SOX Compliance: importância da Lei Sarbanes-Oxley na governança corporativa

Já há alguns anos, o compliance fiscal é uma necessidade em empresas de diferentes portes — algo que se tornou ainda mais importante com a instituição da Lei Sarbanes-Oxley. Por isso, muito se diz, atualmente, sobre a SOX Compliance.

E sua empresa deve ficar atenta às eventuais necessidades de ajustes e adaptações a fim de estar em concordância com a lei vigente.

Por isso, este post é de suma importância para o seu negócio. Siga com a leitura abaixo, e aprenda conosco tudo sobre o assunto!

O que é SOX Compliance?

SOX Compliance é o processo pelo qual uma empresa deve atender para estar em conformidade com as exigências da Lei Sarbanes-Oxley (SOX).

A lei em questão foi promulgada nos Estados Unidos, mas estabelece padrões de transparência e responsabilidade para empresas de capital aberto no geral.

Além disso, contém uma série de questões focadas na proteção contra fraudes contábeis e em práticas contábeis inadequadas para empresas públicas.

Ou seja: a conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley é fundamental, pois ajuda a manter a confiança dos investidores, promovendo a transparência e a responsabilidade corporativa. 

Além disso, o descumprimento das regras pode resultar em penalidades financeiras e até mesmo responsabilidade criminal para os executivos envolvidos. 

Portanto, a conformidade com a SOX é valiosa para a boa governança e reputação das empresas.

O que diz a Lei Sarbanes-Oxley (SOX)?

A lei surgiu após um acontecimento que seria “o grande divisor de águas na história da sociedade dos Estados Unidos”, segundo o economista norte-americano Paul Krugman.

Foi em 2002, quando a Enron (multinacional do setor elétrico) faliu e levou consigo os fundos de pensão dos seus colaboradores e de outros investidores da mesma categoria.

O rombo, decretado pela própria empresa, foi de US$ 1,5 bilhão. Para conter os efeitos dessa derrocada, maquiada por anos por meio de manobras nos balancetes, foi criada a Lei Sarbanes-Oxley cuja principal exigência é a criação de mecanismos de auditoria e segurança confiáveis dentro das empresas. 

O impacto da Lei SOX no Brasil foi a inspiração para a Lei Anticorrupção. Qualquer empresa que opere na bolsa americana, precisa obedecê-la. Portanto, sua grande finalidade é garantir a transparência da gestão empresarial e diminuir os riscos.

Quem deve estar em conformidade com a SOX?

A Lei Sarbanes-Oxley (SOX) foi promulgada para garantir a transparência e a responsabilidade das empresas de capital aberto nos Estados Unidos. Portanto, os principais atores que devem estar em alinhamento com o SOX Compliance são:

• Empresas de capital aberto — aquelas que têm ações negociadas em bolsas de valores nos Estados Unidos, ou que estão registradas na SEC (Comissão de Valores Mobiliários dos Estados Unidos);
• Subsidiárias de empresas de capital aberto também podem precisar estar alinhadas com a SOX Compliance, dependendo da relação com a empresa-mãe e das práticas de divulgação;
• Auditores que trabalham com empresas de capital aberto devem seguir os requisitos da SOX relacionados a auditorias externas e independentes;
• Executivos de alto nível, como o CEO e o CFO, têm responsabilidade direta por assegurar a conformidade com a SOX. Eles devem certificar que os relatórios financeiros são precisos e que os controles internos estão em vigor.

Além dessas categorias, qualquer pessoa ou entidade que tenha envolvimento com a preparação de relatórios financeiros ou controles internos para empresas de capital aberto pode ser afetada pela SOX.

Quais são os requisitos para conformidade com a SOX?

Os requisitos para conformidade com a SOX incluem várias áreas-chave que as empresas de capital aberto devem atender. Vamos explorá-las, a seguir, para que você entenda o tamanho da importância da SOX Compliance atualmente:

• Empresas devem estabelecer e manter controles internos eficazes sobre relatórios financeiros. Isso significa implementar processos e sistemas para garantir a precisão e integridade dos dados financeiros;
• CEO e CFO devem certificar a precisão dos relatórios financeiros trimestrais e anuais, bem como a eficácia dos controles internos. Eles também devem declarar que revisaram os relatórios e não encontraram omissões ou declarações enganosas;
• Auditores externos independentes devem revisar os controles internos e relatórios financeiros. Esses profissionais devem ser rotacionados periodicamente para garantir sua independência;
• Qualquer alteração significativa nos controles internos ou na equipe de auditoria deve ser divulgada aos investidores. Isso inclui mudanças nas práticas contábeis ou em membros-chave da equipe de governança;
• Medidas de proteção aos denunciantes (whistleblowers), fazendo com que as empresas criem canais para denúncias internas e protejam os funcionários que apontem possíveis irregularidades;
• Estabelecimento de políticas rigorosas de controle de acesso a dados financeiros sensíveis, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a esses dados.
• Conservação de documentos por períodos específicos para permitir auditorias e revisões.

