Os conceitos de custos e despesas são comumente confundidos por empresários e gestores — alguns até acreditam que esses termos são sinônimos. Esse entendimento pode funcionar no dia a dia, mas não é o que se aplica nas empresas.
Eles até podem ser usados para designar os gastos que uma pessoa física realiza. No entanto, em um âmbito empresarial, apresentam significados completamente distintos, e a falta de entendimento desses conceitos pode gerar danos graves a um negócio com o passar do tempo.
O nosso objetivo com este artigo é mostrar a diferença entre custos e despesas, bem como qual é a importância de saber classificar e separar esses elementos de forma correta. Confira!
Qual é a diferença entre custo e despesa?
Distinguir entre custo e despesa é um dos pontos-chave para uma gestão financeira eficaz. Afinal, muitas vezes, esses termos são usados de forma intercambiável, mas cada um possui o seu significado específico e representa aspectos distintos nos gastos corporativos.
Por exemplo: o custo se refere aos gastos diretamente associados à produção de bens ou serviços. São investimentos necessários na fabricação ou aquisição de produtos que, por sua vez, geram receita para a empresa.
Por outro lado, as despesas abrangem os gastos necessários para manter as operações da empresa, mas que não têm uma conexão direta com a produção. Esses custos ocorrem independentemente do volume de produção ou vendas, representando os gastos operacionais essenciais para manter a empresa funcionando.
Daí, a importância em compreender a diferença entre custo e despesa: você consegue alocar os recursos com mais eficiência. Enquanto os custos estão diretamente relacionados à produção e à obtenção de receitas, as despesas são gastos necessários para as atividades operacionais e administração geral da empresa.
Assim, essa clareza facilita análises financeiras mais precisas e estratégias de gestão mais informadas.
O que são custos?
Os custos são todos os gastos ocorridos para que bens, produtos ou serviços produzidos pela empresa sejam executados. Ou seja, estão diretamente ligados à atividade-fim que o negócio explora. São exemplos de custos:
- matéria-prima utilizada na produção de algum produto;
- gastos com manutenção de máquinas;
- energia elétrica da área de produção de uma fábrica;
- salário da equipe de vendas ou funcionários envolvidos no processo produtivo.
Entender os custos é importante para determinar quais investimentos são mais úteis, quais recursos devem ser realocados e como otimizar a produção.
Quais são os tipos de custos?
Entendido o conceito, agora é hora de separar os diferentes tipos de custos.
Custos diretos
Os custos diretos se relacionam a todos os investimentos que estejam diretamente ligados à construção do produto ou do serviço oferecido por uma empresa. Alguns exemplos incluem:
- matérias-primas;
- mão de obra, tanto a interna como a terceirizada, se for o caso;
- insumos.
Custos indiretos
Já esses custos também estão ligados aos investimentos associados à produção dos bens ou serviços oferecidos, mas de uma forma indireta. Assim, temos alguns exemplos, como as atividades de logística, a alimentação dos colaboradores que estão desenvolvendo as mercadorias e os gastos com manutenção das máquinas.
Os custos indiretos podem até se assemelhar às despesas, que veremos logo em seguida. A diferença crucial está na aplicação: eles têm mais a ver com as atividades-fim da empresa. Assim, toda a logística utilizada para importar matérias-primas influencia diretamente o que será desenvolvido pela organização, mesmo que de forma indireta.
O que são despesas?
Despesas são os demais gastos utilizados para a manutenção da atividade-fim da empresa, mas que não têm relação direta com ela. São gastos necessários para sua manutenção, mas que não impactam o produto, o serviço ou o cliente final de forma direta.
Elas também costumam ser chamadas de despesas operacionais, já que são gastos de uma empresa que não estão diretamente relacionadas à produção de uma mercadoria. Podemos mencionar como exemplo de despesas:
- salários de pessoal administrativo;
- gastos com materiais de limpeza, energia, água etc.;
- dispêndios com publicidade e propaganda;
- manutenção de softwares utilizados pela administração.
