Integração de sistemas: o que é e como funciona? Entenda!

Empresas modernas utilizam um grande conjunto de soluções tecnológicas para a execução de rotinas operacionais com alto padrão de qualidade. No entanto, conforme o empreendimento cresce, a infraestrutura de TI passa a ter um grau de complexidade maior, o que pode gerar gargalos na gestão de recursos e dificultar a busca por processos mais eficazes.

Nesse sentido, a integração de sistemas pode ser vista como uma alternativa para quem pretende criar um fluxo de trabalho mais simples e otimizado. A criação de um ambiente digital altamente integrado é uma necessidade do mercado atual.

Em um empreendimento com uma cadeia operacional mais integrada, é possível tornar processos mais eficazes, eliminar gargalos operacionais e diminuir os índices de erros. Ficou curioso e quer saber mais sobre o tema? Então confira neste post como a integração de sistemas pode impactar o seu negócio!

O que é integração de sistemas?

De forma resumida, integração de sistemas é a ação de fazer com que diferentes plataformas e ferramentas digitais consigam interagir entre si de modo automatizado. Em outras palavras, é o ato de inserir um dado em um determinado software e fazer com que, automaticamente, ele seja enviado para outro sistema, evitando retrabalho, inconsistências de informações e otimizando o tempo das equipes.

Um exemplo básico, no contexto do setor de atendimento de uma empresa, é o caso de um cliente que entra em contato com o SAC, fornece uma informação durante o atendimento e a informação fica registrada na URA.

Graças à integração de sistemas, quando a ligação for transferida a um atendente humano, ele terá todos os dados deste cliente diretamente na tela de seu CRM, o que economizará tempo e energia de todos os envolvidos.

Em geral, a integração de sistemas é necessária nos seguintes contextos:

• atualização ou troca de sistemas e tecnologias;
• necessidade de aumento da produtividade;
• processos de transformação drásticos para melhorar a resposta aos seus clientes;
• melhora na qualidade do atendimento e reputação no mercado;
• atendimento em novos canais.

Por fim, é correto afirmar que a integração de sistemas é o processo pelo qual uma companhia aprende a introduzir especificações e critérios em seus procedimentos e ferramentas para atender às necessidades e satisfazer todos os seus consumidores simultaneamente. Assim, economiza-se custos, tempo e esforços.

Veja também: O que é uma integração ERP?

Por que integrar sistemas?

Empresas devem garantir que os seus sistemas conversem entre si, de tal forma que setores diferentes possam trocar dados, serem mais produtivos e terem rotinas com um número de conflitos menor. Assim, as informações circularão com maior rapidez, tornando a execução de serviços mais ágil.

Além disso, vivemos em tempos de alta competitividade, devido aos impactos da transformação digital na sociedade. A forte presença tecnológica na vida das pessoas, trazendo facilidades para problemas do cotidiano, tem afetado a forma como nos comunicamos, adquirimos conhecimento e consumimos.

Basicamente, estamos na era do consumo 4.0, onde basta ter um smartphone com acesso à internet para comprar qualquer produto, de qualquer empresa, em qualquer lugar do mundo.

Dado o contexto, fazer a integração de sistemas é trazer a empresa para essa nova realidade, aumentando o seu potencial competitivo e a colocando em uma posição justa diante de seus principais concorrentes. Afinal, todas as empresas que têm perspectiva sobre o atual cenário do mercado, sem dúvidas, já integram seus sistemas e usufruem dos benefícios da inovação.

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Quais os desafios da integração de sistemas?

Na maioria dos casos, o grande desafio para integrar sistemas é o crescimento do negócio dentro de uma cultura que não priorize a transformação digital. À medida que a demanda aumenta e a organização se expande, o fluxo de dados cresce exponencialmente.

Para lidar com as questões implícitas à essa nova realidade, os gestores adquirem softwares e ferramentas digitais para automatizar processos. O problema é que, se os sistemas não forem integrados desde o começo, a tendência é que inconsistências de dados, falhas de produtividade e perda de qualidade das informações comecem a aparecer somente no futuro, quando os danos forem drásticos o suficiente para causar prejuízos à organização.

Dito isso, o ideal é que a empresa adote uma cultura alinhada à tecnologia desde os seus primeiros passos. No entanto, nunca é tarde para trazer transformação digital aos negócios, principalmente no mercado moderno.

