a economizar espaço, que pode ser usado para expandir a capacidade produtiva da empresa.

3. Segurança dos dados

Se a pessoa errada tem acesso aos seus documentos, você pode ficar sujeito a riscos. Além disso, documentos impressos podem ser facilmente rasgados, perdidos ou amassados, inviabilizando o seu uso.

Contando com um bom sistema de gestão de arquivos, sua empresa estará protegida desses incidentes. A segurança da informação é reforçada no software, e você pode permitir o acesso aos documentos apenas ao pessoal autorizado.

Além do controle de acesso, você ainda pode contar com os backups para manter cópias dos arquivos, evitando assim perder documentos importantes.

4. Aumento na produtividade

Já parou para pensar em quanto tempo você e seus colaboradores gastam procurando arquivos físicos? Já considerou que esse tempo desperdiçado poderia ser usado para dar atenção a tarefas mais importantes dentro da empresa?

Quando seus documentos estão salvos de forma eletrônica, eles ficam organizados da maneira como você preferir e podem ser acessados com poucos cliques. Utilizando as pastas e subpastas, você cria uma interface amigável e garante que será possível encontrar no sistema todos os documentos necessários.

5. Compartilhamento inteligente

No sistema eletrônico, você controla quem pode acessar os documentos. Assim, fica fácil compartilhar informações com sua equipe de colaboradores, seus clientes e até com parceiros; tudo de forma ágil e segura.

O compartilhamento também permite que os colaboradores acompanhem todas as etapas de um processo, sem a necessidade de estarem reunidos no mesmo espaço físico. Dados de compradores poderão ser consultados, facilitando o atendimento e aumentando a satisfação do cliente.

6. Acesso remoto

Não é nada agradável ter que revirar arquivos até encontrar o que você precisa, não é mesmo? Apostando na gestão eletrônica, os documentos que você salvou poderão ser acessados por meio da plataforma online, de qualquer lugar onde você estiver.

Agora, você não passará mais aperto caso precise de uma documentação e tiver esquecido o papel em casa! Automatizar o armazenamento aumenta a acessibilidade e diminui o tempo de busca por arquivos.

Além disso, um bom sistema de gestão de documentos proporciona o acesso remoto. Isso é especialmente importante para empresas que adotam a mobilidade corporativa como um dos seus pilares.

Com a pandemia do coronavírus, tal modelo de acesso se tornou ainda mais importante, já que muitos colaboradores passaram a trabalhar em regime home office.

7. Disponibilidade e flexibilidade

Um bom sistema de gestão tem grande foco na digitalização de arquivos e documentos diversos. Desse modo, bastam alguns cliques para que os colaboradores consigam acessá-los.

Isso também gera mais flexibilidade para a empresa, uma vez que ela não precisará manter estruturas físicas robustas para o simples armazenamento de documentos impressos.

Por que usar a solução da MXM?

Um sistema de gestão integrado como o ERP (Enterprise Resource Planning) já é figurinha carimbada em empresas de diferentes segmentos. Dessa forma, investir em um programa que seja igual a todas as outras opções existentes no mercado não é exatamente uma vantagem competitiva.

Foi por isso que a MXM decidiu apostar na inovação e desenvolver uma solução inteiramente própria: o MXM-WebManager. Ele é o resultado de toda a evolução do antigo sistema de gestão da empresa, com funcionalidades inéditas em relação aos ERPs tradicionais. Além disso, a ferramenta disponibiliza backup e armazenamento em servidores em nuvem.

Isso porque o WebManager é um portal web unificado, inteiramente dedicado à entrega de serviços, gestão de processos e gerenciamento de documentos. Ele é uma suíte diversificada de aplicativos, operando por meio de uma interface intuitiva e amigável para seus usuários.

Ao adquirir essa solução, os clientes passam a contar com ferramentas de alto nível para o gerenciamento do negócio. Além disso, o WebManager é totalmente adaptado à legislação nacional — por se tratar de uma solução digital SOX Compliance. O software é, então, adequado aos principais mecanismos de auditoria e segurança definidos pela chamada Lei Sarbanes-Oxley.

Como pudemos ver no artigo, o MXM-WebManager é uma solução de alto nível para quem procura um sistema de armazenamento de documentos. Os seus diversos módulos fornecerão informações embasadas para fomentar decisões mais embasadas. Além disso, o sistema opera na nuvem.

E aí, se interessou pela possibilidade de contar com o MXM-WebManager? Então, entre em contato conosco para saber mais sobre ele!

---

Ficou interessado? Quer saber mais sobre o assunto? Então, clique no banner abaixo e faça o download gratuitamente! Acompanhe neste e-book as respostas para dúvidas recorrentes a respeito da migração para nuvem e sua confiabilidade. Não fique de fora: