Empresas modernas utilizam um grande conjunto de soluções tecnológicas para a execução de rotinas operacionais com um alto padrão de qualidade.
No entanto, conforme o empreendimento cresce, a infraestrutura de TI passa a ter um grau de complexidade maior, o que pode gerar gargalos na gestão de recursos e dificultar a busca por processos mais eficazes.
Nesse sentido, a integração de sistemas pode ser vista como uma alternativa para quem pretende criar um fluxo de trabalho mais simples e otimizado. A criação de um ambiente digital altamente integrado é uma necessidade do mercado atual.
Em um empreendimento com uma cadeia operacional mais integrada, é possível tornar processos mais eficazes, eliminar gargalos operacionais e diminuir os índices de erros. Ficou curioso e quer saber mais sobre o tema? Então, confira neste post como a integração de sistemas pode impactar o seu negócio!
O que é integração de sistemas?
De forma resumida, integração de sistemas é a ação de fazer com que diferentes plataformas e ferramentas digitais consigam interagir entre si de modo automatizado.
Em outras palavras, é o ato de inserir um dado em um determinado software e fazer com que, automaticamente, ele seja enviado para outro sistema, evitando retrabalho, inconsistências de informações e otimizando o tempo das equipes.
Um exemplo básico, no contexto do setor de atendimento de uma empresa, é o caso de um cliente que entra em contato com o SAC, fornece uma informação durante o atendimento e a informação fica registrada na URA.
Graças à integração de sistemas, quando a ligação for transferida a um atendente humano, ele terá todos os dados deste cliente diretamente na tela de seu CRM, o que economizará tempo e energia de todos os envolvidos.
Em geral, a integração de sistemas é necessária nos seguintes contextos:
- Atualização ou troca de sistemas e tecnologias;
- Necessidade de aumento da produtividade;
- Processos de transformação drásticos para melhorar a resposta aos seus clientes;
- Melhora na qualidade do atendimento e reputação no mercado;
- Atendimento em novos canais.
Por fim, é correto afirmar que a integração de sistemas é o processo pelo qual uma companhia aprende a introduzir especificações e critérios em seus procedimentos e ferramentas para atender às necessidades e satisfazer todos os seus consumidores simultaneamente. Assim, economiza-se custos, tempo e esforços.
Veja também: O que é uma integração ERP?
Como a integração de sistemas funciona?
A integração de sistemas é uma técnica que promove uma grande melhoria no desempenho e na organização das operações de um negócio.
Ela pode ser promovida buscando a redução de custos, diminuição da burocracia e eliminação de gargalos operacionais.
Além disso, a integração de soluções tecnológicas permite a criação de rotinas com maior comunicação, colaboração entre profissionais e um alinhamento mais amplo de estratégias.
Para permitir que as soluções de TI sejam empregadas para a circulação de informações entre vários setores, gestores podem implementar diversas técnicas.
O uso de plataformas de cloud computing e APIs, por exemplo, simplifica a criação de interfaces de comunicação e amplia a capacidade da empresa escalar os recursos sempre que for necessário.
Ao migrar os sistemas para a nuvem, as comunicações ganharão maior segurança e confiabilidade. A troca de dados será feita em ambientes isolados e o gestor poderá distribuir melhorias automaticamente a todos os usuários.
Já o uso de APIs (Application Programming Interface, ou Interface de Programação de Aplicativos, em português), agiliza a adaptação de sistemas para um ambiente em que a troca de informações seja constante.
As APIs são interfaces de comunicação que podem ser utilizadas por aplicativos para a requisição de informações, modificação de dados ou apenas comunicação entre softwares. Elas podem ser implementadas facilmente, ampliando a quantidade de funções que um software possui e permitindo a criação de serviços com maior integração.
Quais são os tipos de integração de sistemas?
A integração de sistemas é essencial para empresas que buscam otimizar seus processos e aumentar a eficiência operacional.
Existem diferentes tipos de integração, cada um com suas especificidades e aplicabilidades. Abaixo, exploramos os principais métodos utilizados.
