Implementar um ERP pode ser uma das decisões mais transformadoras para uma organização. Porém, os custos associados, especialmente os de suporte, podem se tornar um obstáculo. Segundo um relatório da Panorama Consulting Solutions, 74% dos projetos de ERP excedem seu orçamento original, sendo que um fator determinante é o custo do suporte.
Avaliar minuciosamente as necessidades específicas da empresa antes de escolher um sistema ERP é uma maneira inteligente de enfrentar esses custos. A adequação do sistema às necessidades da organização pode reduzir drasticamente a dependência de suporte externo. Muitos erros e custos adicionais surgem de adaptações mal planejadas ou da escolha de sistemas que não se alinham ao perfil da empresa.
Além disso, soluções ERP modulares que permitem uma implementação faseada podem ajudar. Em vez de uma transformação completa de uma vez, o sistema é implementado em etapas, o que permite distribuir os custos ao longo do tempo, facilitando o fluxo de caixa, ajudando a equipe a se adaptar gradualmente ao novo sistema e reduzindo a carga de suporte.
Negociar contratos de suporte de longo prazo é outra estratégia vital. Estabelecer uma relação de confiança e longo prazo com o fornecedor pode resultar em termos mais favoráveis e custos de suporte reduzidos.
Juntamente com as estratégias já mencionadas, existem outras que podem ser implementadas para gerenciar os custos de suporte ao ERP:
- Treinamento Intensivo de Equipe: Investir em formação contínua para a equipe interna pode reduzir a dependência de suporte externo. Ao capacitar os funcionários sobre os detalhes complexos do sistema ERP, é possível que eles lidem com problemas menores por conta própria.
- Aproveitando a Comunidade: Muitos ERPs têm comunidades ativas de usuários. Participar destas comunidades pode proporcionar uma riqueza de informações e suporte peer-to-peer que pode ser gratuito ou significativamente mais barato do que o suporte oficial.
- Monitoramento Proativo: Investir em ferramentas e estratégias que monitoram o desempenho do sistema ERP pode ajudar a identificar e resolver problemas antes que se tornem críticos.
- Piloto e Teste: Antes de implementar um novo módulo ou atualização, testá-lo em um ambiente controlado pode ajudar a identificar potenciais problemas e reduzir o tempo e os recursos gastos no suporte posteriormente.
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Como o alto custo de suporte tem impactos em soluções de ERP
O ERP é um investimento. Contudo, quando o custo do suporte é excessivo, pode comprometer o retorno sobre esse investimento. Um relatório da Gartner indicou que os custos contínuos de suporte podem consumir até 50% do orçamento total do ERP durante sua vida útil.
Tais custos exorbitantes podem limitar a capacidade de uma organização de personalizar e expandir seu sistema ERP. Em muitos casos, as empresas acabam por adiar atualizações necessárias devido à escassez de recursos, expondo-se a riscos e ineficiências.
Para PMEs (Pequenas e Médias Empresas), essa barreira orçamentária é ainda mais acentuada. As preocupações com os custos do suporte podem desencorajá-las de adotar soluções ERP, limitando seu potencial de crescimento e eficiência operacional.
Por outro lado, a alta dependência do suporte externo, muitas vezes necessária devido à complexidade dos sistemas, pode criar uma dependência que limita a autonomia da empresa. Sem a capacidade de fazer ajustes e atualizações internamente, ficam à mercê de fornecedores e podem enfrentar atrasos cruciais.
Além disso, o ROI (Retorno Sobre o Investimento) de um sistema ERP pode ser significativamente reduzido devido aos custos contínuos. Empresas que gastam demais em suporte frequentemente têm menos recursos para investir em outros aspectos do negócio.
A gestão adequada dos custos de suporte do ERP não apenas economiza recursos, mas também traz outros benefícios indiretos. Empresas que são proativas em suas estratégias ao suporte tendem a ter uma adoção mais suave de sistemas ERP, resultando em maior satisfação do usuário e eficiência operacional, podendo, também, se posicionar melhor para aproveitar as atualizações e inovações futuras.