Ao conhecer melhor as suas despesas, você pode entender quanto do seu orçamento vai para os processos auxiliares e como eles impactam sua rentabilidade, assim como o valor do serviço para o cliente final.
Resumidamente, podemos conceituar as despesas como os gastos que são exigidos para manter o negócio em pleno funcionamento. Assim, quanto maiores forem esses valores, menos a empresa tende a arrecadar.
Saiba mais: Compliance: as vantagens de investir em Conformidade Empresarial
Quais são os tipos de despesas?
Agora, é importante conceituar os diferentes tipos de despesas para lidar bem com cada uma delas.
Despesas fixas
Aqui, entra todo tipo de despesa que não varia de acordo com o volume produzido ou comercializado pela empresa — como estruturas físicas, mobiliário, material de escritório, entre outras coisas.
Despesas variáveis
Ao contrário das fixas, as variáveis são aquelas despesas que se alteram de forma proporcional ao volume produzido ou comercializado diretamente pela empresa. Um exemplo é a comissão de vendedores, já que esse valor depende da produtividade de cada trabalhador.
Despesas operacionais
O termo costuma ser utilizado como sinônimo das despesas como um todo, mas também é possível encontrar uma classificação mais específica. É importante notar, assim, que se uma despesa não se qualifica como um gasto diretamente relacionado às mercadorias vendidas, ela é documentada como operacional.
Para facilitar o entendimento, basta fazer a seguinte pergunta: esse gasto está diretamente atrelado à produção ou à fabricação de um bem ou serviço? Caso a resposta seja negativa, temos um exemplo de despesa operacional.
Qual é a importância da correta classificação de custos e despesas?
O primeiro ponto que discutiremos neste item é a famosa redução de custos. É muito importante que um gestor reconheça que os gastos existentes em um procedimento de prestação de serviços, de produção ou de vendas são essenciais para que esses processos sejam mantidos.
Sendo assim, uma redução de custos pode prejudicar severamente a qualidade das atividades realizadas pela empresa quando não realizada com o devido cuidado. De fato, existem momentos em que é necessário executar esse tipo de ação. No entanto, é preciso ter em mente os reflexos negativos que ela causará e quais serão as opções para lidar com essa situação.
Conhecendo os custos e despesas, um gestor poderá selecionar aqueles gastos que não impactam diretamente a sua atividade-fim, para que sejam reduzidos ou eliminados.
Outro ponto fundamental sobre conhecer e classificar corretamente esses gastos tem relação com a viabilidade de um produto vendido, produzido ou serviço prestado.
Por meio da apropriação de custos, a gestão da empresa pode calcular o indicador chamado Margem de Contribuição (MC), que basicamente mede o valor que sobra após o pagamento dos gastos ocorridos na execução da atividade.
Tal indicador é a peça principal para que uma empresa descubra se determinado produto ou serviço está dando lucro ou prejuízo. Sem conhecer a correta classificação dos gastos, a gestão de um negócio jamais saberá quais são os reais fatores que contribuem para a sua lucratividade e, provavelmente, tomará ações desordenadas e sem um objetivo claro e específico.
A empresa que classifica os custos e despesas de forma correta não precisa contar com a sorte em suas decisões gerenciais. Ela pode utilizar as informações extraídas desses gastos para tomar ações ordenadas, objetivas e específicas.
Qual é a diferença entre despesas e investimento?
Existe outro conceito que costuma gerar dúvidas em empresários. Assim, além de aprender a diferença entre custo e despesa, vale a pena compreender o que distingue despesas e investimentos. Vamos explorar esses conceitos e entender suas características.
Despesas
Como falamos anteriormente, as despesas representam os gastos necessários para a operação diária da empresa, mas que não resultam em aumentos duradouros nos ativos.
São, portanto, custos essenciais para manter as operações funcionando, mas não geram retornos substanciais a longo prazo.
Exemplos disso incluem as despesas administrativas, como aluguel, salários e outras obrigações recorrentes.
Investimento
Por sua vez, os investimentos são alocados para atividades que têm o potencial de gerar retornos positivos e contribuir para o crescimento e valorização da empresa.
