Índice
Introdução
Manter um bom controle de contas a pagar e receber é parte fundamental da saúde financeira de qualquer empresa. Um sistema bem estruturado permite o monitoramento preciso do fluxo de caixa, reduz a inadimplência e otimiza a gestão dos recursos disponíveis.
Por isso, a implementação de um sistema automatizado para gerenciar as finanças pode ser a solução para eliminar os erros manuais e oferecer visibilidade em tempo real da situação financeira da organização. As empresas que adotam esse tipo de ferramenta conseguem tomar decisões mais assertivas e manter um planejamento financeiro consistente.
Dessa forma, a gestão financeira moderna exige o uso de tecnologias que acompanhem a dinâmica do mercado e garantam a organização das operações financeiras. Portanto, adotar um sistema de gestão integrado é a melhor maneira de obter o controle total sobre prazos, valores e documentos.
Componentes Fundamentais de um Sistema de Controle de Contas a Pagar e Receber
Um sistema eficaz de controle financeiro integra elementos importantes para o gerenciamento de pagamentos, recebimentos e obrigações fiscais, garantindo a saúde financeira da empresa.
Gestão de Contas a Pagar
O sistema de gestão financeira deve contar com um módulo de contas a pagar, responsável por monitorar todas as obrigações financeiras da empresa. Ele registra as faturas, os boletos e demais compromissos financeiros em um banco de dados centralizado.
A ferramenta categoriza as despesas e estabelece um fluxo de aprovação com diferentes níveis hierárquicos para cada tipo de pagamento. Assim, as datas de vencimento são monitoradas automaticamente, com alertas programados para evitar atrasos e multas.
Adicionalmente, a integração com o fluxo de caixa permite a realização de projeções financeiras precisas e auxilia na programação de pagamentos conforme a disponibilidade de recursos. Além disso, o sistema calcula juros e correções monetárias quando necessário.
Controle de Contas a Receber
No que se refere às contas a receber, o sistema deve contar com um módulo para gerenciar o recebimento dos valores decorrentes de vendas realizadas. Assim, ele é capaz de registrar as transações comerciais e gerar cobranças automatizadas.
O sistema de controle de contas a pagar e receber permite o acompanhamento de pagamentos online e emite relatórios de inadimplência para ação imediata do setor financeiro. A ferramenta também possibilita a configuração de políticas de cobrança personalizadas, com envio automático de lembretes e notificações aos clientes.
Controle Fiscal
A gestão fiscal também faz parte das responsabilidades financeiras. Aqui, o sistema de contas a pagar e receber automatiza a emissão de notas fiscais e mantém o registro atualizado de todas as obrigações tributárias da empresa.
Dessa forma, a ferramenta calcula impostos, gera guias de recolhimento e mantém um calendário fiscal atualizado com todas as obrigações. Ela armazena documentos digitais e comprovantes conforme a legislação vigente, facilitando auditorias e fiscalizações.
Aliás, o módulo fiscal consegue se integrar aos sistemas governamentais para facilitar a transmissão eletrônica das declarações e dos documentos obrigatórios.
Implementação e Utilização do Sistema para Controle de Contas a Pagar e Receber
O primeiro passo para a adoção de um sistema de controle de contas a pagar e receber deve ser uma análise detalhada das necessidades da empresa, considerando seu porte, volume de transações e especificidades do negócio.
Assim, permite-se escolher uma solução compatível com a realidade da organização, que ofereça recursos que atendam às demandas específicas, como emissão de boletos, gestão de fluxo de caixa e integração com a contabilidade.
A implementação do sistema deve ser realizada de forma gradual e planejada, começando com um treinamento adequado da equipe que irá operá-lo. É importante estabelecer processos claros para o lançamento das informações, definindo responsabilidades e prazos para cada etapa do processo.
Adicionalmente, é importante que a migração dos dados existentes seja feita com cautela, garantindo a integridade e consistência das informações transferidas para o novo sistema de controle de contas a pagar e receber. Desse modo, evitam-se perdas de dados ou vazamentos de informações.
Facilidades e Suporte
O sistema para controle de contas a pagar e receber precisa apresentar uma interface intuitiva e fácil de usar, com menus organizados de forma lógica. Além disso, é indispensável que o programa conte com um suporte técnico com diferentes canais para atendimento, bem como atualizações do sistema.
Tenha Acesso ao Melhor Sistema Para Controle de Contas a Pagar e Receber: Conheça as Soluções MXM
Como você viu, contar com uma ferramenta para controle de contas a pagar e receber pode ser uma ótima escolha. Mas e se você pudesse obter um ERP que já engloba o controle financeiro, fiscal, contábil e de estoque?
Para ter acesso a tudo isso, você pode contar com o sistema de ponta, 100% online e SaaS da MXM.
O ERP da MXM centraliza todas as informações financeiras e contábeis em um único sistema, facilitando a coleta e a organização dos dados necessários para diferentes documentos e declarações.
Além disso, o ERP é um sistema para contabilidade digital capaz de automatizar muitos processos, como lançamentos, conciliações e apurações, o que reduz a possibilidade de erros e garante que as informações estejam sempre atualizadas.
Diferenciais do ERP da MXM Sistemas
O ERP MXM se destaca no mercado como o melhor e o mais completo para as grandes empresas!
Somos o único ERP 100% SaaS, em nuvem, garantindo um alto nível de compliance e segurança para as empresas. Além disso, utilizamos o framework RESTful JSON, que facilita a integração com sistemas operacionais de forma robusta e estruturada.
Um sistema ERP MXM promove a conformidade e a otimização dos dados fiscais. Para isso, as atualizações dos sistemas são disponibilizadas antes mesmo dos prazos das obrigações fiscais.
Destaques e Vantagens do ERP da MXM
O sistema permite uma visão unificada de informações provenientes de múltiplas unidades, sendo atualizado diariamente. Outros destaques da MXM são:
- Mais de 10.000 empresas clientes, incluindo organizações nacionais e multinacionais.
- Menor tempo de Implantação do mercado.
- Melhor Custo Total de Propriedade em curto, médio e longo prazo.
- Plataforma escalável, aderente a diversos segmentos.
- Mais de 250 APIs disponíveis para composições com outras aplicações.
- Ambiente na nuvem com disponibilidade superior a 99,5%.
- Atendimento humanizado, suporte próprio e educação corporativa através do MXM Academy.
Somos a única plataforma de negócio que acompanha todas as fases do seu crescimento, inclusive de Oferta Pública Inicial (IPO).
Para conhecer mais sobre nossos serviços e como podemos auxiliar a sua empresa na conformidade fiscal e no cumprimento de obrigações, acesse nosso formulário de contato. Se preferir, entre em contato através do WhatsApp e fale com nosso time de especialistas!
Conclusão: Controle de Contas a Pagar e Receber
O sistema de controle de contas a pagar e receber é, atualmente, uma ferramenta indispensável para a gestão financeira empresarial. Ele permite a automação dos processos, reduzindo os erros e aumentando a eficiência operacional.
A integração com outras ferramentas contábeis e financeiras potencializa os resultados e permite uma visão mais precisa do fluxo de caixa. Portanto, a implementação deste sistema representa um investimento estratégico para empresas de todos os portes em busca de mais organização, controle e previsibilidade financeira.
