Em um mundo corporativo em constante evolução, a eficiência e a organização são aspectos essenciais para o sucesso de qualquer empresa.
Nesse cenário, o BPMN (Business Process Model and Notation) se destaca como uma ferramenta útil, sendo essencial na modelagem e otimização de processos empresariais.
Em empresas de pequeno porte, é possível realizar uma organização com uma pequena planilha. No entanto, com o crescimento do negócio, os processos ficam mais complicados.
Por isso, a modelagem de processos é uma alternativa para gerenciar melhor as tarefas de uma empresa, de acordo com suas metas e objetivos.
O BPMN pode fazer exatamente isso pela sua empresa. Para você conhecer melhor essa ferramenta, a MXM Sistemas, a seguir, irá explicar suas vantagens e utilizações.
Vamos lá? Então, boa leitura!
BPMN o que é?
O BPMN, também conhecido como Business Process Model and Notation, é uma notação gráfica padronizada usada para representar processos de negócios de uma empresa utilizando símbolos e regras padronizadas.
A ferramenta foi desenvolvida pelo Object Management Group (OMG), com o intuito de fornecer uma linguagem visual que facilita a compreensão, análise e otimização de processos empresariais.
Sua principal finalidade é possibilitar que os stakeholders, compreendam, documentem e comuniquem de maneira adequada os procedimentos organizacionais de um negócio.
Dessa maneira, com o BPMN, as empresas podem mapear seus processos de maneira visual, identificando melhorias e garantindo a compreensão comum entre suas equipes.
Qual a finalidade do BPMN?
O BPMN serve para criar, documentar, analisar e otimizar os processos de negócio de uma empresa, utilizando uma linguagem fácil de ser compreendida.
Por isso, com essa ferramenta, é possível visualizar o fluxo de atividade, os papéis, os eventos, as decisões e os dados envolvidos em um processo, além da relação entre eles.
Além disso, o BPMN também permite a automatização dos processos, integrando-os com sistemas de informação e ferramentas de gestão empresarial.
Com ele, as empresas podem mapear seus fluxos de trabalho de maneira intuitiva, promovendo a transparência, a colaboração e a eficiência.
Ou seja, a finalidade principal do BPMN é fazer com que a gestão empresarial seja mais clara e de fácil compreensão, independentemente do colaborador.
Como o BPMN funciona?
O BPMN funciona como uma linguagem visual unificada para representar e descrever os processos de um negócio.
A metodologia utilizada no sistema é baseada em símbolos gráficos padronizados para ilustrar diferentes elementos e atividades dentro de um fluxo de trabalho.
No entanto, o funcionamento geral do BPMN está focado nos elementos chaves, como tarefas, eventos, gateways (decisões), fluxos de sequência e objetos de dados.
Esses elementos são representados por ícones específicos que ajudam a criar diagramas claros e compreensíveis para qualquer colaborador.
Por exemplo, as tarefas são retratadas como retângulos, eventos como círculos, e gateways como losangos, proporcionando uma representação visual intuitiva.
Além disso, o fluxo de trabalho é articulado através de linhas de sequência, conectando os diversos elementos e indicando a ordem e a direção das atividades.
Quais os elementos da notação do BPMN?
Agora que você já sabe como o BPMN funciona, está na hora de conhecer seus elementos básicos de funcionamento.
Existem os elementos principais do sistema, como objetos de fluxo, objetos de conexão, raia da piscina e artefatos, mas você pode procurar outros conforme sua necessidade.
Vamos conhecer os principais elementos do BPMN? Veja a seguir!
Objetos de fluxo
Os objetos de fluxo são os elementos básicos de um modelo baseado na notação Business Process Model and Notation.
Eles representam os principais eventos, atividades e decisões que compõem o processo de negócio. Em geral, existem três tipos de objetos de fluxo:
- Eventos: São elementos que indicam algo que acontece durante o processo, como início, o fim, uma mensagem, um tempo, uma condição ou um erro. Eles são representados por círculos com diferentes símbolos internos, de acordo com o tipo de evento.
- Atividades: Esses são os elementos que indicam o trabalho que é realizado no processo, como uma tarefa, uma sub-tarefa, um subprocesso, uma chamada de processo e outros. Eles são representados por retângulos com cantos arredondados, também com diferentes símbolos internos.
- Gateway: Já os gateways são elementos que indicam pontos de decisão ou divergência no processo, como um paralelo, um exclusivo, um inclusivo, um complexo e outro. Eles são representados por losangos.
Além disso, os objetos de fluxo são conectados por um objeto de conexão, que indicam o fluxo de sequência, o fluxo de mensagem ou a associação entre elementos do processo.
Assim, é possível visualizar o fluxo lógico e a troca de informações entre os participantes do processo.
Objetos de conexão
Por outro lado, os objetos de conexão são linhas que conectam os objetos de fluxo, como eventos, atividades e gateways, em um diagrama de processo.
Assim, eles conseguem indicar o fluxo de controle, de informação ou de associação entre os elementos do processo. Basicamente, existem três tipos de objetos de conexão:
- Fluxo de Sequência: Esse objeto é utilizado para mostrar a ordem com que as atividades serão executadas em um processo, sendo representado por uma linha sólida com uma seta na ponta.
- Fluxo de Mensagem: Já o fluxo de mensagem é utilizado para mostrar o fluxo das mensagens entre dois participantes que as emitem e a recebem, sendo representado por uma linha tracejada com um círculo na origem e uma seta no destino.
- Associação: Por fim, a associação é utilizada para associar dados, texto e outros artefatos com objetos de fluxo, sendo representada por uma linha pontilhada com uma linha na ponta.