APIs
APIs (Application Programming Interfaces) permitem que diferentes sistemas e aplicativos se comuniquem entre si de forma padronizada e segura.
Elas atuam como pontes, facilitando a troca de informações e comandos entre sistemas distintos, promovendo a automação de processos e melhorando a eficiência.
Banco de dados
A integração via banco de dados envolve a centralização e o compartilhamento de informações entre sistemas através de um banco de dados comum.
Isso garante que todos os sistemas utilizem dados consistentes e atualizados, reduzindo a redundância e o risco de erros.
Plataforma de troca de dados
Plataformas de troca de dados (EDI – Electronic Data Interchange) permitem a transferência automática de dados entre diferentes sistemas ou empresas.
Essas plataformas padronizam a comunicação e facilitam a integração em ambientes complexos, especialmente em setores como logística e supply chain.
Por que integrar sistemas?
Empresas devem garantir que os seus sistemas conversem entre si, de tal forma que setores diferentes possam trocar dados, serem mais produtivos e terem rotinas com um número de conflitos menor.
Assim, as informações circulam com maior rapidez, tornando a execução de serviços mais ágil.
Além disso, vivemos em tempos de alta competitividade, devido aos impactos da transformação digital na sociedade.
A forte presença tecnológica na vida das pessoas, trazendo facilidades para problemas do cotidiano, tem afetado a forma como nos comunicamos, adquirimos conhecimento e consumimos.
Basicamente, estamos na era do consumo 4.0, onde basta ter um smartphone com acesso à internet para comprar qualquer produto, de qualquer empresa, em qualquer lugar do mundo.
Dado o contexto, fazer a integração de sistemas é trazer a empresa para essa nova realidade, aumentando o seu potencial competitivo e a colocando em uma posição justa diante de seus principais concorrentes. Afinal, todas as empresas que têm perspectiva sobre o atual cenário do mercado, sem dúvidas, já integram seus sistemas e usufruem dos benefícios da inovação.
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Quais os desafios da integração de sistemas?
Na maioria dos casos, o grande desafio para integrar sistemas é o crescimento do negócio dentro de uma cultura que não prioriza a transformação digital.
À medida que a demanda aumenta e a organização se expande, o fluxo de dados cresce exponencialmente.
Para lidar com as questões implícitas à essa nova realidade, os gestores adquirem softwares e ferramentas digitais para automatizar processos.
O problema é que, se os sistemas não forem integrados desde o começo, a tendência é que inconsistências de dados, falhas de produtividade e perda de qualidade das informações comecem a aparecer somente no futuro, quando os danos forem drásticos o suficiente para causar prejuízos à organização.
Dito isso, o ideal é que a empresa adote uma cultura alinhada à tecnologia desde os seus primeiros passos. No entanto, nunca é tarde para trazer transformação digital aos negócios, principalmente no mercado moderno.
Quais são as vantagens dessa abordagem operacional?
A integração de sistemas causa um grande impacto no funcionamento do negócio. Rotinas são otimizadas e processos passam a ser feitos com maior colaboração entre profissionais de vários setores.
Veja a seguir as principais vantagens dessa abordagem.
Redução de custos
A eliminação de gargalos operacionais causa a diminuição contínua dos custos orçamentários de processos corporativos.
Nesse sentido, gestores de TI podem investir na integração de sistemas para criar fluxos de trabalho mais simples, automatizados e com menor grau de retrabalho.
Consequentemente, a empresa poderá executar as suas atividades com um nível menor de retrabalho, tornando projetos e serviços mais econômicos.
Melhoria na performance
Ter uma cadeia operacional de alta performance é fundamental para que a empresa consiga atender com maior capacidade os seus clientes e parceiros do segmento comercial.
Nesse sentido, ambientes corporativos com maior colaboração entre setores podem gerar receitas maiores e ter um grau de inovação mais amplo.
Setores poderão se comunicar com mais facilidade, definindo estratégias em conjunto e criando rotinas de trabalho mais eficazes.