A conformidade com a lei, como vimos, é fundamental para garantir a transparência e a responsabilidade das empresas de capital aberto, promovendo a confiança dos investidores e a estabilidade do mercado financeiro.

Quais são as principais sessões da Lei SOX?

Evidentemente, a Lei SOX é complexa. Porém, ela pode ser resumida nas suas principais seções, que são as seguintes:

• Seção 302: demanda que a alta gestão da empresa, normalmente CFOs e CEOs, aprovem todas as demonstrações financeiras, além dos mecanismos de eficácia e controle internos;
• Seção 401: todas as demonstrações financeiras apresentadas pela organização e publicadas por emissores devem ser livres de qualquer informação incorreta. Elas devem também mencionar todas as transações, passivos e obrigações;
• Seção 404: a empresa deve publicar todas as informações sobre seu escopo e a estrutura de controle interno para relatórios financeiros, por meio de emissores. Essa sessão é um dos maiores incentivadores aos sistemas de gestão;
• Seção 409: os emissores devem informar o público, com urgência, sobre qualquer mudança significativa que ocorra na condição financeira da organização. É importante que essas informações sejam simples de entender e com o apoio de gráficos para facilitar a absorção de forma visual;
• Seção 802: fala sobre as punições, como multas e até 20 anos de prisão para destruição, falsificação, alteração ou ocultação dos registros, sempre que houver o objetivo de afetar uma investigação legal. Contadores que violarem os requisitos de manutenção de documentos por 5 anos, podem também ser punidos com multa ou prisão.
• Seção 906: também inclui penalidades quando ocorre a certificação de relatórios fraudulentos. Como essas infrações são mais graves, a penalidade pode ser pagar mais de US$ 5 milhões ou cumprir 20 anos de prisão.

Qual é a importância da Lei Sarbanes-Oxley para o compliance de uma empresa?

Apesar de ter sido estabelecida inicialmente nos Estados Unidos, a Lei SOX não afeta apenas empresas que atuam lá. Isso porque qualquer instituição que atue no mercado de ações norte-americano ou que deseje se registrar na SEC (Securities and Exchange Commission), precisa se adequar à Lei Sarbanes-Oxley.

Como exemplo de empresas brasileiras que têm de se sujeitar à SOX, temos organizações tão diversas como a Petrobrás, a Ambev e companhias de aviação e telefonia.

Os objetivos da lei se aplicam a diferentes normas relacionadas à conformidade empresarial (ou compliance). Ela estabelece a proteção aos acionistas, exigindo o aprimoramento dos controles financeiros internos dentro das organizações.

Ela aplica exigências de governança corporativa e ajuda a coibir abusos por meio da implementação de mudanças efetivas e sustentáveis. 

Tudo isso ajuda a aumentar a transparência das informações geradas pelas empresas e exigir responsabilidade por parte dos executivos em relação a atividades duvidosas.

Como a Lei SOX ajuda a governança corporativa?

Caso você conheça um pouco sobre governança corporativa, deve ter percebido que existe muito em comum entre o assunto e a Lei SOX. Os maiores princípios de governança giram em torno de transparência, responsabilidade, prestação de contas e equidade, bastante semelhante àquilo que a Lei fala.

A partir das principais seções que destacamos acima, os efeitos da Lei ficam ainda mais claros. Por exemplo: a diretoria das empresas passa a ter um papel ainda mais importante na exatidão dos relatórios, já que a punição é bem forte nesse sentido.

Existem, ainda, os impactos indiretos da Lei SOX na governança. Um ótimo exemplo é na tomada de decisões. A Lei obriga a alta gestão a controlar melhor os relatórios financeiros, levando a decisões com mais embasamento na realidade financeira e menos na especulação.

