Gestão de indicadores: qual a importância? Saiba como fazer!

No mundo empresarial, a gestão de indicadores é um tema bastante sério. Em negócios que desejam escalabilidade e expansão, as tarefas de construir e acompanhar as métricas de desempenho são essenciais para assegurar que os processos estejam no rumo certo.

Afinal, só se pode quantificar aquilo que é possível medir, concorda?

Nesse sentido, os indicadores organizacionais são instrumentos indispensáveis à administração moderna e eficiente. E, ao longo deste post, você terá acesso a informações valiosas para que seja capaz de usufruir dos benefícios dos indicadores de gestão. 

Se você tem interesse em aprender mais sobre isso, e também a importância dos índices, acompanhe a leitura até o fim!

O que é a gestão de indicadores?

Em essência, os indicadores têm a missão de comunicar, de forma simples e por meio da quantificação, os resultados diretos de determinado processo ou operação. A partir deles, o gestor tem segurança na avaliação de atividades e mais agilidade para empreender os eventuais ajustes que se fizerem necessários.

A gestão de indicadores baseia-se justamente no adequado monitoramento de métricas preestabelecidas, também conhecidas como KPIs ou indicadores-chave. Isso porque garante o acompanhamento recorrente a respeito do desempenho na execução de tarefas que são essenciais para o crescimento e para a sustentabilidade do negócio.

Entre os empreendedores de sucesso, há até uma expressão de mercado, já se tornou uma premissa básica da boa gestão: “você não controla o que não gerencia e você não gerencia aquilo que não é capaz de medir”.

Para que serve a gestão por indicadores?

Como vimos, a gestão por indicadores é como um mapa para o sucesso de uma empresa. Afinal, esses dados servem como faróis para mostrar se estamos no caminho certo ou se precisamos ajustar a rota.

Sem falar que esse processo é muito amplo e diversificado. Por meio dele, você consegue:

• acompanhar desempenhos financeiros — tendo a margem de lucro como indicador, por exemplo, dá para avaliar o melhor momento para reavaliar custos ou estratégias de precificação;
• medir a satisfação do cliente a partir de feedbacks e pesquisas de satisfação;
• avaliar a eficiência operacional. Um tempo médio de produção por unidade, por exemplo, é fundamental para isso;
• monitorar a qualidade dos produtos. Se esse indicador cai, é hora de revisar os processos de controle de qualidade;
• gerenciar recursos humanos e, para isso, o turnover (o índice de rotatividade de funcionários) é determinante;
• aprimorar processos internos, o que contribui com o aprimoramento contínuo da equipe.

Ou seja: a gestão por indicadores é como ter um termômetro para o sucesso. Ela permite que a empresa identifique rapidamente áreas de melhoria, ajuste estratégias e mantenha um curso saudável em direção aos seus objetivos

Como a gestão de indicadores funciona?

Antes de tudo, a empresa precisa estabelecer seus objetivos claros. Isso pode incluir metas financeiras, de satisfação do cliente e eficiência operacional, entre outras.

Com os objetivos estabelecidos, são escolhidos indicadores-chave de desempenho (KPIs) relacionados a cada meta. Por exemplo: se o objetivo é aumentar as vendas, um KPI pode ser a taxa de conversão de leads em clientes.

A partir daí, vale a pena ter um sistema eficiente para coletar dados relevantes para os indicadores escolhidos. Pode envolver o uso de softwares, pesquisas, análise de relatórios financeiros e outros métodos. Porque, em seguida, os dados coletados serão usados para identificar padrões, tendências e discrepâncias.

E com base na análise, a empresa toma ações corretivas ou implementa melhorias. Por exemplo: se um indicador de satisfação do cliente estiver baixo, a empresa pode lançar iniciativas para melhorar o atendimento ao cliente.

Vale lembrar que a gestão por indicadores é um processo contínuo. Os indicadores são monitorados regularmente para garantir que a empresa permaneça no caminho certo em direção aos seus objetivos.

Quais são as vantagens da gestão por indicadores?

