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Contabilidade hospitalar: Saiba como funciona e a importância!

A gestão financeira é essencial para o funcionamento de qualquer negócio. Por isso, a contabilidade hospitalar é um departamento que deve ser cuidadosamente planejado — mesmo sem ter ligação com a atividade fim da organização.  Afinal, sem dinheiro ou um orçamento bem definido, o hospital passa a encontrar muitas dificuldades de se manter aberto e ajudar a comunidade.  Sua contabilidade vai auxiliar nisso e em muitas outras atividades, como nos serviços de controle de contas e planejamento tributário, entre outros. Então, se você tem interesse em qualificar ou estruturar a sua área contábil, este post pode te ajudar. Nos tópicos abaixo, vamos entender por que a contabilidade hospitalar é tão importante! O que faz uma contabilidade hospitalar?  A contabilidade hospitalar é parte estrutural da gestão financeira e administrativa de um hospital. Ela não se resume apenas a lidar com números, mas também em fornecer informações para tomadas de decisão estratégicas e eficientes.  Isso pode acontecer com algumas atividades-chave no dia a dia desses profissionais, como: Saiba mais: Compliance: as vantagens de investir em Conformidade Empresarial Como uma contabilidade hospitalar funciona e qual é a sua importância?  Por ser uma área burocrática, mas também estratégica, a contabilidade de um hospital deve ser devidamente especializada para atender às necessidades específicas de instituições de saúde em geral. E, como vimos, sua importância é imensa, pois garante uma visão clara e precisa das finanças, permitindo uma tomada de decisão estratégica e eficiente.  É o que acontece quando o setor planeja e organiza, eficientemente, os registros financeiros da organização. Ou, ainda, quando realiza uma análise de custos e de eficiência operacional. Vale mencionar, também, o desempenho estratégico do departamento durante o planejamento financeiro. Quando bem elaborado, ele é essencial para garantir a sustentabilidade e o crescimento do hospital em longo prazo. Deu para perceber o quão versátil a sua área contábil deve ser para manter o hospital em pleno funcionamento e constante desenvolvimento? Tarefa complexa, sim, e justamente por isso que não deve ser negligenciada ao compor a equipe do setor de contabilidade. Saiba mais: Gestão de indicadores: entenda a importância e saiba como fazer Quais são os benefícios de uma forte contabilidade hospitalar? A contabilidade hospitalar é uma questão de saúde, e nesse caso, para o negócio como um todo. O objetivo deste departamento é preservar a saúde financeira da organização, de modo que o faturamento seja recorrente e o controle de gastos muito bem feito. Portanto, o primeiro benefício é o planejamento eficaz de ações por meio do controle de informações, tanto de entrada quanto de saída. Confira, a seguir, outras vantagens. Redução de prejuízos O controle bem preciso de todas as entradas e saídas é crucial para o uso eficiente do dinheiro. Por exemplo, é possível comprar insumos no momento certo, com os fornecedores certos e pelo preço certo. O ramo de saúde tem especificidades também em relação à tributação, o que significa que é possível diminuir seu impacto com o conhecimento de isenções e/ou compensações. Faturamento otimizado Uma das ações da contabilidade hospitalar é padronizar cobranças, de modo a facilitar o dia a dia do médico. O setor ajuda a se manter em dia com as exigências da ANS e lidar com o governo e com os planos de saúde, para agilizar o pagamento. Cuidado com as particularidades Por fim, existem diversas particularidades do setor de saúde, além da ligação com a ANS e o governo. Por exemplo, a questão trabalhista, que deve ser muito bem observada, e certos KPIs financeiros que fazem mais sentido.  Análises focadas no nicho hospitalar Uma equipe experiente em contabilidade hospitalar possui um profundo entendimento das particularidades e desafios do setor de saúde. Isso permite que eles realizem análises financeiras e estratégicas específicas para hospitais, identificando tendências, padrões e oportunidades de melhoria exclusivas para esse nicho. Um exemplo da importância disso: ao analisar os custos operacionais de um hospital, sua equipe de contabilidade especializada pode identificar áreas de desperdício específicas, como despesas excessivas com equipamentos médicos ou custos elevados de pessoal devido à má gestão nas escalas de trabalho. Controle de caixa Uma boa equipe de contabilidade hospitalar garante o controle preciso do caixa do hospital. Isso porque, ela se encarrega de monitorar todas as entradas e saídas de dinheiro. Como resultado, toda a instituição adquire uma gestão financeira sólida e proativa, e capaz de prevenir-se ou evitar problemas de fluxo de caixa para, então, garantir a disponibilidade de recursos para investimentos importantes. Imagine, para facilitar a compreensão do assunto, que sua equipe contábil acompanha de perto as receitas e despesas do hospital. Com isso, fica mais fácil identificar qualquer desequilíbrio entre os fluxos de entrada e saída de dinheiro.  E é isso que permite à administração a tomada de decisões assertivas para corrigir o problema, como a renegociação de contratos com fornecedores ou a implementação de medidas de economia de custos. Gestão de crises Em momentos de crise, como pandemias ou desastres naturais, uma equipe capacitada em contabilidade hospitalar desempenha um papel crucial na gestão financeira emergencial.  Eles podem fornecer análises rápidas e precisas da situação financeira do hospital, identificar áreas de risco e desenvolver planos de ação para mitigar os impactos negativos. É o que pode acontecer, por exemplo, com uma análise estratégica da sua equipe de contabilidade hospitalar ao reavaliar o impacto financeiro de áreas específicas, como a queda nas internações ou de procedimentos médicos. A partir desses dados levantados, sua gestão pode ter mais informações de qualidade  para reduzir custos operacionais e garantir a continuidade de um trabalho bem feito no geral. Pagamento correto dos tributos A legislação tributária para instituições de saúde pode ser complexa e sujeita a mudanças frequentes. Dessa maneira, uma equipe especializada em contabilidade hospitalar garante o pagamento correto dos tributos, evitando multas e penalidades por não conformidade. Esse é um trabalho fundamental, portanto. Pois ao preparar e revisar os relatórios fiscais do hospital, sua equipe verifica se todas as obrigações tributárias foram cumpridas de acordo com a legislação vigente. Isso inclui o correto pagamento de impostos