Otimização de processos
A otimização de processos deve ser feita continuamente em todos os empreendimentos que buscam manter-se competitivos a médio e longo prazo. Ao integrar sistemas, a empresa passa a ter processos mais fáceis de serem otimizados.
Todas as rotinas poderão ser modificadas com mais facilidade, o que tornará a melhoria da cadeia operacional mais ágil e fácil de ser acompanhada.
Maior integração entre setores
A criação de ambientes com alta integração é algo inerente a qualquer empreendimento que consegue atender às necessidades do mercado com serviços de alta qualidade.
Nesse sentido, quando a empresa passa a ter serviços integrados, todos os seus setores podem ter um alinhamento mais preciso, criando estratégias mais eficazes e capazes de gerar receitas mais amplas.
Consequentemente, ambientes complexos e dinâmicos terão um fluxo de trabalho unificado. A priorização de serviços será feita de acordo com as necessidades do negócio, criando um portfólio de produtos capaz de atender de forma contínua às demandas do mercado.
Gestão inteligente do estoque
O controle do estoque é fundamental para evitar a falta de produtos ou excessos de mercadoria sem giro e, ainda, contribuir na redução de custos.
Assim como é preciso ter quantidade suficiente para atender à demanda dos clientes, também é necessário manter o estoque sem exageros para não prejudicar o fluxo de caixa e evitar o desperdício de mercadorias que ficam paradas até perderem sua validade.
A integração de sistemas ajuda a solucionar esse dilema, uma vez que permite à sua gestão acompanhar os dados que apontam metas e futuras evoluções de vendas.
Dessa forma, é possível prever o tempo e o retorno do capital investido, mantendo um estoque capaz de atender exatamente às necessidades da empresa.
Redução de erros
A integração automatiza a transferência de informações entre sistemas, o que reduz significativamente os erros manuais e as inconsistências de dados.
Isso aumenta a confiabilidade das operações e melhora a tomada de decisão.
Como a integração de sistemas pode tornar a cadeia operacional mais eficaz e econômica?
A gestão administrativa de excelência é baseada em um conjunto de conceitos e rotinas que buscam otimizar e ampliar a integração entre os vários profissionais que compõem a cadeia operacional de um negócio.
Nesse sentido, medidas devem ser tomadas para promover a melhoria contínua de um empreendimento e das ferramentas que nele são utilizadas. Esse é um dos objetivos da integração de sistemas, uma técnica que facilita a criação de um ambiente mais colaborativo e com um número menor de gargalos operacionais.
Ao compreender todas as ferramentas corporativas como parte de uma cadeia de serviços que impacta diretamente nos objetivos do negócio, o gestor tem a oportunidade de melhorar o desempenho organizacional de todo o setor. Isso otimiza aspectos das gestões financeira e administrativa.
A elaboração de estratégias de mercado, assim como as métricas internas, será feita por vários setores com foco nos objetivos de médio e longo prazo do empreendimento. Dessa forma, todos trabalharão lado a lado, em um fluxo contínuo e com baixo índice de erros.
Os sistemas internos devem ser implementados e integrados para que eles sejam capazes de gerar resultados positivos de forma contínua.
Com uma ênfase maior na melhora de serviços, a empresa identifica e elimina gaps rapidamente.
Assim, o atendimento aos clientes terá uma qualidade maior, melhorando a presença do empreendimento no mercado.
Quais são os fundamentos de TI para uma integração de sistemas segura?
Para realizar uma integração de sistemas segura são necessários alguns requisitos para ajudar no atendimento da demanda das empresas. Veja.
Escalabilidade de memória
Com o aumento da quantidade de transações realizadas, o volume de dados também cresce consideravelmente.
Assim, a melhor maneira de assegurar um alto nível de desempenho e de confiança é utilizar uma arquitetura In Memory Computing — dados na memória do computador — que distribui o processamento por meio de múltiplos núcleos com memória dedicada e maior poder de processamento.
