Um dos pilares da gestão eficiente das finanças é a organização de uma rotina de contas a receber. É isso, no fim das contas, que garante o fluxo de caixa e a sustentabilidade da organização.
Só que, para compreender como funciona esse trabalho diário, é fundamental aprender como otimizar os processos, reduzir inadimplências e melhorar a lucratividade como um todo.
E, ao longo deste artigo, exploraremos a importância das contas a receber, destacar as melhores práticas para que o departamento seja mais eficiente e, depois, vamos mostrar como a tecnologia pode qualificar ainda mais o setor. Boa leitura!
O que são contas a receber?
Contas a receber são os valores que uma empresa tem a receber de seus clientes pela venda de produtos ou serviços.
Vale já adiantar que esses valores ficam sob a responsabilidade do setor financeiro, e representam uma parte essencial do fluxo de caixa, garantindo que a empresa tenha recursos para manter suas operações, investir em crescimento e pagar suas obrigações.
Não à toa, a gestão eficiente das contas a receber é crucial para evitar problemas de liquidez e manter a saúde financeira da organização.
Quais são as atividades da rotina do contas a receber?
A rotina de contas a receber envolve uma série de atividades para garantir que os pagamentos sejam recebidos de maneira eficiente e dentro dos prazos estabelecidos.
Vamos explorar cada uma dessas atividades a seguir, confira!
Emitir faturas, notas, boletos e outros documentos
A emissão de documentos de cobrança é o primeiro passo na rotina de contas a receber. Isso inclui a geração de faturas, notas fiscais e boletos bancários, que formalizam a venda e especificam os valores devidos pelos clientes.
Hoje em dia, empresas podem contar com soluções digitais, como um ERP Cloud, para gerar faturas automaticamente após a conclusão de um projeto, enviando-as diretamente ao cliente via e-mail.
Veja também: NFP-e: Saiba o que é, quais os benefícios e como emitir
Fazer a conciliação bancária
A conciliação bancária é o processo de conferir os registros internos de recebimentos com os extratos bancários, garantindo que todos os valores devidos foram corretamente recebidos e registrados.
Essa atividade serve para identificar discrepâncias e resolver problemas de forma proativa, além de evitar impactos negativos no fluxo de caixa.
Verificar o crédito dos recebimentos
Antes de finalizar uma venda ou prestação de serviço, é importante verificar a capacidade de pagamento do cliente. Isso ajuda a reduzir o risco de inadimplência e garante que a empresa está se envolvendo com clientes confiáveis.
Dessa maneira, a análise de crédito eficaz reduz as chances de inadimplência, protegendo o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa.
Cobrar e acompanhar os pagamentos
A arte da cobrança envolve o envio de lembretes aos clientes a respeito de suas obrigações de pagamento, seja por meio de e-mails, telefonemas ou mensagens. Isso tudo, de maneira harmoniosa para não gerar atritos desnecessários.
Até por isso, o acompanhamento contínuo garante que os pagamentos sejam feitos no prazo e permite a identificação rápida de possíveis problemas. E cobranças eficientes aumentam a taxa de recebimento pontual, melhoram o fluxo de caixa, reduzem a necessidade de recorrer a crédito adicional e mantêm a boa relação com os clientes.
Negociar acordos de pagamento
Em alguns casos, os clientes podem enfrentar dificuldades financeiras e precisar de prazos adicionais ou condições de pagamento diferenciadas.
Com isso, a rotina de contas a receber pode envolver esses intervalos de negociação para chegar a acordos que promovem o bom relacionamento entre as partes — e também garante o recebimento dos valores devidos.
Lembre-se de que negociações bem-sucedidas ajudam a recuperar valores que poderiam ser perdidos, mantendo a satisfação do cliente e a estabilidade financeira da empresa.
Gerenciar os inadimplentes
Lidar com clientes inadimplentes é um desafio inevitável. Portanto, é essencial ter uma estratégia clara para a cobrança desses débitos, que pode incluir desde negociações até ações legais, se necessário.
Um gerenciamento eficaz dos inadimplentes minimiza perdas financeiras e mantém a disciplina de pagamento dos clientes.
Além disso, uma gestão proativa e estruturada dos inadimplentes reduz as perdas com dívidas não pagas e melhora a previsibilidade do fluxo de caixa.
Como organizar a rotina de contas a receber? Confira 8 dicas!
