No contexto da revolução digital, as empresas estão constantemente enfrentando o desafio de se ajustar e progredir. Nesse sentido, a manutenção do ERP se tornou uma base essencial nessa transformação, pois ele conecta diferentes setores, melhora os processos e oferece informações valiosas para tomadas de decisões estratégicas.
No entanto, por trás desse suporte, esconde-se uma intricada rede financeira. Os conceitos de investimento em capital (CAPEX) e despesas operacionais (OPEX), frequentemente debatidos em reuniões de diretoria e análises financeiras, são fundamentais para compreender essa dinâmica.
Esses termos, que representam os investimentos com bens de capital e despesas operacionais, são responsáveis por determinar o verdadeiro custo da tecnologia nas empresas. Compreender e gerenciar esses custos pode ser o fator determinante entre o sucesso e o fracasso das organizações.
Impactos do alto custo de manutenção e sustentação de ERP
A robustez e eficiência de um sistema ERP estão diretamente ligadas ao investimento feito em sua manutenção e suporte. O CAPEX, que engloba os gastos iniciais com infraestrutura, como servidores e hardware, pode parecer um investimento pesado à primeira vista. No entanto, é esse investimento que determina a durabilidade e o desempenho do sistema.
Por outro lado, o OPEX inclui despesas recorrentes como licenças, manutenção e treinamento, e é o que garante que o ERP esteja sempre atualizado e alinhado às constantes mudanças do mercado. Sem uma gestão eficiente desses custos, as empresas podem se encontrar em um ciclo de gastos crescentes, comprometendo sua lucratividade.
Como CAPEX E OPEX contribuem para este alto custo
CAPEX e OPEX são dois dos conceitos mais cruciais em finanças corporativas e têm implicações diretas nos custos associados à sustentação de ERP.
CAPEX (Despesas de Capital): Representa o montante de dinheiro utilizado na aquisição ou aprimoramento de ativos que serão utilizados por um longo período, incluindo investimentos em bens físicos, como propriedades, máquinas e equipamentos. Embora investir nesses ativos possa agregar valor e gerar retorno para a empresa, esse benefício é percebido no longo prazo.
Para garantir a viabilidade desses investimentos, é necessário que o lucro gerado cubra rapidamente todo o custo da compra, o que nem sempre é garantido. Portanto, é essencial calcular o retorno do investimento para compreender as implicações financeiras dessas despesas.
OPEX (Despesas Operacionais): Refere-se ao valor total gasto por uma empresa em suas atividades diárias. Isso não inclui despesas relacionadas à compra de ativos. Exemplos desses gastos são terceirizações, manutenção, aluguel de equipamentos e outros itens consumíveis.
É um custo recorrente e as empresas frequentemente procuram maneiras de reduzi-lo para maximizar seus lucros. Para garantir eficiência operacional, é essencial verificar se todos os custos operacionais estão contribuindo significativamente para a produtividade e se os serviços contratados atendem aos padrões necessários da empresa.
A migração do CAPEX para OPEX tem se tornado uma tendência, principalmente devido às vantagens fiscais. Sob o modelo OPEX, as empresas podem deduzir suas despesas da receita tributável, resultando em economias significativas.
Além disso, o modelo OPEX oferece flexibilidade, escalabilidade e facilita a aprovação do orçamento, permitindo que as empresas gerenciem seu fluxo de caixa de forma mais eficiente e reduzam os riscos associados a investimentos de longo prazo.
Enquanto o CAPEX envolve investimentos substanciais com retorno a longo prazo, o OPEX representa os custos contínuos de operação. Ambos têm implicações diretas nos custos de manutenção do ERP e, quando não gerenciados de forma eficiente, podem levar a gastos excessivos.
Como reduzir os custos
Embora seja essencial, a manutenção de um sistema ERP pode representar um grande custo para as empresas. No entanto, é possível otimizar esses gastos sem comprometer a eficiência e o desempenho do sistema, através de uma gestão estratégica. Abaixo estão algumas estratégias para alcançar esse equilíbrio:
- Análise detalhada de CAPEX e OPEX: Antes de tomar qualquer medida, é essencial compreender como os custos estão distribuídos. Uma análise minuciosa pode identificar áreas onde há gastos excessivos ou investimentos que não estão gerando o retorno esperado. Com essas informações em mãos, é viável realocar recursos de maneira mais eficaz.
- Terceirização estratégica: A terceirização de certos aspectos do suporte e manutenção de um sistema ERP pode trazer economias consideráveis. Empresas especializadas geralmente possuem conhecimento e recursos para realizar essas tarefas de maneira mais eficaz.
- Investimento em treinamento: Investir no treinamento da equipe pode parecer um custo extra, mas pode trazer benefícios a longo prazo. Uma equipe bem treinada tem a capacidade de identificar e solucionar problemas de forma rápida, o que resulta na redução do tempo ocioso e dos custos relacionados.
- Adoção de tecnologias emergentes: As novas tecnologias, como a inteligência artificial e a análise preditiva, podem ser utilizadas para diminuir os gastos. Essas tecnologias possibilitam a vigilância antecipada do sistema, identificando possíveis problemas antes que se tornem graves.
- Revisão de contratos e licenças: Frequentemente, as empresas acabam pagando por licenças ou serviços que não estão sendo aproveitados ao máximo. Uma análise periódica desses contratos pode revelar possibilidades de renegociação ou cancelamento.
- Foco na prevenção: Manter seu sistema atualizado, pode gerar economias consideráveis a longo prazo. Ao identificar e solucionar problemas antes que se tornem graves, é possível evitar interrupções custosas e prolongar a vida útil do sistema.
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