Diferentemente das despesas, os investimentos visam a criação de ativos e benefícios duradouros. Exemplos que exploram bem a ideia de investimento incluem expansão de instalações, pesquisa e desenvolvimento, aquisição de tecnologia e treinamento de equipe.
Como analisar custos e despesas da empresa?
Analisar os custos e despesas da empresa é como esquadrinhar o mapa financeiro do seu negócio. Vamos simplificar esse processo para que você possa navegar pelos números com mais confiança.
Primeiro, os custos: pense neles como os gastos ligados à produção do que você vende. Por exemplo: matéria-prima e mão de obra de produção se encaixam aqui.
Agora, as despesas: elas são os custos necessários para manter a empresa funcionando, mas que não estão diretamente vinculados à produção. Isso inclui aluguel e salários administrativos, entre outras.
O que fazer agora: veja se seus custos de produção estão alinhados com a qualidade e quantidade dos produtos que você vende. Busque eficiências e otimizações.
Quanto às despesas, avalie se estão dentro do orçamento e se estão contribuindo para a eficiência operacional.
Em seguida, compare seus custos totais com suas receitas. Isso ajuda a entender se a empresa está gerando lucro ou se precisa ajustar o planejamento estratégico financeiro.
Analise a relação entre despesas e receitas para garantir que não esteja gastando mais do que está ganhando.
E, se possível, identifique oportunidades de corte ou investimento. Se alguns custos ou despesas estão desequilibrados, identifique áreas para cortar ou otimizar. Isso pode liberar recursos para investimentos estratégicos.
Por que é importante classificar os custos e gastos da empresa?
Imagine as finanças da sua empresa como um quebra-cabeça. Entender a diferença entre custo e despesa é muito importante para, posteriormente, classificá-los e organizar cada peça para ver o quadro completo. E por que fazer isso? A gente explica:
- classificar proporciona uma visão clara de onde seu dinheiro está indo. Você pode identificar áreas que consomem mais recursos e ajustar estratégias;
- com categorias definidas, fica fácil tomar decisões financeiras. Por exemplo: ao saber quanto é gasto em insumos, é possível avaliar se dá para negociar melhores fornecedores.
- a classificação permite avaliar o desempenho de diferentes áreas da empresa. Você pode ver quanto a produção consome em relação às vendas, por exemplo.
Um exemplo prático: digamos que você fabrique sapatos. Com isso, os custos de matéria-prima e mão de obra relacionados à produção são classificados como custos de produção. Isso fornece uma avaliação precisa sobre a eficiência da linha de produção.
Enquanto isso, os salários dos funcionários e os gastos com aluguel do escritório são despesas administrativas. Essa classificação ajuda a entender quanto está sendo investido na administração da empresa.
Como classificar os custos e gastos da empresa?
Classificar os custos e gastos da empresa é como etiquetar cada peça desse quebra-cabeça financeiro que nós queremos montar. Entenda como fazer isso:
- agrupe as despesas em categorias amplas, como \”Custos de Produção\” e \”Despesas Operacionais\”. Isso proporciona uma visão inicial;
- desmembre essas categorias em subgrupos. Por exemplo: sob \”Custos de Produção\”, inclua \”Matéria-Prima\” e \”Mão de Obra Direta\”;
- planilhas ou softwares financeiros podem ser aliados poderosos. Crie colunas para cada categoria e subgrupo, facilitando o acompanhamento;
- mantenha a consistência na classificação para facilitar a comparação ao longo do tempo;
- avalie se as categorias ainda fazem sentido periodicamente. À medida que a empresa cresce, pode ser necessário ajustar a estrutura de classificação.
Lembre-se de que a classificação é como criar rótulos para as diferentes partes do seu orçamento: quanto mais organizado, mais fácil é entender e otimizar suas finanças. Mantenha a organização para obter uma visão clara do caminho financeiro da sua empresa
Como cortar gastos na empresa?
Há várias oportunidades para diminuir o impacto de certos gastos no orçamento. Confira, a seguir, algumas delas e comece a explorá-las agora mesmo!