Até aqui, já deve ter ficado claro o valor de um trabalho estratégico nesse sentido. Mas destacamos 10 vantagens da gestão por indicadores que, certamente, vão ajudar a valorizar ainda mais a implementação dessa estratégia na sua empresa, confira:

1. visão estratégica, pois oferece uma perspectiva clara dos objetivos e metas estratégicas da empresa;
2. tomada de decisões informadas com base em dados concretos e análises detalhadas;
3. eficiência operacional, uma vez que a gestão de indicadores ajuda a identificar áreas de ineficiência, permitindo melhorias contínuas nos processos internos;
4. alinhamento de equipe porque permite o alinhamento com os membros da equipe e os objetivos gerais da empresa, promovendo um ambiente colaborativo;
5. avaliação de desempenho, uma vez que você consegue avaliar o desempenho da empresa em relação às metas estabelecidas;
6. foco nas prioridades, já que a sua gestão baseada e indicadores consegue identificar e priorizar as atividades mais relevantes para o sucesso da empresa;
7. antecipação de problemas. Isso porque, você tem acesso a informações que facilitam a identificação precoce de problemas, permitindo a implementação de soluções antes que se tornem crises;
8. otimização de recursos a partir da alocação eficiente de recursos. O que evita desperdícios e reduz custos desnecessários;
9. engajamento dos funcionários, pois incentiva a participação dos colaboradores a partir da compreensão deles sobre como seus respectivos trabalhos contribuem para os objetivos globais;
10. adaptação a mudanças, uma vez que isso torna a empresa mais ágil e adaptável.

Por que é importante gerir os indicadores do seu negócio?

Aproveitando o exemplo simples da navegação, a constatação de que velas desajustadas tornam qualquer vento desfavorável é muito válida e pertinente. Se você não sabe para onde está indo, é bem provável que se perca no caminho e não chegue ao lugar esperado.Nos negócios, o panorama não deixa de ser semelhante — ao deixar de gerir os indicadores da sua empresa, você perde a capacidade de ajustar processos. 

Assim, caminhar rumo à conquista do objetivo final passa a ser algo mais difícil. Sem o direcionamento correto, que garante a execução de excelência, é quase impossível atingir as metas estratégicas que foram traçadas.

Ao contar com informações críveis sobre os resultados obtidos, o gestor constrói uma visão sistêmica da organização, o que dá mais confiança para tomar decisões importantes com sabedoria. Dessa forma, a gestão de indicadores se faz essencial para viabilizar o crescimento orgânico de uma companhia.

Quais são os principais indicadores de gestão?

Antes de conhecer alguns dos indicadores mais utilizados, é preciso ter em mente que eles têm pouca utilidade se não fizerem parte do planejamento estratégico da empresa. Isso dito, analise bem as opções e veja qual delas se adequa às suas necessidades.

Lucratividade

Em poucas palavras, esse indicador de gestão é composto pela relação percentual entre as ventas totais e o lucro. Vale lembrar que esse é um dos números mais importantes para compreender a saúde financeira de negócio.A lucratividade também é interessante para estabelecer comparativo com outros players do mercado. Ela ainda é uma forma de entender se os custos estão altos demais. O cálculo é simples. Se as vendas chegaram R$ 100.000 e o lucro apurado foi de R$ 10.000, a lucratividade será de 10%, por exemplo.

Rentabilidade

A rentabilidade nada mais é do que a é a relação entre lucro e investimento. Ela contribui para saber se os aportes estão se aproximando dos valores esperados. Imagine que todo o investimento feito em um ano foi R$ 200.000 e o lucro, R$ 10.000. Nesse caso, o índice seria de 5%.

Produtividade

De modo resumido, a produtividade mede os vários recursos — financeiros, de mão de obra, espaciais e temporais — para gerar um produto ou serviço. É preciso saber avaliar as entregas realizadas para estabelecer esse cálculo.Pense em uma fábrica que fez 2.000 smartphones em um mês e arca com um custo operacional mensal de R$ 700.000. Dessa forma, cada celular foi produzido por R$ 350.Esse cálculo pode ser ainda mais preciso com o detalhamento dos custos. O uso de outras informações, como o espaço utilizado e o número de colaboradores também tende a aprimorar a estimativa.

Turnover

Quando há uma alta rotatividade de colaboradores em seu negócio, isso tende a ser um problema — não só para a produção, mas também para as finanças. Sendo assim, o indicador de turnover não deve ser ignorado em nenhuma hipótese, afinal, se ele estiver muito alto, pode ser necessário rever as estratégias de retenção, treinamento e afins.Ele é obtido com base no tempo médio de permanência de um funcionário na empresa. A fórmula básica para proceder com esse cálculo é:

[(número de contratados + número desligamento) ÷ 2] ÷ número de funcionários= taxa de turnover

Conversão

A taxa de conversão mostra quanto de seus leads e/ou contatos são transformados em clientes, de fato. Para exemplificar: se a sua organização tem um site, é preciso dividir o número de vendas pelo total de visitas.