Como a integração de sistemas funciona?

A integração de sistemas é uma técnica que promove uma grande melhoria no desempenho e na organização das operações de um negócio. Ela pode ser promovida buscando a redução de custos, diminuição da burocracia e eliminação de gargalos operacionais.

Além disso, a integração de soluções permite a criação de rotinas com maior comunicação, colaboração entre profissionais e um alinhamento mais amplo de estratégias.

Para permitir que as soluções de TI sejam empregadas para a circulação de informações entre vários setores, gestores podem implementar diversas técnicas. O uso de plataformas de cloud computing e APIs, por exemplo, simplifica a criação de interfaces de comunicação e amplia a capacidade da empresa escalar os recursos sempre que for necessário.

Ao migrar os sistemas para a nuvem, as comunicações ganharão maior segurança e confiabilidade. A troca de dados será feita em ambientes isolados e o gestor poderá distribuir melhorias automaticamente a todos os usuários.

Já o uso de APIs (Application Programming Interface, ou Interface de Programação de Aplicativos, em português), agiliza a adaptação de sistemas para um ambiente em que a troca de informações seja constante.

As APIs são interfaces de comunicação que podem ser utilizadas por aplicativos para a requisição de informações, modificação de dados ou apenas comunicação entre softwares. Elas podem ser implementadas facilmente, ampliando a quantidade de funções que um software possui e permitindo a criação de serviços com maior integração.

Quais são as vantagens dessa abordagem operacional?

A integração de sistemas causa um grande impacto no funcionamento do negócio. Rotinas são otimizadas e processos passam a ser feitos com maior colaboração entre profissionais de vários setores. Veja a seguir as principais vantagens dessa abordagem.

Redução de custos

A eliminação de gargalos operacionais causa a diminuição contínua dos custos orçamentários de processos corporativos. Nesse sentido, gestores de TI podem investir na integração de sistemas para criar fluxos de trabalho mais simples, automatizados e com menor grau de retrabalho.

Consequentemente, a empresa poderá executar as suas atividades com um nível menor de retrabalho, tornando projetos e serviços mais econômicos.

Melhoria na performance

 Ter uma cadeia operacional de alta performance é fundamental para que a empresa consiga atender com maior capacidade os seus clientes e parceiros do segmento comercial.

Nesse sentido, ambientes corporativos com maior colaboração entre setores podem gerar receitas maiores e ter um grau de inovação mais amplo. Setores poderão se comunicar com mais facilidade, definindo estratégias em conjunto e criando rotinas de trabalho mais eficazes.

Otimização de processos

A otimização de processos deve ser feita continuamente em todos os empreendimentos que buscam manter-se competitivos a médio e longo prazo. Ao integrar sistemas, a empresa passa a ter processos mais fáceis de serem otimizados.

Todas as rotinas poderão ser modificadas com mais facilidade, o que tornará a melhoria da cadeia operacional mais ágil e fácil de ser acompanhada.

Maior integração entre setores

A criação de ambientes com alta integração é algo inerente a qualquer empreendimento que consegue atender às necessidades do mercado com serviços de alta qualidade. Nesse sentido, quando a empresa passa a ter serviços integrados, todos os seus setores podem ter um alinhamento mais preciso, criando estratégias mais eficazes e capazes de gerar receitas mais amplas.

Consequentemente, ambientes complexos e dinâmicos terão um fluxo de trabalho unificado. A priorização de serviços será feita de acordo com as necessidades do negócio, criando um portfólio de produtos capaz de atender de forma contínua às demandas do mercado.

Gestão inteligente do estoque

O controle do estoque é fundamental para evitar a falta de produtos ou excessos de mercadoria sem giro e, ainda, contribuir na redução de custos.

Assim como é preciso ter quantidade suficiente para atender à demanda dos clientes, também é necessário manter o estoque sem exageros para não prejudicar o fluxo de caixa e evitar o desperdício de mercadorias que ficam paradas até perderem sua validade.

A integração de sistemas ajuda a solucionar esse dilema, uma vez que permite ao gestor acompanhar os dados que apontam metas e futuras evoluções de vendas. Dessa forma, é possível prever o tempo e o retorno do capital investido, mantendo um estoque capaz de atender exatamente às necessidades da empresa.

Como tornar a cadeia operacional do negócio mais eficaz e econômica?