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Case: Como a Gasmar otimizou em 100% o tempo na produção de relatórios contábeis

Se você deseja conhecer empresas que adquirem mais maturidade, visão e processos internos mais otimizados através de um software de gestão ERP, recomendamos que você leia este case. Hoje apresentamos como a Gasmar, um dos nossos clientes e parceiros, trabalhou com a MXM Sistemas para operacionalizar suas atividades.  Além disso, você descobrirá: Sobre a Gasmar A Companhia Maranhense de Gás (Gasmar) é uma empresa de economia mista, composta pela Termogás S.A., pela Gaspetro (Petrobras Gás S.A.) e pelo Governo do Estado do Maranhão. A empresa detém a concessão, com exclusividade, para os serviços de distribuição e comercialização de Gás Natural canalizado em todo o território do Estado do Maranhão. Do Desafio De acordo com Luiz Gonzaga de Sousa Neto (Supervisor de Tecnologia da Informação da Gasmar), assim que ele entrou no projeto, no início da empresa, em 2013, o sistema da MXM Sistemas fazia parte de uma lista de softwares bem avaliados por seu gestor na época. Porém, “como a Gasmar é uma empresa pública, a MXM não venceu apenas por escolha, mas passou por uma licitação e ganhou com méritos sobre os demais concorrentes.”   Antes do processo de licitação para a contratação de um ERP, a Gasmar utilizava um software simples, voltado apenas para funcionalidades contábil e financeira, sem integração entre os processos que realizava. Como a ferramenta não apresentava os recursos necessários para suprir as demandas específicas da empresa, a equipe de TI da Gasmar precisava utilizar outros softwares e serviços externos para solucionar problemas que o sistema não resolvia. Além disso: Por conta das limitações do software anterior, o processo de mudança para a solução de ERP da MXM foi encarada como um grande desafio pela equipe da Gasmar. Devido às diferenças de interface e tecnologia, foi necessário mudar a cultura e o pensamento dos usuários acerca do funcionamento do software. Nas palavras de Luiz Gonzaga de Sousa Neto, Supervisor de Tecnologia da Informação da Gasmar “a adaptação das pessoas à nova ferramenta causou uma curva de aprendizagem relativamente lenta, gerando bastante impacto no começo.” O Supervisor de TI salientou que as equipes de Consultoria e de Serviço de Atendimento ao Usuário (SAU) apoiaram no processo de transição da ferramenta, fazendo com que a Gasmar alcançasse um bom nível de maturidade em sua utilização. “Muitos erros aconteceram, mas nada que não seja natural numa mudança de ferramenta. A equipe da MXM nos deu bastante suporte nesse momento e foram sensacionais com a gente, pois sempre estavam muito dispostos a nos ajudar. Hoje eu considero que nós temos um nível de maturidade bom na utilização do sistema.” Luiz Gonzaga de Souza Neto (Supervisor de Tecnologia da Informação da Gasmar) Da Solução A plataforma de gestão da MXM Sistemas proporcionou mais produtividade e velocidade às áreas contábil, financeira, fiscal e de estoque da Companhia Maranhense de Gás. Confira a seguir o depoimento do Supervisor de Tecnologia da Informação da Gasmar sobre os benefícios e diferenciais alcançados com o apoio da MXM: “Como nosso cenário era muito novo, tínhamos muitas necessidades para suprir e o software da MXM nos atendeu a várias delas. Com o MXM-WebManager a Gasmar ganhou mais agilidade, principalmente no processo de relatórios. Antigamente nossa contabilidade demorava entre 20 a 25 dias para terminar a contabilização de um mês. Sempre terminávamos o relatório com atrasos, pois precisávamos coletar os dados primeiro, depois condensar todas as informações e por fim montar os relatórios em cima de várias telas. Hoje em dia levamos dez dias para montar estes relatórios, tivemos um ganho muito alto em relação a isso.” afirma o Supervisor de TI. “Com a MXM Sistemas temos uma solução mais robusta, com mais recursos e que nos atende. O software é flexível, nos dá a chance de trabalhar internamente com mais liberdade.” Luiz Gonzaga de Souza Neto (Supervisor de Tecnologia da Informação da Gasmar) “O MXM-WebManager nos atende perfeitamente: “A MXM impactou positivamente na rotina de usuários, setores e da própria Gasmar. Como a empresa era muito nova, lidar com um software ERP como o MXM-WebManager nos trouxe muita bagagem. Revemos processos internos e construímos uma nova visão de como fazê-los e melhorá-los. Além disso, nossos clientes internos também se adaptaram à solução, gerando maturidade aos processos.” Luiz Gonzaga de Souza Neto (Supervisor de Tecnologia da Informação da Gasmar) Confira na íntegra o depoimento prestado por Luiz Gonzaga de Sousa Neto para o Departamento de Comunicação e Marketing da MXM Sistemas S/A: Dos Resultados A relação entre a MXM Sistemas e a Gasmar vem se estruturando cada vez mais com as constantes melhorias no Sistema de Gestão Empresarial. Foi com essas evoluções que conseguimos E foi assim que a Gasmar: Quer resultados como os da Gasmar para a sua empresa? Converse agora mesmo com um dos especialistas da MXM Sistemas pelo WhatsApp: (21) 97632-7230

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