Dessa forma, se acontecer de um núcleo falhar, o sistema integrado automaticamente troca o processamento para outro, evitando a perda de dados.
À medida que os requisitos de processamento aumentam, o sistema convoca mais núcleos, adicionando escalas quando necessário.
Monitoramento em tempo real e registro permanente de dados
Como o volume de informações que trafega pelos sistemas é grande, as empresas precisam ter condições de monitoramento em tempo real de seus processos e transações.
Aquelas que utilizam plataformas integradas, com capacidade de rodar múltiplos processos paralelamente e com recuperação automática, terão menos problemas conforme gargalos e erros forem eliminados.
Contudo, também é necessário que essas plataformas de integração tenham Bancos de Dados Operacionais completos (ODS) que possam registrar dados e metadados para possíveis revisões futuras de auditores e órgãos fiscalizadores.
Integração segura
É imprescindível tomar todos os cuidados com a manutenção da privacidade, confidencialidade e segurança das informações, pois ameaças podem vir de todos os lados — concorrentes, funcionários desiludidos (atuais ou antigos), governos estrangeiros e hackers.
Por isso, os sistemas integrados devem cumprir com as melhores práticas em relação à segurança e integridade dos dados.
Funcionalidades de segurança atendendo aos padrões de autenticação e direitos dos usuários, recursos de criptografia e atendimento ao Transport Layer Security Protocol (TLS) são requisitos essenciais.
Funcionalidades customizáveis
Um sistema integrado precisa ter suas funcionalidades bem projetadas e customizáveis, sendo, assim, capaz de se conectar com múltiplos sistemas, manipular múltiplas nuvens, bem como gerenciar dados seguindo o fluxo de trabalho dos usuários e as necessidades corporativas da organização.
Isso permite facilitar e acelerar a finalização de projetos de integração, reduz os altos custos com trabalho e profissionais especializados e aumenta o ROI de sua plataforma.
Quanto mais rápida e eficiente for a conexão das informações por meio da integração de sistemas, mais facilmente a empresa conseguirá compartilhar informações com seus colaboradores, fornecedores, parceiros e clientes.
Além disso, haverá mais capacidade de superar os desafios provenientes da legislação pertinente ao seu segmento e aumentar a sua competitividade no mercado.
Como fazer a integração de sistemas na empresa?
Integrar sistemas dentro de uma empresa é uma tarefa estratégica que pode transformar a maneira como os negócios são conduzidos.
No entanto, essa integração requer planejamento meticuloso e uma execução cuidadosa para garantir que todos os sistemas trabalhem em harmonia.
A seguir, detalhamos os passos fundamentais que sua empresa deve seguir para realizar uma integração de sistemas eficaz, garantindo a maximização dos benefícios e a minimização dos riscos.
Defina os objetivos
O primeiro passo para uma integração de sistemas bem-sucedida é definir claramente os objetivos que a empresa deseja alcançar com esse processo.
Estes objetivos podem variar desde melhorar a eficiência operacional, reduzir custos, aumentar a agilidade nos processos, até proporcionar uma melhor experiência ao cliente.
Definir metas específicas e mensuráveis permitirá que a empresa direcione seus esforços de maneira eficaz e avalie o sucesso da integração com base em resultados concretos.
Por exemplo: se o objetivo é melhorar a eficiência, é importante determinar o percentual de aumento esperado na produtividade ou a redução no tempo de processamento de dados.
Mapeie os sistemas que serão integrados
Uma vez que os objetivos estejam claros, o próximo passo é mapear todos os sistemas que serão integrados. Isso envolve identificar cada sistema, entender sua função e como ele se comunica com outros sistemas dentro da empresa.
É essencial, para isso, avaliar se esses sistemas estão prontos para a integração ou se precisam de ajustes prévios.
Por exemplo: alguns sistemas podem precisar de atualizações ou modificações para se tornarem compatíveis com a integração planejada.
Um mapeamento detalhado também ajuda a identificar possíveis pontos de falha ou desafios que podem surgir durante o processo, permitindo que a empresa se prepare antecipadamente.