A gestão administrativa de excelência é baseada em um conjunto de conceitos e rotinas que buscam otimizar e ampliar a integração entre os vários profissionais que compõem a cadeia operacional de um negócio.

Nesse sentido, medidas devem ser tomadas para promover a melhoria contínua de um empreendimento e das ferramentas que nele são utilizadas. Esse é um dos objetivos da integração de sistemas, uma técnica que facilita a criação de um ambiente mais colaborativo e com um número menor de gargalos operacionais.

Ao compreender todas as ferramentas corporativas como parte de uma cadeia de serviços que impacta diretamente nos objetivos do negócio, o gestor tem a oportunidade de melhorar o desempenho organizacional de todo o setor. Isso otimiza aspectos das gestoões financeira e administrativa.

A elaboração de estratégias de mercado, assim como as métricas internas, será feita por vários setores com foco nos objetivos de médio e longo prazo do empreendimento. Dessa forma, todos trabalharão lado a lado, em um fluxo contínuo e com baixo índice de erros.

Os sistemas internos devem ser implementados e integrados para que eles sejam capazes de gerar resultados positivos de forma contínua. Com uma ênfase maior na melhora de serviços, a empresa identificará e eliminará gaps rapidamente. Assim, o atendimento aos clientes terá uma qualidade maior, melhorando a presença do empreendimento no mercado.

Quais os fundamentos de TI para uma integração de sistemas segura?

Para realizar uma integração de sistemas segura são necessários alguns requisitos para ajudar no atendimento da demanda das empresas. Veja.

Escalabilidade de memória

Com o aumento da quantidade de transações realizadas, o volume de dados também cresce consideravelmente. Assim, a melhor maneira de assegurar um alto nível de desempenho e de confiança é utilizar uma arquitetura In Memory Computing — dados na memória do computador — que distribui o processamento por meio de múltiplos núcleos com memória dedicada e maior poder de processamento.

Dessa forma, se acontecer de um núcleo falhar, o sistema integrado automaticamente troca o processamento para outro, evitando a perda de dados. À medida que os requisitos de processamento aumentam, o sistema convoca mais núcleos, acrescentando escalas quando necessário.

Monitoramento em tempo real e registro permanente de dados

Como o volume de informações que trafega pelos sistemas é grande, as empresas precisam ter condições de monitoramento em tempo real de seus processos e transações.

Aquelas que utilizam plataformas integradas, com capacidade de rodar múltiplos processos paralelamente e com recuperação automática, terão menos problemas conforme gargalos e erros forem eliminados.

Contudo, também é necessário que essas plataformas de integração tenham Bancos de Dados Operacionais completos (ODS) que possam registrar dados e metadados para possíveis revisões futuras de auditores e órgãos fiscalizadores.

Integração segura

É imprescindível tomar todos os cuidados com a manutenção da privacidade, confidencialidade e segurança das informações, pois ameaças podem vir de todos os lados — concorrentes, funcionários desiludidos (atuais ou antigos), governos estrangeiros e hackers.

Por isso, os sistemas integrados devem cumprir com as melhores práticas em relação à segurança e integridade dos dados. Funcionalidades de segurança atendendo aos padrões de autenticação e direitos dos usuários, recursos de criptografia e atendimento ao Transport Layer Security Protocol (TLS) são requisitos essenciais.

Funcionalidades customizáveis

Um sistema integrado precisa ter suas funcionalidades bem projetadas e customizáveis, sendo, assim, capaz de se conectar com múltiplos sistemas, manipular múltiplas nuvens, bem como gerenciar dados seguindo o fluxo de trabalho dos usuários e as necessidades corporativas da organização.

Isso permite facilitar e acelerar a finalização de projetos de integração, reduz os altos custos com trabalho e profissionais especializados e aumenta o ROI de sua plataforma.

Quanto mais rápida e eficiente for a conexão das informações por meio da integração de sistemas, mais facilmente a empresa conseguirá compartilhar informações com seus colaboradores, fornecedores, parceiros e clientes.

Além disso, haverá mais capacidade de superar os desafios provenientes da legislação pertinente ao seu segmento e aumentar a sua competitividade no mercado.

E então, gostou de entender como funciona a integração de sistemas? Quer saber como a sua empresa pode usufruir dos benefícios de implementar inovação nos negócios? Sistema ERP MXM-WebManager Então entre em contato com a nossa equipe para conhecer as melhores soluções integradas do mercado!