É essencial compreender que o alto custo de suporte não apenas impõe barreiras financeiras, mas também pode desviar o foco da estratégia central da empresa, que em vez de se concentrar em inovação e crescimento, podem se encontrar presas em ciclos constantes de manutenção.
Como interfere em processos e adequações de ERP
A interferência do alto custo em processos e adequações de ERP é palpável. Quando os recursos são gastos desproporcionalmente em suporte, pode haver uma tendência a tomar atalhos durante a implementação, levando a processos inadequados e a um sistema que não se alinha totalmente às necessidades da empresa.
Uma pesquisa da Forrester Research destacou que 21% das empresas enfrentam desafios relacionados à integração de seus ERPs com outros sistemas. O alto custo de suporte pode reduzir a eficácia dessas integrações, causando falhas de comunicação e ineficiências.
A dependência excessiva de fornecedores externos pode limitar a flexibilidade da empresa. Com a rápida evolução da tecnologia, a capacidade de fazer ajustes rápidos no sistema ERP pode ser crucial para aproveitar oportunidades ou evitar riscos.
- A importância do Feedback: Encorajar o feedback dos usuários pode ser um recurso inestimável para otimizar a implementação do ERP. Comentários diretos dos usuários finais podem identificar áreas problemáticas ou ineficientes que podem não ser imediatamente aparentes para a equipe de gestão.
A longo prazo, uma implementação inadequada ou a ausência de personalização adequada pode afetar negativamente a eficiência operacional, a satisfação do cliente e até mesmo a rentabilidade.
Impactos negativos de não ter processos e adequações de ERP
Operar sem processos e adequações de ERP adequados é um risco substancial para qualquer empresa. Na era digital, onde a interconexão e a eficiência são vitais, não ter um ERP adequadamente implementado pode levar a ineficiências operacionais.
Essas ineficiências podem se manifestar como falhas de comunicação entre departamentos, erros contábeis e perda de oportunidades de negócios, sendo importante lembrar que empresas sem um ERP adequado enfrentam um aumento de 35% nos custos operacionais.
Além dos custos operacionais, a falta de processos e adequações pode impactar negativamente a reputação da empresa. Estamos cada vez mais conectados e propensos a feedbacks e avaliações de clientes (que são cruciais para um negócio). Portanto, qualquer falha ou ineficiência pode ser amplamente divulgada, prejudicando a imagem e a confiabilidade da marca.
Superando desafios com MXM-WebManager
Diante de todos esses desafios e complexidades, é fundamental escolher um parceiro de ERP confiável e experiente. É aqui que a MXM se destaca.
Referência consolidada em soluções tecnológicas para o mercado corporativo, com mais de 30 anos de experiência e um profundo compromisso com a inovação e excelência tecnológica, está ao longo das décadas nos posicionando como a 4ª maior no segmento de gestão empresarial para médias e grandes corporações no Brasil, ganhando reconhecimento não apenas por sua solidez, mas também pelo compromisso inabalável com o atendimento ao cliente.
A MXM reconhece a importância de um suporte eficaz e econômico para implementar e adequar ERP. Nosso compromisso é oferecer não apenas um software de alto calibre, mas também um suporte que otimize a implementação e operação contínua do sistema, tudo isso mantendo os custos sob controle.
A MXM-WebManager, nossa solução de ERP de ponta, é desenhada com a flexibilidade em mente, permitindo uma implementação personalizada que se alinha às necessidades específicas de cada empresa. Nosso modelo de suporte é estruturado para fornecer treinamento focado e recursos online, permitindo que nossos clientes obtenham máximo valor e reduzam a dependência de suporte externo, mantendo os custos sob controle.
Queremos garantir que o seu negócio não tenha apenas acesso a um ERP de ponta, mas também ao suporte necessário para implementar e operar esse ERP de forma assertiva e eficiente, sem que os custos se tornem um fardo.
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