Defina o tipo de integração
Com os sistemas mapeados, é hora de decidir o tipo de integração que melhor atende às necessidades da empresa.
Existem várias abordagens para a integração, como APIs, banco de dados compartilhados ou plataformas de troca de dados.
A escolha do método de integração depende de fatores como a complexidade dos sistemas, o volume de dados a ser compartilhado e a frequência com que as informações precisam ser atualizadas.
Vamos a um exemplo: a integração por APIs é ideal para empresas que necessitam de uma comunicação rápida e em tempo real entre os sistemas, enquanto um banco de dados compartilhado pode ser mais adequado para empresas que precisam de uma visão consolidada de seus dados.
Prepare os dados da empresa
A preparação dos dados é um passo crítico na integração de sistemas. Dados inconsistentes ou desatualizados podem comprometer todo o processo, resultando em falhas ou em decisões baseadas em informações incorretas.
Por isso, é fundamental organizar, limpar e padronizar os dados que serão integrados. Isso inclui remover duplicatas, corrigir erros e garantir que os dados estejam no formato adequado para a integração.
Além disso, a empresa deve considerar a segurança dos dados durante o processo de integração, implementando medidas de proteção para evitar vazamentos ou acessos não autorizados.
Faça as configurações necessárias
Com os dados prontos, é necessário configurar os sistemas para permitir a integração. Isso pode envolver a configuração de APIs, ajustes em bancos de dados ou parametrizações em plataformas de troca de dados.
Cada sistema deve ser preparado para se comunicar de maneira eficiente e segura com os outros sistemas integrados.
Essa etapa também pode incluir a configuração de regras de negócios que definem como os dados serão tratados durante a integração, como quais informações serão prioritárias ou como os conflitos de dados serão resolvidos.
É essencial que essas configurações sejam testadas exaustivamente antes da integração final para evitar problemas durante a operação.
Prepare as pessoas da equipe
A integração de sistemas não é apenas um desafio tecnológico, mas também envolve a adaptação das pessoas que trabalham com esses sistemas.
Por isso, é fundamental preparar a equipe para as mudanças que virão. Isso pode incluir treinamentos específicos para o uso dos novos sistemas, orientações sobre os novos processos de trabalho e esclarecimentos sobre os benefícios da integração para o dia a dia da empresa.
Engajar a equipe desde o início do processo de integração pode ajudar a reduzir resistências e garantir uma transição mais suave.
Além disso, uma equipe bem preparada pode identificar e resolver problemas rapidamente, minimizando os impactos na operação.
Faça a integração dos sistemas
Com todos os preparativos em ordem, é hora de realizar a integração dos sistemas. Esse é o momento de colocar em prática o planejamento feito até aqui, seguindo rigorosamente o cronograma e as etapas definidas.
Durante a integração, é crucial monitorar de perto o desempenho dos sistemas e estar preparado para lidar com eventuais imprevistos.
É importante que a integração seja feita de forma gradual, começando por sistemas menos críticos, se possível, para testar a eficácia do processo antes de avançar para sistemas mais complexos ou vitais para a operação da empresa.
Monitore os resultados da integração
Após a integração, o trabalho ainda não está concluído. É essencial monitorar continuamente os resultados para garantir que os objetivos estabelecidos no início do processo estejam sendo alcançados.
Isso envolve acompanhar indicadores-chave de desempenho (KPIs) e realizar ajustes sempre que necessário para otimizar a integração.
O monitoramento permite identificar possíveis gargalos ou ineficiências e corrigi-los antes que causem problemas maiores.
Além disso, feedbacks da equipe e dos usuários dos sistemas integrados são valiosos para entender se a integração está realmente trazendo os benefícios esperados.
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Conclusão
A integração de sistemas é um passo crucial para empresas que desejam melhorar a eficiência e reduzir erros operacionais.
Com os tipos de integração corretos e um planejamento estratégico bem estruturado, sua empresa pode alcançar novos níveis de produtividade.
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