Você já ouviu falar em BPMN? A metodologia para modelar processos visualmente é uma padronização que facilita e agiliza a elaboração de um BPM dentro da empresa.
Se essa metodologia é o que você precisa para melhorar o trabalho em equipe, identificar problemas produtivos e aumentar a inteligência na gestão de processos e pessoal dentro da empresa, fique de olho neste post!
Nele, vamos discutir o que é essa notação padronizada, quais são seus elementos principais e quais são os benefícios que ela pode trazer a uma empresa. Vamos lá?
O que é BPMN?
A notação BPMN (Business Process Modeling Notation) é uma metodologia de modelagem de processos de negócios que demonstra de forma visual a sequência de execução de um processo — seja ele simples ou complexo — aplicando simbologia específica, intuitiva e de fácil aprendizagem e interpretação.
A ideia é que essa notação evidencie seus fluxos informativos e de trabalho para torná-los claros, consistentes e padronizados. A maior importância nessa metodologia está na visualização completa que permite perceber falhas, redundâncias e excessos em processos e promover sua correção e melhoria.
Ela dá uma visão completa das integrações internas e externas dos processos de negócios, possibilitando sua otimização. É composta por quatro grupos de elementos, cada qual com uma função específica, que, em conjunto, representam as entradas, processamentos e saídas dos processos e esclarecem quais são seus atores.
Qual é a diferença entre BPMN, BPMS e BPM?
Essas siglas podem confundir um diretor ou empreendedor quando ele começa a adotar ferramentas e metodologias de otimização, mas é bem simples separar as três.
O primeiro conceito que você precisa pesquisar mais a fundo é o Business Process Management ou BPM. Esse framework de gestão foi criado para dar mais inteligência aos processos operacionais e de projetos dentro da empresa, gerando formas padronizadas de organizar, estruturar e visualizar fluxos de trabalho — desde processos simples até os mais complexos.
Como o sucesso dessa estratégia depende bastante do visual (com fluxos padronizados e bem arquitetados para visualização rápida e identificação de processos e oportunidades), o conceito de BPM evolui para definir símbolos e figuras universais — que pudessem colocar todos os profissionais na mesma página independentemente de especialidades e backgrounds. Essa é a notação BPMN.
Por fim, o mercado naturalmente se adaptou aos benefícios que o BPM e a BPMN trouxeram para negócios, e novas soluções tecnológicas surgiram para automatizar e facilitar ainda mais a elaboração de fluxos de processos de negócio.
O resultado foi o aparecimento das BPMS ou Business Process Management Suites. São softwares, ferramentas e sistemas que já incluem essa metodologia de gerenciamento em sua programação para facilitar o trabalho do gestor e a participação de toda a equipe.
Como é feita a notação BPMN?
A ideia do BPMN em geral é simplificar a gestão de processos tornando-os mais visuais e intuitivos para toda uma equipe multidisciplinar que contribua com a colaboração e evolução de projetos, etapas produtivas etc.
Para isso, esse framework de modelagem de processos é padronizado. Veja como esses objetos foram divididos de forma a facilitar a implementação e a leitura de grandes fluxos orgânicos de trabalho:
Objetos de fluxo
São elementos gráficos incluídos no organograma que demonstram o comportamento do processo divididos em:
- atividades — representa o trabalho que é realizado em tarefas e subprocessos. As tarefas são simbolizadas por quadrados, e os subprocessos por quadrados contendo uma pequena cruz no canto inferior do símbolo;
- decisões — indica os pontos de decisão do processo, que juntarão ou dividirão trajetos, simbolizados por losangos;
- eventos — demonstra ocorrências/acontecimentos que afetam o fluxo do processo, simbolizados por um círculo.
Objetos de conexão
São as linhas que conectam símbolos e demonstram o tipo de conexão existente entre objetos de fluxo, bem como o sentido de produção. Podem ser divididos em:
- associação — faz a conexão entre artefatos e objetos de fluxo. Símbolo: linha pontilhada;
- fluxo de mensagens — indica quais mensagens fluem entre objetos de fluxo. Símbolo: linha tracejada com círculo aberto no início e seta aberta no final;
- fluxo de sequência — mostra a ordem de execução das atividades. Símbolo: linha cheia com uma seta na ponta.
Swim lanes
As swim lanes organizam as atividades em categorias visuais separadas e funcionam como um contêiner para os objetos de fluxo. São padronizadas assim:
- Piscina (Pool) — é o espaço delimitado no qual são desenhados os elementos representativos do processo. São usados quando o processo envolve dois ou mais participantes. Distingue as atividades que são realizadas por cada parte envolvida;
- Raia (Lane) — é a subdivisão de uma piscina. Representa os papéis, áreas e responsabilidades no processo.
Artefatos
São objetos utilizados para representar as entradas e saídas de uma atividade e para agregar informações ao processo. São eles:
- objetos de dados — é um conjunto de informações que transita entre atividades. Símbolo: página com a ponta dobrada;
- anotações — fornece informações adicionais de uma atividade. Símbolo: texto marcado com uma borda lateral;
- grupos — tem a finalidade de documentação ou análise. Símbolo: retângulo com bordas arredondadas e linha tracejada.
Quais são os principais benefícios da notação BPMN?
Agora que você entendeu melhor o conceito de gerenciamento de processos e como funciona a notação visual desse framework, falta apenas conversar um pouco sobre o que você ganha adotando esse tipo de metodologia. Veja as suas vantagens:
Redução de custos
Ter uma visão completa de processos de negócio, como eles se interagem e o fluxo que seguem facilita muito na hora de o gestor buscar por gargalos e desperdícios, seja de tempo ou recursos.
Aumento da lucratividade
Redesenhar processos com uma visão completa sobre eles não ajuda apenas a economizar na ponta produtiva, mas também potencializa seus lucros no fim dessa cadeia: na entrega para o cliente. Processos otimizados custam menos para a empresa, e esse custo pode ser repassado como um diferencial de mercado para o seu público.
Viabilização da automação de processos complexos
Dependendo da complexidade de certos projetos e processos empresariais, o próprio crescimento da empresa pode se tornar um peso na sua agilidade para se adaptar ao mercado.
A BPMN ajuda a visualizar oportunidades de automação em cada etapa produtiva. Somando pequenas otimizações, você tem no fim uma empresa lean, flexível e que não perde tempo para transformar suas próprias ideias.
Maior transparência
Essa visão geral, automatizada e simplificada de processos de negócio contribui para uma relação mais direta entre causas e consequências. O fluxo fica mais fácil de monitorar, o que garante controle, segurança e conformidade das atividades e resultados dos processos.
Melhoria na comunicação intersetorial
Como chegamos a citar, a colaboração é um ponto alto da BPMN. Com a padronização de processos e a relação entre eles, é fácil para profissionais de qualquer um dos departamentos (ou até terceirizados) entender seu papel naquele fluxo e como trabalhar para alcançar os próximos passos — principalmente com quem ele deve se comunicar para agilizar o trabalho de todos.
Ou seja, o desenho de projetos visualmente utilizando BPMN é uma forma de facilitar a vida de todos os colaboradores dentro de uma empresa: facilita a sua gestão, incentiva inovação e colaboração, além de colocar todos na mesma página em direção a objetivos comuns. Tudo isso com mais otimização, economia e produtividade na sua empresa.
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