A SOX também ajuda no controle da empresa em si, pois ela demanda que as organizações sejam totalmente capazes de rastrear essas informações. O objetivo da lei é encontrar qualquer fraude ou desvio de conduta. Na prática, as empresas têm ainda mais formas de identificar riscos ao caixa.

Por fim, a própria governança passa a se tornar um requisito. Para organizações que operam no mercado de ações, os papéis da marca são mais valiosos, pois os investidores entendem que a empresa é mais segura.

Quais são os benefícios de um software de conformidade em uma auditoria da SOX?

Um software de conformidade em uma auditoria da SOX pode trazer inúmeros benefícios para as empresas, tornando o processo mais eficiente e eficaz.

Primeiro, por conta da possibilidade de automação de processos. O software automatiza tarefas rotineiras e repetitivas, como a coleta e organização de dados, o que permite aos profissionais de auditoria e conformidade se concentrar em análises mais complexas.

Além disso, esse mesmo processo ajuda a reduzir o risco de erros humanos, aumentando a precisão e a confiabilidade das informações financeiras. O que também possibilita a vantagem de fazer um monitoramento contínuo — e em tempo real — dos controles.

Em geral, os softwares oferecem ferramentas para acompanhar os requisitos de conformidade específicos da SOX Compliance, o que garante às empresas mais meios eficientes de estar em dia com os regulamentos. 

E são soluções que armazenam todos os documentos de conformidade em um local centralizado, facilitando o acesso e a revisão.

Assim, sua empresa também ganha em transparência e rastreabilidade para o processo de auditoria, além de poder identificar e avaliar riscos em seus processos de controle interno, permitindo a implementação de medidas preventivas para mitigar esses riscos.

Ou seja: vantagens múltiplas e que têm tudo para somar à eficiência operacional do seu negócio, e não apenas para manter-se em conformidade com a lei.

Como escolher uma solução digital que se adeque à lei?

Para garantir que seus processos estejam alinhados às práticas exigidas pela legislação, é importante investir em um software de gestão integrada que atenda aos parâmetros da Lei Sarbanes-Oxley (SOX).

Por exemplo: o MXM-WebManager é uma solução que cumpre esses requisitos, oferecendo um portal web unificado para entrega de serviços. Além disso, a nossa plataforma de gestão é completa e concentra diversas funcionalidades, incluindo módulos ERP tradicionais que facilitam o fluxo de informações em sua empresa. 

Módulos como Estoque e Orçamento se destacam, também, por proporcionarem agilidade nas rotinas empresariais. Mas, em geral, ao utilizar essa ferramenta, os gestores ganham acesso a ferramentas essenciais para a administração do negócio, independentemente do setor de atuação.

Se você deseja automatizar seus processos, cumprir a legislação e evitar retrabalho, o MXM-WebManager é a solução ideal. Lembrando que a Lei Sarbanes-Oxley surgiu em um momento crítico nos Estados Unidos e demonstrou que nenhuma grande empresa está acima das boas práticas de compliance.

Portanto, ao adotar um software de alta qualidade, você pode adequar seus negócios às exigências da legislação e proteger a sua empresa.

Entre em contato conosco para conhecer o MXM-WebManager e outras soluções da MXM Sistemas!

Conclusão

A Lei Sarbanes-Oxley (SOX) estabeleceu padrões rigorosos de conformidade para empresas de capital aberto, promovendo a transparência e a responsabilidade corporativa. 

Para garantir que sua empresa esteja em conformidade com essas exigências, é fundamental adotar soluções de software específicas, como o MXM-WebManager, que oferece uma plataforma completa de gestão integrada alinhada às normas da SOX Compliance.

Com o MXM-WebManager, você tem acesso a uma série de recursos, como a automatização de processos, a precisão e a confiabilidade dos dados financeiros, bem como o monitoramento contínuo em tempo real, tornando a auditoria mais eficiente e eficaz. 

Além disso, a nossa solução facilita o armazenamento centralizado de documentos de conformidade e a identificação e avaliação de riscos em controles internos, permitindo a implementação de medidas preventivas.

A escolha de uma solução digital adequada, como o MXM-WebManager, pode agilizar as rotinas empresariais, aprimorar a governança e proteger sua empresa contra riscos legais e financeiros, tudo enquanto mantém os processos em conformidade com a Lei SOX. 

Para uma abordagem eficiente e segura, entre em contato conosco para conhecer nossas soluções da MXM Sistemas!

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