1. Reaproveitamento de recursos
Papel, copos, água, entre outras coisas, podem ser úteis por muito mais tempo do que você imagina. Inúmeras empresas têm despesas consideráveis por descartarem materiais que poderiam ser reutilizados ou por escolherem produtos descartáveis como o padrão em seu negócio.
Pense nos copos de plástico, por exemplo. Cada café ou copo d’água tomado significa mais lixo. Porém, nada impede que os colaboradores usem uma caneca individual ou garrafa nesses momentos. É uma forma simples de reduzir os custos da empresa.
2. Automação de processos
Tanto o trabalho associado ao seu core business quanto o back office dependem de processos complexos para funcionarem direito. E alguns deles são repetitivos, lentos e pouco eficientes. Por isso mesmo surgiram máquinas para automatizar parte deles, como foi o caso das linhas de montagem.
Esse conceito também se aplica a outros contextos, como o uso de softwares de gestão para facilitar a administração de recursos. Com essa ajuda, suas equipes cumprirão as tarefas de forma rápida e terão mais tempo para trabalhar de maneira criativa e inovadora.
3. Digitalização de documentos
Os custos e despesas para manter arquivos físicos na empresa são significativamente altos. Não basta considerar a impressão. É preciso levar em conta o armazenamento, a preservação e até possíveis multas por não os guardar corretamente. Muitos profissionais nem imaginam quantos gastos surgem de uma pilha de caixas cheias de papel.
Por isso, a maioria das empresas está migrando para o armazenamento de documentos digitalizados. Além de evitar boa parte das despesas e otimizar o espaço, essa também é uma forma de acelerar a comunicação com clientes e parceiros, pois toda a documentação pode ser enviada por e-mail ou ser compartilhada em uma plataforma.
4. Economia de energia
Esse é um ponto recorrente em relação ao corte de gastos, e por um bom motivo. Além de ser uma atitude ecológica que a empresa pode tomar, energia elétrica ainda é uma das principais despesas dentro de um escritório. Quanto antes você puder reduzi-la, melhor.
Felizmente, há várias maneiras de diminuir esses números. Por exemplo: você pode trocar suas lâmpadas comuns por fluorescentes — que apresentam melhor performance —, desativar computadores e máquinas quando não estão sendo usados — evitando o stand-by —, entre outras coisas.
Reduza os custos com uma ferramenta que entende às necessidades do seu setor e que integra as principais plataformas de energia: Conheça o sistema ERP para segmento energético da MXM!
Como fazer o controle de custos e gastos?
Um sistema de gestão, como os já tradicionais ERPs, é uma ótima opção para realizar o controle de gastos de forma mais precisa. Com algumas das melhores opções do mercado, será mais fácil gerenciar o orçamento, o estoque e as compras necessárias.
Para não errar na escolha, priorize soluções digitais que atendam integralmente à legislação fiscal brasileira. Afinal, não adianta muito importar um programa bastante recomendado, mas que não tenha muito a ver com a realidade do nosso país.
Agora que você entende a diferença entre custos e despesas, pode classificar corretamente seu orçamento e direcionar melhor os seus recursos. É importante notar que é possível contar com tecnologia de ponta para realizar esse gerenciamento de forma mais precisa.
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Conclusão
Conhecer a principal diferença entre custo e despesa é uma bússola essencial para qualquer empreendedor. Afinal, custos são investimentos diretos na produção, enquanto despesas são gastos operacionais independentes.
Essa clareza orienta e potencializa decisões estratégicas e cortes precisos. Complementarmente, vale a pena seguir com um trabalho próximo de análise de custos e de despesas para explorar todo o mapa financeiro da empresa.
Vimos, também, que organizar custos e despesas é a chave para uma gestão financeira sólida, permitindo que a empresa navegue com confiança e precisão.
Para empresas do segmento comercial, um ERP para segmento comercial pode ser fundamental na organização e gestão dessas finanças, otimizando processos e proporcionando maior controle e eficiência.
A mesma coisa para Empresas de serviços, centralizar a gestão operacional da sua empresa com software ERP para o segmento de Serviços é uma estratégia vital para impulsionar a eficiência operacional e a competitividade.
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