Que tal, agora, aplicarmos mais eficiência operacional ao seu departamento? Confira quais são as nossas dicas e, em seguida, entenda como essas ações podem ajudar na rotina de contas a receber:
- Fazer o planejamento financeiro do setor
- Criar maneiras de otimizar o fluxo de caixa
- Adotar estratégias para reduzir a inadimplência
- Buscar formas eficientes de cobrança
- Criar incentivos financeiros para os clientes
- Investir na análise dos indicadores financeiros
- Fazer a gestão de riscos do setor
- Usar tecnologias na gestão e automação financeira
1. Fazer o planejamento financeiro do setor
O planejamento financeiro é a base para uma gestão eficiente das contas a receber. Isso porque, ele envolve a definição de metas, a previsão de receitas e a alocação de recursos para garantir que todas as atividades do setor sejam executadas de maneira eficiente.
Por exemplo: você pode estabelecer um calendário de emissão de faturas e cobrança, prevendo períodos de maior e menor fluxo de caixa. Isso ajuda a empresa a se preparar melhor para as variações financeiras ao longo do ano.
2. Criar maneiras de otimizar o fluxo de caixa
Criar maneiras de otimizar o fluxo de caixa envolve adotar práticas que garantam a entrada regular de recursos e evitem períodos de escassez.
Uma boa ideia consiste em oferecer descontos para pagamentos antecipados e, assim, incentivar os clientes a pagarem antes do prazo, melhorando a liquidez da empresa.
3. Adotar estratégias para reduzir a inadimplência
Isso pode ser feito a partir de uma análise de crédito rigorosa, definição de políticas claras de pagamento e do monitoramento constante dos prazos de vencimento.
Lembre-se, apenas, de ter um processo de avaliação de crédito para novos clientes e reavaliá-lo periodicamente para identificar riscos e tomar medidas preventivas.
4. Buscar formas eficientes de cobrança
A cobrança eficiente é fundamental para garantir que os pagamentos sejam recebidos no prazo. Vale a pena, então, utilizar diversas formas de cobrança, como e-mails, telefonemas e sistemas automatizados para aumentar as chances de sucesso.
Inclusive, estabelecer lembretes automáticos de pagamento pode reduzir a necessidade de intervenções manuais e garantir que os clientes não esqueçam de suas obrigações financeiras.
5. Criar incentivos financeiros para os clientes
Incentivar os clientes a pagarem em dia ou antecipadamente pode ser uma excelente estratégia para melhorar o fluxo de caixa.
Isso pode ser feito oferecendo descontos, bônus ou outras vantagens financeiras — como 5% de desconto em pagamentos realizados antes do vencimento.
6. Investir na análise dos indicadores financeiros
A análise dos indicadores financeiros permite que a empresa monitore sua performance e tome decisões baseadas em dados concretos.
Indicadores como o índice de inadimplência, o prazo médio de recebimento e o valor total das contas a receber são essenciais para isso.
Consequentemente, monitorar o prazo médio de recebimento pode ajudar a identificar atrasos e tomar medidas corretivas para acelerar o processo de cobrança.
7. Fazer a gestão de riscos do setor
Gerenciar os riscos associados às contas a receber é fundamental para garantir a estabilidade financeira da empresa. Isso inclui:
- Análise de crédito;
- Diversificação da base de clientes;
- Implementação de seguros de crédito.
8. Usar tecnologias na gestão e automação financeira
A tecnologia pode transformar a gestão de contas a receber, automatizando processos e melhorando a eficiência. Sistemas de gestão integrados permitem um controle mais preciso e reduzem a chance de erros.
Com isso, ao utilizar um software de gestão financeira que automatize a emissão de faturas, a conciliação bancária e o envio de lembretes de cobrança pode liberar tempo para a equipe se concentrar em outras atividades estratégicas.
Leia também: Sistema de gestão ERP: Saiba como funciona esse tipo de solução
É esse um dos focos principais do nosso artigo, inclusive, já que podemos qualificar ao máximo a sua rotina com o sistema ERP MXM-WebManager, uma solução integrada que otimiza a rotina de contas a receber, garantindo eficiência e praticidade.
Nossas ferramentas permitem que você aprove pagamentos, gere relatórios na nuvem e analise os históricos de clientes antes de aprovar as vendas. Isso tudo, dentro de uma plataforma 100% web e na nuvem, eliminando a necessidade de manutenção de infraestrutura.
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Conclusão
Organizar uma rotina eficiente de contas a receber é crucial para a sustentabilidade financeira das empresas.
E, ao longo deste artigo, demonstramos a importância de práticas como planejamento financeiro, otimização do fluxo de caixa, redução da inadimplência e uso de tecnologias para tornar o processo mais seguro e eficiente.
Implementar essas estratégias ajuda a garantir a saúde financeira da sua empresa e também melhora a lucratividade e a previsibilidade do fluxo de caixa.
Conte, para isso, com um sistema como o ERP MXM-WebManager, que pode potencializar essas práticas, automatizando processos e proporcionando um controle mais preciso e eficiente.