Essa métrica é indicada para quem usa estratégias de marketing variadas e precisa analisar quais delas estão proporcionando melhores resultados. Pode ser aplicada em relação ao disparo de e-mails, telefonemas etc.

Ticket médio

O ticket médio é um dos jeitos mais eficientes de interpretar a dinâmica da sua máquina de vendas. Você pode utilizá-lo para acompanhar o desempenho não só do vendedor, mas também das próprias vendas e dos clientes. O cálculo padrão de ticket médio é feito por esta fórmula:

[faturamento em X meses ÷ X] ÷ número de clientes = ticket médio

Qualidade

A qualidade é um indicador fundamental para acompanhar nas organizações porque impacta diretamente a satisfação do cliente. Clientes satisfeitos tendem a ser mais leais e propensos a recomendar a empresa.

Como resultado, a reputação da sua marca está intrinsecamente ligada a isso, Mas também dá para destacar a redução de custos (especialmente, com a menor ocorrência de retrabalho, devoluções ou reclamações) e também a eficiência operacional da sua equipe.

Por fim, vale apontar a qualidade como um indicador-chave porque, ao monitorá-la constantemente, as empresas podem identificar áreas para aprimoramento e inovação.

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Como fazer uma gestão de indicadores? 

A gestão de indicadores envolve uma abordagem estruturada para monitorar e melhorar o desempenho organizacional. Aqui estão os passos fundamentais para implementar um trabalho eficiente nesse sentido:

• identifique os objetivos estratégicos da organização, que devem ser claros, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais;
• para cada objetivo estratégico, identifique os indicadores-chave que fornecerão insights sobre o progresso em direção a esses objetivos. Por exemplo: se o objetivo é aumentar as vendas, um KPI pode ser a taxa de conversão;
• defina metas específicas para cada indicador, estabelecendo referências que representem o desempenho desejado;
• escolha ferramentas e sistemas adequados para coletar, analisar e visualizar dados;
• atribua responsabilidades claras para a coleta, análise e relato de dados. Cada indicador deve ter um proprietário responsável por garantir que as metas sejam atingidas;
• implemente um ciclo de monitoramento regular, revisando os indicadores em intervalos específicos. Isso permite ajustes rápidos e informados quando necessário;
• realize análises regulares para entender as tendências, identificar padrões e avaliar o desempenho em relação às metas estabelecidas;
• mantenha uma comunicação eficaz sobre os resultados dos indicadores em toda a organização;
• periodicamente, revise os indicadores para garantir que ainda estejam alinhados aos objetivos estratégicos da organização. Atualize-os conforme necessário.

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Como você pode acompanhar o desempenho empresarial por meio de indicadores?

Agora que você já entendeu a importância de investir em indicadores de gestão, sua atenção deve se voltar a melhor forma de torná-la efetiva na realidade do negócio. Para usufruir dos benefícios relacionados ao monitoramento de índices, o gestor precisa, se comprometer com o processo regular de análise. 

Depois, o foco vai para o esforço de tornar mais ágil e simples o acesso às informações estratégicas, otimizando os recursos exigidos na tarefa de acompanhar os números. 

A utilização de um sistema integrado desponta como um fator imprescindível à efetividade da avaliação. Um software ERP, por exemplo, permite a construção de dashboards que facilitam a visualização quantificável de indicadores predefinidos.

Essa solução também proveitosa por trazer ganhos de produtividade no gerenciamento dos indicadores de gestão. Portanto, invista na tecnologia como uma valiosa aliada no crescimento do seu negócio!

Veja também: O que é e como funciona um sistema de gestão ERP?

Conclusão

Uma boa gestão de indicadores nada mais é do que uma ferramenta indispensável para o sucesso de uma empresa. Ao quantificar e mensurar resultados por meio de indicadores-chave, os gestores ganham uma visão clara do desempenho em diferentes áreas, permitindo tomadas de decisões informadas e ajustes rápidos quando necessário.

Além disso, os indicadores abrangem todos os aspectos de uma empresa. Essa abordagem oferece uma visão holística do negócio, promovendo o alinhamento da equipe, a antecipação de problemas e a otimização contínua de processos internos.

As vantagens disso são também diversificadas e a aplicação da gestão por indicadores se estende no longo prazo, já que isso permite à empresa uma identificação contínua de áreas de melhoria, ajuste de estratégias e para a manutenção de um curso saudável em direção aos seus objetivos.

Portanto, investir na implementação eficaz de um ERP de gestão é crucial para o crescimento e sucesso sustentável de qualquer organização. E conte com a MXM Sistemas para fazer parte da sua trajetória!