Esses objetos são importantes para definir o relacionamento entre os objetos de fluxo e os demais elementos na atividade comercial.
Assim, é possível visualizar o fluxo lógico e a troca de informações entre os participantes do processo.
Raia e piscina
A raia da piscina, também chamada de swimlane, serve para organizar as atividades de um processo em categorias visuais separadas, de acordo com os papéis de cada setor.
Elas são representadas por retângulos longos, que podem ser horizontais ou verticais, e que contêm objetos de fluxo do processo, como eventos, atividades e gateways.
Esse elemento pode ser agrupado em piscinas, também chamadas de pools, que representam a organização ou o participante envolvido no processo.
Assim, uma piscina pode conter uma ou mais raias, e um processo pode ter uma ou mais piscinas.
Ou seja, quando existe mais de uma piscina, o fluxo de mensagem entre elas deve ser representado por uma linha tracejada com um círculo na origem e uma seta no destino.
Portanto, as raias e as piscinas são essenciais para definir o escopo, a responsabilidade e a comunicação dos processos, facilitando o entendimento e a análise do processo.
Artefatos
Já os artefatos são elementos de notação do BPMN que servem para adicionar informações complementares ao diagrama do processo, sem alterar o seu fluxo ou sua semântica.
Eles podem ser utilizados para documentar, explicar ou analisar aspectos do processo que não são representados pelos outros elementos. Existem três tipos de artefatos:
- Objetos de dados: Esses são elementos que indicam os dados produzidos ou consumidos por uma atividade, como documentos, relatórios, formulários e outros. Eles são representados por um retângulo com uma dobra no canto superior direito e podem ter um nome e um estado. Eles são conectados às atividades por linhas pontilhadas chamadas de associações;
- Grupos: Já os grupos são elementos que agrupam visualmente um conjunto de atividades, eventos ou gateways que compartilham algumas características comuns, como uma categoria, uma fase, um responsável e outros. Sendo representados por um retângulo tracejado com um rótulo na borda superior, eles não afetam o fluxo do processo, apenas o organizam;
- Anotações: Por fim, as anotações são elementos que permitem a adição de comentários, observações ou explicações ao processo, ou a um elemento específico. No BPMN são representadas por uma área de texto e podem estar ou não conectados aos elementos do processo por associações.
Em geral, os artefatos são importantes para enriquecer e esclarecer o diagrama do processo, facilitando seu entendimento e a sua comunicação entres os envolvidos.
Quais as principais vantagens do BPMN?
O BPMN oferece diversas vantagens às empresas que o aplicam em seus processos organizacionais, contribuindo para a eficácia da modelagem e análise. Além disso, ela oferece benefícios como:
- Linguagem universal: Uma de suas principais vantagens é a sua linguagem universal. Por ter uma notação gráfica padronizada, o BPMN transcende barreiras linguísticas e culturais. Ou seja, equipes de stakeholders de diferentes origens podem colaborar e comunicar de maneira eficaz.
- Versatilidade: O BPMN é altamente versátil, adaptando-se a grande variedade de setores e tipos de processos. Seja na indústria financeira, manufatura ou serviços, o BPMN pode ser aplicado de maneira eficiente. Isso porque sua flexibilidade permite a modelagem de processos simples ou complexos, independentemente do tamanho ou da complexidade da organização;
Organização: Além disso, a notação gráfica do BPMN torna a compreensão dos processos mais intuitiva. Isso porque as representações visuais simplificam a interpretação, mesmo para aqueles que não têm conhecimento técnico aprofundado.
Ou seja, em conjunto, essas vantagens tornam o BPMN uma ferramenta valiosa para empresas que buscam aumentar a eficiência, promover a transparência e adaptar-se às mudanças dinâmicas no ambiente de negócios.
Como aplicar o BPMN?
Para aplicar o BPMN no seu negócio é essencial que você siga os passos principais de aplicação. Por isso, primeiramente, tenha planejamento.
Então, antes de aplicar o BPMN na sua empresa, defina bem o seu objetivo, o escopo, os participantes e os recursos do processo que será modelado.
Após o planejamento, faça uma análise profunda para levantar informações sobre o processo atual, identificando problemas, as oportunidades e os requisitos para os processos.
Com o planejamento e a análise em mãos, é hora de desenhar o diagrama do processo, utilizando os elementos de notação do BPMN, como objetos de fluxo, objetos de conexão, raias, piscinas e artefatos.
Depois de realizar a diagramação, é hora de executar o processo modelado, utilizando as ferramentas de software que suportem o BPMN.
Por fim, realize o monitoramento do desempenho do seu processo, utilizando indicadores e métricas, como tempo, custo, qualidade, satisfação e outros.
Com os dados coletados, você já poderá avaliar os resultados obtidos do processo, identificar pontos de melhorias e aplicar ações corretivas ou preventivas no seu negócio.
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Conclusão
A rotina de gerenciamento de um negócio não é uma tarefa fácil e, com o crescimento do mercado, essa ação pode ficar ainda mais complexa.
No entanto, nada que a tecnologia não possa resolver! Com o BPMN em mãos, é possível ter uma organização eficiente da sua empresa.
Independentemente do ramo do seu negócio, se você deseja facilitar a comunicação e organização de tarefas na sua empresa, o BPMN pode ser a solução.
Com uma linguagem universal e padronizada, essa ferramenta facilitará a gestão da sua empresa com sua própria equipe e clientes.
Portanto, se você deseja ter mais eficiência e sucesso em seu negócio, não hesite em contar com o Business Process Model and Notation. Gostou deste conteúdo? Para mais como este, acesse o blog da MXM Sistemas!
